В 2026 году порядок оформления трудовой книжки для лица, которое впервые получает работу, существенно изменился. Ниже – подробный гид, основанный на актуальных нормативных актах и рекомендациях экспертов.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: местах работы, должностях, датах приёма и увольнения, а также о других важных событиях. Она служит доказательством трудового стажа и используется при расчёте пенсии, выплатах и иных социальных гарантиях.
1.1 Ключевые данные, которые вносятся в книжку
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место жительства;
- Сведения о приёме на работу;
- Должность и место работы;
- Дата увольнения (если применимо);
- Переносы и изменения условий труда.
Электронная vs бумажная форма
С 2021 года в России действует закон, позволяющий вести трудовую деятельность в электронном виде. Это особенно актуально для тех, кто впервые оформляется на работу после 1 января 2021 года.
2.1 Когда используется электронный вариант?
- Если работник впервые трудоустраивается в 2021 году и позже;
- Если работодатель согласен вести кадровые документы в электронном виде;
- При переходе с бумажной на электронную форму (с 2025 года – обязательный переход для всех, у кого ещё есть бумажная книжка).
2.2 Как выглядит электронная трудовая книжка?
Электронный документ хранится в личном кабинете на портале Госуслуги или в системе СФР. Вы можете просматривать её в любой момент, а также получать официальную выписку;
Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году
- Трудоустройте новичка. Работодатель и сотрудник подписывают трудовой договор.
- Подготовьте сведения для внесения. Включите данные работника и сведения о месте работы.
- Подача информации в СФР. Работодатель в течение 30 дней с даты приёма на работу отправляет данные в Пенсионный фонд.
- Получение подтверждения. После обработки СФР выдаст подтверждение о заведении трудовой деятельности.
- Получение электронной книжки. Сотрудник получает доступ к ней через личный кабинет на Госуслугах.
- Печать (по желанию). При необходимости можно распечатать выписку и использовать её как бумажный документ.
Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?
При заключении трудового договора работник обязан предоставить:
- Трудовую книжку (бумажную) или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
- Если это первая работа, работодатель обязан оформить электронную форму сразу.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить бумажную книжку в 2026 году? – Нет, для новых сотрудников с 2021 года бумажная форма не выдаётся; используется только электронный вариант.
- Кто отвечает за заведение трудовых книжек? – Работодатель, который должен вести их в присутствии работника не позднее недели с даты приёма.
- Как получить выписку из электронной трудовой книжки? – Через личный кабинет на портале Госуслуги или в приложении СФР.
- Что делать, если работник потерял доступ к электронной книжке? – Обратиться в СФР или в отдел кадров работодателя для восстановления доступа.
Практические рекомендации работодателям
- Заранее подготовьте форму ввода данных в системе СФР.
- Убедитесь, что у сотрудника есть аккаунт на Госуслугах.
- Сообщите новому работнику о переходе на электронную форму и о том, как её использовать.
- Сохраняйте копию подтверждения о заведении трудовой деятельности для внутренних архивов.
- Регулярно проверяйте актуальность данных в системе, особенно при изменении места работы или должности.
Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году – это процесс, который полностью переходит в цифровую плоскость. Бумажный документ заменяется электронным, а вся информация хранится в единой системе, доступной как работодателю, так и самому сотруднику. Соблюдая описанные выше шаги, вы сможете без проблем завести трудвую деятельность нового работника и обеспечить ему все необходимые социальные гарантии.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалистам по кадровому праву или в Пенсионный фонд.