В 2026 году порядок оформления трудовых книжек изменился. Большинство новых сотрудников получают электронную запись о трудовой деятельности, а бумажный вариант доступен только в особых случаях. Ниже подробно разбираем, нужна ли бумажная трудовая книжка при первом устройстве на работу и какие документы требуются.
Что говорит закон
С 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются впервые, обязаны получать электронную трудовую книжку. Это закреплено в Трудовом кодексе РФ и подтверждено постановлением Правительства от № 225 (в 2026 году эти правила уже не действуют).
- Электронная трудовая книжка – единственный официальный способ ведения сведений о трудовой деятельности для новых сотрудников.
- Бумажная книжка может использоваться только если сотрудник сам выбрал такой способ или ещё не принял решения о переходе на электронный формат.
Какие документы запрашивают при приёме на работу
При приёме на работу работодатель обязан собрать набор обязательных документов. Список выглядит так:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
- Справка о регистрации по месту жительства (не старше 3 месяцев).
- Сведения из банка (если требуется для расчётов).
- Трудовая книжка (бумажная) или выписка из электронной трудовой книжки – только если сотрудник уже имеет бумажный вариант.
- Справка о предыдущей работе (по желанию работодателя).
Если у соискателя нет бумажной трудовой книжки, он просто предоставляет выписку из электронной трудовой книжки, которую можно получить через личный кабинет на портале Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд).
Как оформить электронную трудовую книжку впервые
Пошаговая инструкция для первого работодателя:
- Оформление договора с новым сотрудником.
- Подача сведений о новом работнике в Службу федеральной регистрации (СФР) – это автоматически создаёт запись в электронной трудовой книжке.
- Система генерирует электронный номер и сохраняет сведения о трудовой деятельности.
- Работодатель получает уведомление о том, что у сотрудника есть электронная трудовая книжка, и может просматривать её через личный кабинет.
Важно: первый работодатель – именно он оформляет первую запись в электронной книжке. При смене места работы информация переносится в новую запись, но прежние данные сохраняются в системе.
Когда можно оформить бумажную трудовую книжку
Бумажный вариант возможен только в следующих случаях:
- Сотрудник сам выбран способ ведения бумажной трудовой книжки.
- Сотрудник ещё не принял решения о переходе на электронный формат (например, он работает в организации, где требуется бумажный документ по внутренним требованиям).
Если ни один из пунктов не выполнен, бумажная книжка оформлять нельзя.
Как получить бумажную трудовую книжку (если всё же выбрали этот способ)
Для оформления бумажной трудовой книжки необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров или в отдел по персоналу.
- Предоставить копию паспорта и, при необходимости, справку о предыдущей работе.
- Получить готовый документ в HR‑отделе или в территориальном отделе СФР.
После получения книжки сотрудник должен самостоятельно вести её в соответствии с внутренними правилами организации.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли работать без трудовой книжки? – Да, если у сотрудника есть электронная запись, которая считается официальным документом.
- Нужна ли трудовая книжка при приёме на работу в 2026 году? – Требуется только электронная запись; бумажный вариант – исключение.
- Что делать, если у соискателя нет ни электронной, ни бумажной книжки? – Работодатель оформляет электронную запись автоматически после подачи сведений в СФР.
Для большинства новых сотрудников в 2026 году бумажная трудовая книжка не нужна. Обязательным документом становится электронная запись, которую работодатель создаёт автоматически после подписания трудового договора и подачи данных в СФР. Бумажный вариант доступен лишь по инициативе работника или в особых случаях, когда это требуется внутренними регламентами компании.
Таким образом, при устройстве на работу впервые вам достаточно будет предоставить паспорт, справку о регистрации и, при необходимости, выписку из электронной трудовой книжки. Дальнейшее оформление и ведение документа будет осуществляться в электронном виде.
Автор статьи: консультант по трудовому праву, 2026 год.