Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронную трудовую книжку (ЭТК). Тем не менее, бумажный вариант остаётся в обороте, особенно у работников, принятых на работу до 2021 года. В статье подробно рассматривается, что находится «внутри» трудовой книжки, как правильно вести записи, какие изменения внесены в законодательство и как перейти на электронный формат.

Общая структура бумажной трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет своё назначение.

1. ьный лист – содержит сведения о владельце (ФИО, дата рождения, СНИЛС) и информацию о самом документе (номер, серия, дата выдачи).
2. Обложка (внутренняя сторона) – указывается документ‑основание, на основании которого ведётся запись (трудовой договор, приказ о приёме, переводе и т.п.).
3. Страницы с записями – основной раздел, где фиксируются все трудовые события:
   • Приём на работу
   • Перевод, повышение, понижение
   • Отпуск (отгулы, ежегодный, без сохранения заработной платы)
   • Награждения, благодарности, поощрения
   • Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя)
4. Страницы для отметок о совместительстве – отдельные блоки для внешних и внутренних совместителей.
5. Страница «Дубликат» – заполняется в случае утраты оригинала; на ьном листе пишется слово «Дубликат».

Как выглядит запись о приёме на работу

Пример записи (по образцу ТК РФ, ст. 66):

Дата приёма: 
Должность: инженер‑программист
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Основание: трудовой договор № 12/2023 от 
Ставка: 80 000 руб.

Запись о награждении и благодарности

Для внесения сведений о награждении используется отдельный шаблон (пример):

• Дата награждения
• Наименование награды (грамота, медаль, благодарность)
• Краткое основание (за выдающиеся результаты в проекте «X»)
• Подпись руководителя

Внутреннее и внешнее совместительство

С 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения, позволяющие фиксировать совместительство в трудовой книжке.

Внутреннее совместительство

Оформляется проще: работник продолжает работать в той же организации, но занимает несколько должностей. Запись в книжку делается в той же организации, где уже ведётся основная запись.

Внешнее совместительство

Трудовую книжку внешнего совместителя заполняют и хранят по месту основной работы. Для этого необходимо:

1. Получить заверенную справку о приёме на работу по совместительству от второго работодателя.
2. Передать её кадровому специалисту основной организации.
3. Кадровик вносит запись в отдельный блок «Внешнее совместительство».

Если основной работы нет (например, работник находится в статусе «внутренний совместитель» без основной должности), запись делается в отдельный раздел «Совместительство» с указанием обеих организаций.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 года в ТК РФ введены поправки, согласно которым все основные сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде и передаются в ПФР для хранения.

Что такое ЭТК?

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР). Доступ к ней получают:

• Работник (через личный кабинет «Госуслуги» или приложение «ПФР»).
• Работодатель (через сервис «Электронный документооборот»).
• Контролирующие органы (при проверках).

Как оформить ЭТК?

1. Работодатель вносит в систему сведения о приёме: ФИО, СНИЛС, дата рождения, должность, наименование организации.
2. Работник подтверждает личность обычными документами (паспорт, СНИЛС) в отделении ПФР или через онлайн‑идентификацию.
3. После подтверждения запись появляется в личном кабинете работника в течение одного рабочего дня.

Что необходимо знать работнику?

• ЭТК не требует физического хранения – всё находится в облаке.
• Для просмотра необходимо иметь доступ к Госуслуги или приложению ПФР.
• При увольнении запись об увольнении вносится автоматически, но работнику рекомендуется проверить её корректность.
• В случае утраты доступа (например, смена телефона) следует обратиться в ПФР с паспортом и СНИЛС.

Как восстановить трудовую книжку через суд?

Если трудовая книжка (бумажная) была утеряна, а запись в ЭТК отсутствует, работник может:

1. Обратиться к бывшему работодателю с требованием восстановить запись.
2. Если работодатель отказывается, подать иск в суд (ст. 66 ТК РФ) с требованием признать запись о трудовом стаже.
3. Суд может обязать работодателя предоставить дубликат трудовой книжки или внести запись в ЭТК.

Практические рекомендации для работодателей

• Собирайте полные данные о предыдущих местах работы сотрудника – это необходимо для корректного заполнения ьного листа.
• При оформлении внутренних переводов фиксируйте дату, новую должность и основание (приказ).
• Для награждений и благодарностей используйте готовый образец записи, подписанный руководителем.
• При переходе на электронный формат убедитесь, что у всех сотрудников есть активный СНИЛС и доступ к Госуслугам.
• Храните копии всех документов‑оснований (трудовые договоры, приказы) в электронном виде – они могут потребоваться при проверках.

Как вести запись о переводе внутреннего совместителя в основных работников

Пример записи:

Должность: старший специалист отдела маркетинга (основная)
Основание: приказ № 45/2025 от 
Перевод из статуса: внутренний совместитель (должность: специалист отдела маркетинга)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?

Нет, если у вас с 2021 года оформлена только электронная трудовая книжка, бумажный документ более не требуется. Однако, если у вас есть бумажный дубликат, его можно хранить в архиве.

Как проверить, что все записи в ЭТК корректны?

Войдите в личный кабинет «Госуслуги», откройте раздел «Трудовая книжка», сравните даты, должности и организации с вашими документами (трудовые договоры, приказы).

Можно ли самостоятельно добавить запись в ЭТК?

Нет. Записи вносятся только работодателем через официальную систему ПФР. Работник может лишь проверить и запросить исправление в случае ошибки.

Что делать, если в трудовой книжке указана неверная дата увольнения?

Обратитесь к работодателю с письменным заявлением о корректировке. Если работодатель отказывается, подайте жалобу в инспекцию по труду или в суд.

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий профессиональный путь сотрудника. Внутри неё находятся ьный лист, обложка, страницы с записями о приёме, переводах, отпусках, награждениях и совместительстве. С 2020 года в России активно внедряется электронный формат, который упрощает хранение и доступ к данным, но требует от работодателей точного и своевременного ввода информации.

Для успешного ведения трудовых книжек (бумажных и электронных) рекомендуеться:

1. Тщательно собирать и проверять все документы‑основания.
2. Соблюдать сроки внесения записей (не позднее 5 рабочих дней с момента события).
3. Обучать кадровый персонал новым правилам работы с ЭТК.
4. Регулярно проверять корректность данных в личных кабинетах сотрудников.

Только при соблюдении этих принципов трудовая книжка будет надёжным подтверждением стажа и прав работника.

Дата публикации: