Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако со временем в ней может закончиться место для новых записей; В таких случаях законодательство предусматривает возможность оформления вкладыша в трудовую книжку. В этой статье мы подробно рассмотрим, когда и как необходимо вшивать вкладыш, а также предоставим образцы заполнения.

Когда необходимо оформлять вкладыш в трудовую книжку?

Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Когда все графы одного из разделов трудовой книжки полностью заполнены;
• При необходимости внесения новой записи, а места для нее в текущем разделе нет;
• При утрате или повреждении трудовой книжки (в этом случае оформляется дубликат с вкладышем).

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Приобретение вкладыша

С 1 января 2023 года действует новый образец вкладыша, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н. Вкладыши приобретаются работодателем в специализированных организациях, торгующих канцелярскими товарами или бланками строгой отчетности.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки необходимо:

1. Поставить штамп размером 10×25 мм с надписью «Выдан вкладыш»;
2. Указать серию и номер вкладыша.

Заполнение вкладыша

Вкладыш заполняется в точном соответствии с правилами ведения трудовых книжек:

• Все записи должны быть внесены чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть аккуратными, без помарок;
• Не допускается исправление ошибок путем подчистки или замазывания;
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш вшивается между последним листом трудовой книжки и правой обложкой. Технология вшивания:

1. Аккуратно отделить обложку от последнего листа;
2. Вложить вкладыш между ними;
3. Прошить нитками или скрепить степлером (в зависимости от типа обложки);
4. Завершить процесс, приклеив обложку на место.

Важно соблюдать аккуратность, чтобы не повредить документ.

Образцы документов и полезные ссылки

Для удобства мы собрали образцы документов, связанных с оформлением вкладыша:

• Образец заявления сотрудника на выдачу вкладыша;
• Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек;
• Образец заполнения штампа о выдаче вкладыша;
• Образец оформленного вкладыша (доступен в системе КонсультантПлюс).

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за:

• Своевременное оформление вкладыша при необходимости;
• Правильность и полноту внесенных записей;
• Сохранность трудовой книжки и вкладыша;
• Соблюдение правил хранения и учета трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Кто должен заполнять вкладыш в трудовую книжку?

Ответ: Вкладыш заполняется работодателем или уполномоченным лицом (например, сотрудником отдела кадров). Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии);

Вопрос 2: Можно ли использовать вкладыш без трудовой книжки?

Ответ: Нет, вкладыш не является самостоятельным документом и без трудовой книжки недействителен.

Вопрос 3: Где можно приобрести вкладыши?

Ответ: Вкладыши приобретаются в специализированных организациях, торгующих канцелярскими товарами, бланками строгой отчетности или через официальные поставщики.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку, это необходимая процедура при отсутствии свободного места для новых записей. Важно соблюдать все правила оформления, чтобы документ оставался действительным и не вызывал вопросов при проверках. Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в тонкостях процесса!

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в оформлении, обратитесь к специалистам по кадровому учету или используйте образцы, предоставленные в статье.

Дата публикации: 21 мая 2026 года