Ситуация, когда сотрудник, работающий по совместительству, переходит на основное место работы в той же организации, встречается довольно часто. Это может произойти в связи с увольнением работника с его прежнего основного места работы или по инициативе работодателя и сотрудника для усиления штата. Правильное документальное оформление этого процесса критически важно для соблюдения трудового законодательства и корректного учета стажа работника.
Порядок оформления перевода
Перевод совместителя на основную работу не является «приемом нового сотрудника» в полном смысле этого слова, так как трудовые отношения с организацией уже установлены. Процедура оформления обычно включает следующие шаги:
- Заявление работника: Сотрудник пишет заявление о переводе на основную работу.
- Дополнительное соглашение: Поскольку условия труда меняются (в первую очередь, режим рабочего времени, который для совместителей ограничен 4 часами в день/половиной нормы), заключается дополнительное соглашение к существующему трудовому договору. В нем фиксируется, что с определенной даты работа по совместительству становится основной.
- Приказ о переводе: Издается приказ (по унифицированной форме Т-1 или по форме, принятой в организации) о переводе сотрудника на основную работу.
Оформление записи в трудовой книжке
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж. Порядок внесения записей зависит от того, вносилась ли запись о совместительстве ранее.
Если запись о совместительстве уже была внесена
Напомним, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы только по желанию сотрудника и на основании подтверждающих документов. Если такая запись уже есть, то при переходе на основное место работы:
- После записи об увольнении с прежнего основного места работы вносится запись о том, что работа по совместительству стала основной.
- В некоторых случаях рекомендуется сначала сделать запись о прекращении совместительства, а затем — о приеме/переводе на основную занятость.
Если запись о совместительстве отсутствовала
Если трудовая книжка хранилась у другого работодателя и записей о совместительстве в ней не было, то теперь работодатель, у которого работа стала основной, получает трудовую книжку на хранение и вносит запись о приеме на работу (или переводе) в соответствии с общими правилами.
Отчетность и электронный документооборот
В современных условиях кадровый учет не ограничивается бумажной книжкой. При переводе совместителя на основную работу необходимо:
- Подать сведения в Социальный фонд (СФР/ПФР): Необходимо сдать отчет (ранее форма СЗВ-ТД, сейчас сведения подаются через ЕФС-1). В графе «Кадровое мероприятие» следует указать: «Перевод с работы по совместительству на основную работу».
- Выдать СТД-Р: Если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), ему выдается обновленная справка СТД-Р с актуальными данными.
Важные нюансы и предостережения
Внутреннее vs Внешнее совместительство
Если сотрудник был внутренним совместителем (работал в этой же фирме на двух разных должностях), перевод на основную работу означает, что одна из должностей становится главной, а вторая либо упраздняется, либо остается как совместительство. В этом случае трудовая книжка всегда находится у работодателя, и записи вносятся последовательно.
Ошибки при оформлении
Нельзя просто «исправить» запись в трудовой книжке, если была допущена ошибка в статусе работника. Если сотрудник изначально был оформлен как основной работник, но фактически работал как совместитель, необходимо оформлять исправление ошибки, а не перевод.
Краткий чек-лист для кадровика:
- Заявление от работника $
ightarrow$ получено. - Доп. соглашение к договору $
ightarrow$ подписано. - Приказ о переводе $
ightarrow$ издан. - Запись в ТК $
ightarrow$ внесена (если ведется бумажная). - Отчет в СФР (ЕФС-1) $
ightarrow$ отправлен.