С 1 января 2023 года в России действует новая унифицированная форма трудовой книжки. При приеме на работу кадровику важно правильно работать с этим документом, особенно если сотрудник предоставляет новую (т.е. оформленную после 2023 года) бумажную трудовую книжку или сообщает о переходе на электронную форму (ЭТК). Данная статья объясняет порядок действий, ключевые проверки и распространенные ошибки.

Ключевые изменения в новой форме ТК (с 2023 г.)

Прежде чем проверять документ, важно знать, как отличается новая форма от старой:

• Увеличенные развороты для записей о работе: с 10 до 14.
• Уменьшенные развороты для награждений: с 12 до 7.
• Отсутствие обязательной печати: согласно действующим нормам, компании не обязаны иметь свою печать. Записи заверяются подписью ответственного лица и (при наличии) печатью организации.
• Вкладыш (при его оформлении): также изготавливается с учетом новых норм — 12 разворотов для работы и 5 для награждений.

Пошаговый алгоритм действий при приеме новой трудовой книжки

Шаг 1: Визуальный осмотр и проверка документа

Убедитесь, что перед вами именно новая форма:

1. Проверьте титульный лист. На нем должна быть указана новая редакция формы (утверждена Приказом Минтруда России).
2. Обратите внимание на количество страниц (разворотов) для записей.
3. Проверьте, что все записи сделаны разборчиво, без исправлений, помарок и зачеркиваний. Если есть исправления, они должны быть зачеркнуты одной чертой, с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.

Шаг 2: Проверка актуальности и полноты записей

Это самый важный этап. Вам необходимо:

• Найти последнюю запись об увольнении с предыдущего места работы. Она должна быть заверена подписью и печатью (если была) предыдущего работодателя. Без этой закрывающей записи трудовой стаж не считается!
• Проверить, что все периоды работы, указанные в анкете или резюме, отражены в трудовой книжке. В случае расхождений запросить у работника пояснения.
• Убедиться, что нет «белых пятен» (не заполненных страниц) между записями.

Шаг 3: Уточнение статуса: бумажная или электронная трудовая книжка?

Это принципиальный вопрос, определяющий дальнейшие действия. Спросите работника прямо:

«Выберите ли вы ведение трудовой книжки в форме электронного документа (ЭТК) или будете использовать бумажную?»

Сценарий А: Работник выбирает БУМАЖНУЮ трудовую книжку (и предоставляет новую)

• Принимаете новую бумажную ТК.
• Вносите в нее запись о приеме на работу в вашу организацию (с указанием даты, наименования должности, подразделения, основания для приема).
• Заверяете запись своей подписью и печатью организации (если используете).
• Выдаете работнику его трудовую книжку под расписку в журнале выдачи (или в заявлении о выдаче).

Сценарий Б: Работник выбирает ЭЛЕКТРОННУЮ трудовую книжку (ЭТК)

Если работник ранее не был оформлен на ЭТК, он должен подать заявление о переходе на электронную форму своему предыдущему работодателю. Если он уже имеет ЭТК, то:

1. Не оформляете новую бумажную ТК.
2. Не вносите записи в бумажный документ.
3. Подаете сведения о приеме на работу в СФР (Социальный фонд России) через отчетность (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др.). Именно в личный кабинет гражданина в СФР (или на портале «Госуслуги») автоматически попадут все сведения о его трудовой деятельности.
4. Если у работника на руках осталась старая бумажная ТК, вы должны сделать в ней специальную пометку о том, что он перешел на ведение ЭТК. Формулировка: «Переход на ведение электронной трудовой книжки с [дата]. Сведения о трудовом стаже и об обучении будут размещаться в информационной системе Социального фонда России». Запись заверяется подписью и печатью.

Шаг 4: Если работник предоставил только выписку из Госуслуг (без самой ТК)

Это не является основанием для приема на работу. Выписка, это лишь подтверждение наличия ЭТК или факта утери бумажного документа. Требуйте предоставить:

• Либо оригинал бумажной трудовой книжки (новой или старой формы),
• Либо заявление о выдаче дубликата и документы для его оформления (если ТК утеряна).

Просто выписка из личного кабинета на Госуслугах не заменяет сам документ при бумажном ведении.

Особые случаи и частые вопросы

Работник утерял старую ТК и оформил новую (дубликат)

Новая ТК, выданная в качестве дубликата, имеет ту же юридическую силу. В ней должна быть запись: «Выдан дубликат взамен утерянной трудовой книжки серии ХХ № НН от ДД.ММ.ГГГГ». Все записи из утерянного экземпляра переносятся в дубликат. Ваша задача — проверить полноту этих записей.

Заверение копии трудовой книжки

Если работнику нужна копия (например, для других организаций):

• Копия делается на отдельном листе.
• Внизу указывается: «Копия верна».
• Подпись ответственного лица, дата, печать организации (при наличии).
• Важно: заверенную копию можно выдавать только самому работнику или его представителю по доверенности.

Работник пришел с новой ТК, но в ней нет записи об отказе от ЭТК на прошлом месте

Это распространенная ситуация. Ваши действия:

1. Уточните у работника, подавал ли он заявление о переходе на ЭТК предыдущему работодателю.
2. Если не подавал — он имеет право выбрать форму ведения ТК при приеме у вас. Выбирает он сам. Если он выбирает бумажную — оформляете новую ТК. Если электронную — подаете сведения в СФР и делаете пометку в старой бумажной ТК (если она есть).
3. Если он утверждает, что заявление подавало, но записи нет — попросите его уточнить этот факт у предыдущего работодателя. Без записи об отказе от бумажной формы у него формально еще есть бумажная ТК.

Краткая памятка кадровику

1. Принимайте только оригинал документа. Выписка из Госуслуг — не ТК.
2. Обязательно ищите закрывающую запись с предыдущего места работы.
3. Уточняйте у работника его выбор: бумажная ТК или ЭТК? От этого зависит весь алгоритм.
4. При выборе ЭТК: не заполняйте бумажную книжку, подавайте данные в СФР, а если бумажная ТК есть — делайте в ней пометку о переходе;
5. При выборе бумажной ТК: заполняйте новую книжку (или дубликат) по правилам новой формы, заверяйте записи.
6. Выдавайте документ работнику под расписку.

Работа с новой трудовой книжкой требует внимательности и знания актуальных правил. Главное, четко определить, какую форму ведения ТК выбрал работник, и действовать в строгом соответствии с этим выбором и требованиями законодательства. Все сведения о трудовой деятельности в любом случае должны быть переданы в Социальный фонд России для формирования единой цифровой базы.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Обратите внимание, что законодательство может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с актуальными редакциями нормативных актов (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 796) или юридическим специалистом.