Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Правильный учёт и хранение трудовых книжек регулируется нормативными актами Минтруда России, а также внутренними локальными актами организации. Ниже представлен подробный обзор порядка учёта трудовых книжек на предприятии, включая особенности бумажных и электронных форм, требования к книгам учёта, ответственность должностных лиц и актуальные изменения законодательства (данные на ).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – устанавливает obowязок ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Письмо Минтруда от 5 марта 2023 г. – разъяснения по ведению книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению документов, содержащих персональные данные.
• Постановление Правительства РФ от № 2364 – переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и порядок их ведения с 2023 года.

Виды трудовых книжек и их учёт

Бумажные трудовые книжки

Несмотря на широкое внедрение ЭТК, многие организации продолжают использовать бумажные бланки, особенно:

• у сотрудников, оформивших трудовую книжку до 2021 года;
• в отдалённых подразделениях с ограниченным доступом к информационным системам;
• при работе с иностранными гражданами, которым требуется бумажный документ для консульских целей.

С 2023 года бланки бумажных трудовых книжек выдаются только по предварительной заявке работодателя в уполномоченную организацию (например, в «Росспецмаш»). Это связано с изменением порядка обеспечения бланков, указанным в письме Минфина.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

ЭТК ведутся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Основные преимущества:

• минимальный риск потери или повреждения документа;
• оперативный доступ к сведениям о трудовой деятельности для работника и работодателя;
• упрощение процедуры увольнения и перевода сотрудника.

По данным на начало 2026 года в Санкт‑Петербурге и Ленинградской области электронные трудовые книжки оформили почти 73 тыс. жителей, что составляет более 67 % от общего числа работающих в регионе.

Книги учёта, обязательные для ведения

Согласно пункту 42 Порядка, утверждённого Приказом № 320н, работодатель обязан вести две книги:

1. Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует все перемещения трудовых книжек внутри организации (приём, передача между подразделениями, выдача на руки, возврат, утеря, уничтожение).
2. Книга учёта бланков трудовой книжки – отражает поступление, расход и остаток бланков (как бумажных, так и электронных, если организация использует гибридный подход).

Обе книги ведутся только на бумажном носителе (в соответствии с письмом Минтруда от 5 марта 2023 г.), даже если основные трудовые книжки сотрудников оформлены электронно. Это связано с требованием обеспечения доступности и подлинности учётных данных в случае сбоя информационных систем.

Форма ведения книг учёта

Каждая строка книги содержит следующие реквизиты:

• дата операции;
• номер и серия трудовой книжки (или идентификатор ЭТК);
• ФИО сотрудника;
• подразделение, в котором находится документ;
• вид операции (приём, передача, выдача, возврат, утеря, уничтожение);
• подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Пример записи в книге учёта движения:

 № 00123456 Иванов И.И. Отдел продаж Приём от отдела кадров Подпись: ___________ Печать: [ООО «Компания»]

Особенности учёта при дистанционной (удаленной) работе

Вопрос, поднятый в предоставленном фрагменте: «Работник трудоустроен в организацию г. и осуществляет трудовую функцию дистанционно. г. в обособленное подразделение …» иллюстрирует типичную ситуацию, когда сотрудник оформляется в головном офисе, а фактически работает в удалённом филиале.

Рекомендации:

• Трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется в головном офисе, где находится кадровая служба, ответственная за ведение книг учёта.
• При необходимости передачи трудовой книжки в обособленное подразделение делается запись в книге учёта движения с указанием даты передачи и подразделения‑получателя.
• Если сотрудник работает исключительно удалённо и не посещает офис, допускается хранение бумажной трудовой книжки в сейфе головного офиса с выдачей копии (заверенной печатью) сотруднику для личного использования, при этом оригинал остаётся на учёте.
• Для электронных трудовых книжек передача не требуется – доступ к ЕГИСЗ предоставляется удалённо через личный кабинет работника и учётную запись работодателя.

Ответственность за нарушение порядка учёта

Нарушение требований по ведению книг учёта движения и учёта бланков влечёт:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 50 000 до 200 000 руб. для организаций);
• возможные претензии со стороны Роструда в ходе плановых или внеплановых проверок;
• риски в судебных спорах, связанных с подтверждением трудового стажа (например, при начислении пенсии или пособий по безработице).

Инспекторы Роструда, ссылаясь на положения Приказа Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н, напоминают, что работодатель должен вести:

• книгу учёта движения трудовых книжек;
• книгу учёта бланков трудовой книжки;
• обеспечить их сохранность и конфиденциальность в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Практический алгоритм ведения учёта трудовых книжек

1. Приём на работу:
   • Заполнить трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с образцом.
   • Внести запись в книгу учёта движения: «Приём», указав дату, ФИО, номер книжки.
   • Если используется бумажный бланк – зарегистрировать его поступление в книге учёта бланков.
2. Перемещение внутри организации:
   • При передаче трудовой книжки другому подразделению сделать запись о передаче (дата, подразделение‑отправитель, подразделение‑получатель).
   • Получающее подразделение фиксирует получение в своей части книги учёта движения.
3. Выдача на руки (например, для предоставления в посольство):
   • Сделать отметку о выдаче, указать цель и срок возврата.
   • После возврата – запись о возврате.
4. Увольнение:
   • Внести окончательную запись о расторжении трудового договора.
   • Заверять запись печатью организации и подписью ответственного лица (по новому порядку – допускается заверение электронной подписью при наличии ЭТК).
   • Сделать запись в книге учёта движения: «Увольнение».
   • Если трудовая книжка бумажная – вернуть её сотруднику под расписку.
5. Утеря или повреждение:
   • Составить акт о утрате/повреждении.
   • Внести запись в книгу учёта движения с указанием причины и принятых мер (восстановление из архива, выдача дубликата).
   • Уведомить Роструд в установленные сроки.

Хранение и защита данных

Книги учёта движения и учёта бланков хранятся в отделе кадров или в архиве организации не менее 75 лет с момента последней записи (в соответствии с требованиями к документам, содержащим персональные данные).

Меры защиты:

• Доступ к книгам ограничен уполномоченными сотрудниками (кадровик, руководитель отдела кадров, ответственный за ведение учёта).
• При ведении электронных трудовых книжек используются средства криптографической защиты ЕГИСЗ;
• Регулярно проводится инвентаризация книг учёта и сверка с фактическим наличием трудовых книжек.

Актуальные изменения и перспективы (2023‑2026 гг.)

• С 2023 года – обязательное предварительное согласование поставки бланков бумажных трудовых книжек с уполномоченной организацией; отказ от «самовывоза» без заявки.
• 2024 год – введение возможности заверять записи в трудовой книжке не только печатью, но и квалифицированной электронной подписью (КЭП) при наличии согласия сотрудника.
• 2025 год – расширение функционала ЕГИСЗ: интеграция с системой «Госуслуги» для автоматического получения выписок из трудовой книжки при оформлении социальных выплат.
• 2026 год – статистика показывает устойчивый рост числа электронных трудовых книжек; в ряде регионов доля ЭТК превышает 80 %. Тем не менее, бумажные формы остаются востребованы в отраслях с низкой цифровой зрелостью (сельское хозяйство, добыча полезных ископаемых, некоторые виды производства).

Учёт трудовых книжек на предприятии – это не просто формальность, а важный элемент кадровой политики, обеспечивающий законность трудовых отношений, защиту прав работников и минимизацию рисков для работодателя. Соблюдение требований Приказа № 320н, ведение обязательных книг учёта движения и учёта бланков, а также своевременное адаптирование к изменениям в законодательстве (переход на ЭТК, новые порядки обеспечения бланков) позволяют организации поддерживать прозрачную и надёжную систему документооборота по трудовым книжкам.

Рекомендуется:

1. Ежегодно проводить внутренний аудит книг учёта.
2. Обучать ответственных сотрудников актуальным нормативным актам и порядку ведения учёта.
3. При наличии технической возможности – переходить на электронные трудовые книжки, сохраняя при этом бумажные дубликаты для сотрудников, которым они необходимы.
4. Взаимодействовать с Рострудом и другими контрольными органами в режиме открытого диалога, своевременно предоставляя запрошенные документы.

Соблюдение этих принципов обеспечит корректный учёт трудовых книжек, повысит доверие сотрудников к работодателю и снизит вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов.