Обновлено: 22 мая 2026 года

Нормативная база

Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 66․1)
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 «О трудовых книжках»
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (утв․ Постановлением Минтруда России № 40)
• Приказ Минтруда России от № 320н об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек

Основные положения

Значение трудовой книжки

Трудовая книжка:

• Подтверждает трудовой стаж работника
• Является основанием для начисления пенсии
• Служит документом при приеме на работу
• Содержит сведения о награждениях и поощрениях

Форма трудовой книжки

Трудовая книжка должна:

1. Соответствовать установленному образцу (Приложение № 1 к Постановлению № 225)
2. Иметь твердую обложку
3. Содержать серию и номер бланка
4. Иметь защиту от подделок (водяные знаки, микротекст и др․)

Порядок ведения трудовых книжек

Ответственные лица

Заполнение трудовой книжки

Все записи в трудовой книжке должны:

• Вноситься ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета
• Быть четкими и разборчивыми
• Не иметь помарок и подчисток
• Содержать дату внесения записи (число, месяц, год)

Сроки внесения записей:

• Записи о работе, переводе ⎯ не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа
• Запись об увольнении ⸺ в день увольнения
• Записи о награждениях ⎯ в день издания приказа о награждении

Правила внесения записей

Записи должны содержать:

1. Порядковый номер записи
2. Дата приема на работу или перевода
3. Наименование должности (специальности, профессии) с указанием структурного подразделения
4. Наименование структурного подразделения
5. Основание для внесения записи (номер и дата приказа)
6. Личная подпись работника (при внесении записи о переводе или увольнении)

Вкладыши в трудовую книжку

При заполнении всех страниц трудовой книжки:

• Вкладыш оформляется на основании приказа работодателя
• Вкладыш вшивается в трудовую книжку
• На ьном листе трудовой книжки делается отметка: «Выдан вкладыш № ___»

Хранение и учет трудовых книжек

Порядок хранения

Трудовые книжки должны храниться:

• В металлическом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ
• В помещении с ограниченным доступом
• Отдельно от других документов
• С соблюдением правил пожарной безопасности

Учет трудовых книжек

Работодатель обязан вести:

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение № 2 к Постановлению № 225)
• Журнал учета бланков трудовых книжек
• Индивидуальные карточки работников (при их наличии)

Содержание Книги учета:

• Фамилия, имя, отчество работника
• Номер и серия трудовой книжки
• Дата выдачи
• Основание выдачи (прием, перевод, увольнение)
• Подпись ответственного лица

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка выдается работнику:

• При увольнении ⎯ в день увольнения
• По его письменному заявлению ⎯ в течение 3 рабочих дней
• При предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)

Выдача дубликатов трудовых книжек

Дубликат трудовой книжки выдается в случаях:

• Потери трудовой книжки
• Порчи трудовой книжки (невозможности прочитать записи)
• Обнаружения в трудовой книжке неправильных или неточных записей

Порядок выдачи дубликата:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата
2. Работодатель проверяет правильность записей в трудовой книжке
3. При необходимости запрашиваются копии приказов с предыдущих мест работы
4. Оформляется дубликат трудовой книжки
5. В дубликате указывается: «Дубликат․ Выдан взамен трудовой книжки, выданной «__» ________ 20__ г․»

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года введены электронные трудовые книжки:

• Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде
• Данные передаются в Пенсионный фонд РФ для хранения
• Работник может запросить бумажную копию сведений о трудовой деятельности
• При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности в бумажном виде

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена ответственность:

• Административная: штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)
• Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение
• Материальная: возмещение ущерба, причиненного работнику

Рекомендации работодателям

Для правильного ведения трудовых книжек рекомендуется:

• Назначить ответственное лицо и оформить приказ
• Провести обучение ответственного лица
• Использовать бланки трудовой книжки только установленного образца
• Вести строгий учет движения трудовых книжек
• Регулярно проверять правильность ведения трудовых книжек
• Своевременно вносить записи о работе и награждениях
• Соблюдать сроки выдачи трудовых книжек при увольнении

Правильное ведение трудовых книжек ⸺ это не только требование закона, но и важный элемент кадрового учета,
который защищает права работников и обеспечивает корректность их трудового стажа․

Соблюдение всех правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек позволит избежать:

• Штрафных санкций со стороны контролирующих органов
• Конфликтов с работниками
• Проблем при оформлении пенсии
• Юридических споров при трудоустройстве

Помните: Трудовая книжка ⸺ это документ, который сопровождает работника на протяжении всей его трудовой жизни․
От правильности ее ведения зависит будущее работника, поэтому к этому процессу необходимо относиться с максимальной ответственностью․