Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующий трудовое путь работника. Правильное её оформление, ведение и хранение регулируются федеральными нормативными актами. Ниже – пошаговое описание всех этапов, требований и особенностей, актуальных на 21:14:32.
Общие положения
Настоящий порядок установлен в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Также в нём указаны требования к форме, содержанию и хранению книжек, а также порядок их оформления при увольнении, переходе на электронный формат и выдаче дубликата.
- Трудовая книжка может вестись в бумажном и электронном виде.
- Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если подписан директором или уполномоченным лицом.
- Для подтверждения подлинности пломбы используют ультрафиолетовое свечение.
Нормативные ссылки
В рамках подготовки к оформлению книжки следует учитывать:
- Приказ Минтруда России от № 63748 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
- Приказ Минфина России от № 320н «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- Стат. 66.1 ТК РФ – порядок предоставления работодателю сведений о трудовой деятельности.
Формы и типы трудовых книжек
С действует новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минфина № 320н. В 2024 году необходимо учитывать два варианта:
- Старый бланк – приобретённый до 2024 года, допускает заполнение только в бумажном виде.
- Новый бланк – образец 2024 года, который может использоваться как в бумажном, так и в электронном виде.
При оформлении дубликата у работодателя есть два варианта:
- Использовать старый чистый бланк, приобретённый до 2024 года.
- Оформить дубликат на новом образце.
Бланки выдаются работникам бесплатно, если они оформлены в соответствии с требованиями Правил.
Порядок заполнения трудовой книжки
Графа 13 – Расписка работника в получении книжки
В графе 13 указывается запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Эту запись необходимо заверить подписью директора (или лица, ответственного за ведение книжек) и печатью организации, если она есть.
Основные разделы
Трудовая книжка делится на несколько разделов:
- Сведения о работнике – ФИО, дата рождения, паспортные данные, место и дата рождения.
- Сведения о работе – сведения о местах работы, даты начала и окончания каждого трудового отношения, должность, тарифная ставка.
- Сведения о награждении – информация о премиях, премировании, надбавках, благодарностях.
- Сведения о переходе на электронный формат – подпись директора, печать, дата.
- Записи о причинах увольнения – формулировки должны соответствовать ТК РФ.
Особенности заполнения дубликата
При оформлении дубликата в книжке вносяться те же сведения, что и в оригинале, но добавляется отметка о выдаче дубликата. Запись о переходе на электронный формат оформляется подписью директора и печатью.
Выдача дубликата и порядок его оформления
Дубликат может быть выдан в следующих случаях:
- Утеря или порча оригинала.
- Требование работодателя предоставить сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Переход на электронный формат.
Для выдачи дубликата необходимо:
- Получить от работника письменное заявление.
- Оформить запись в графе 13 о выдаче дубликата.
- Заверить запись подписью директора и печатью (если есть).
- При необходимости – оформить запись о переходе на электронный формат.
Если используется старый бланк, он должен быть полностью пустым (чистый). При использовании нового образца в дубликате указывается отметка о его issuance.
Электронные трудовые книжки
С 2024 года в России активно внедряется электронный вариант трудовых книжек. Основные особенности:
- Электронный документ создаётся в системе ГАРАНТ и может быть доступен как работодателю, так и самому работнику.
- Подтверждение подлинности осуществляется подписью директора и, при необходимости, печатью.
- Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Пошаговая инструкция по переходу:
- Определить, какие сотрудники переходят на электронный формат.
- Получить от них письменные заявления о переходе.
- Сформировать электронную книжку в системе ГАРАНТ.
- Подписать и заверить электронный документ подписью директора.
- При необходимости – оформить печать.
- Сохранить копию в бумажном виде (по желанию работника).
Хранение и архивирование
Трудовые книжки хранятся в организации до окончания срока их действия (обычно 50 лет). После прекращения отношений с работником книжку передают в архив или в ПФР, если это предусмотрено локальным нормативным актом.
При хранении необходимо:
- Обеспечить сохранность от повреждений и утраты.
- Контролировать наличие подписи и печати.
- Вести журнал выдачи и возврата книжек.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли срочно закупать книжки нового образца в 2024 году? – Да, если в организации ещё используются старые бланки, рекомендуется заменить их до конца 2024 года, чтобы избежать проблем при оформлении дубликатов.
- Можно ли использовать старый бланк для дубликата? – Да, но только если он полностью пустой и не содержит записей о предыдущих выдачах.
- Какие подписи требуются в книжке? – Подпись директора (или уполномоченного лица) и, при наличии, печать организации.
- Как оформить запись о переходе на электронный формат? – Запись должна быть подписана директором и заверена печатью, если она используется.
Правильное ведение трудовой книжки – обязательный элемент юридической дисциплины любой организации. Соблюдение требований Правил, своевременное оформление дубликатов и переход на электронный формат позволяют избежать ошибок, штрафов и проблем при проверках.
Для успешного оформления используйте:
- Новую форму трудовой книжки (2024 год).
- Подписи и печати, где это предусмотрено.
- Заявления работников и правильные записи в графе 13.
- Электронные системы (ГАРАНТ) для оформления электронных книжек.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите надёжное хранение и актуальность информации о трудовых отношениях ваших сотрудников.