Трудовая книжка (ТК) остаётся ключевым документом‚ подтверждающим страховой стаж и право на пенсионное обеспечение․ В последние годы в Украине активно внедряется электронная трудовая книжка (ЕТК)‚ что меняет порядок ведения записей‚ хранения и использования сведений о трудовой деятельности․ Ниже представлен подробный гид‚ который поможет понять‚ как правильно делать запись в трудовой книжке‚ когда необходимо перейти на электронный формат и какие последствия могут возникнуть при несоблюдении установленных сроков․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждение стажа – основной документ для расчёта пенсии и пособий по временной нетрудоспособности․
• История трудовой деятельности – содержит сведения о приёмах‚ переводах‚ увольнениях‚ наградах и взысканиях․
• Юридическая сила – при спорах с работодателем или в суде ТК служит доказательством факта трудоустройства․

В Украине ведение ТК регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждённой приказом Минсоцполитики) и Законом Украины № 1217‑IX «Об учёте трудовой деятельности работника в электронной форме» (вступил в силу 10 июня 2021 г․)․

Бумажная трудовая книжка: порядок записи

Кто ведёт ТК?

Заполнение и хранение бумажной ТК осуществляет работодатель (или уполномоченное лицо – кадровый специалист‚ бухгалтер)․ При приёме на работу впервые сотруднику выдаётся новая книжка; при переводе или увольнении вносятся соответствующие записи․

Что вносится в ТК?

• Дата и номер приказа о приёме на работу․
• Наименование организации‚ должность‚ профессия (специальность)․
• Дата и основание перевода (если имело место)․
• Дата и основание увольнения (с указанием статьи ТКУ‚ если увольнение по инициативе работодателя)․
• Награды‚ благодарности‚ взыскания (по желанию работодателя)․
• Подпись ответственного лица и печать организации․

Требования к оформлению

Записи делаются шариковой или перьевой ручкой чернилами синего‚ чёрного или фиолетового цвета․ Исправления не допускаются; при ошибке делается запись «Недействительно» с подписью и печатью‚ а правильная информация вносится в новую строку․

Согласно пункту 2․1 и 2․4 Инструкции‚ записи могут выполняться на русском и украинском языках параллельно․

Электронная трудовая книжка (ЕТК): что изменилось?

С 10 июня 2021 г․ в Украине начал действовать реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины (ПФУ)‚ в котором хранится электронная трудовая книжка․ ЕТК – это цифровой двойник бумажного документа‚ содержащий те же сведения‚ но доступный в режиме онлайн через личный кабинет на портале ПФУ․

Преимущества ЕТК

• Безопасность – риск утраты‚ повреждения или подделки минимален․
• Доступность – работник может в любой момент выписать справку о стаже через интернет․
• Сокращение бюрократии – работодатель передаёт данные в ПФУ один раз‚ а не выдаёт множество справок․
• Автоматизация расчётов – ПФУ получает актуальные данные для начисления пенсий и пособий․

Что хранится в ЕТК?

В электронном виде фиксируются все те же пункты‚ что и в бумажной ТК:

1. Сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ ИНН)․
2. Информация о работодателе (наименование‚ ЕДРПОУ)․
3. Дата приёма‚ переводы‚ увольнения с указанием оснований․
4. Должность‚ профессия‚ специальность․
5. Награды и взыскания (при наличии)․

Кто и когда должен оцифровать трудовую книжку?

Согласно Закону № 1217‑IX и последующим разъяснениям ПФУ‚ обязательная оцифровка распространяется на:

• Всех работающих граждан Украины‚ у которых есть бумажная ТК․
• Работодателей – они обязаны обеспечить передачу сведений о своих сотрудниках в электронный реестр․
• Лиц‚ впервые принятых на работу с 2026 года – для них трудовая книжка открывается сразу в электронной форме (бумажный вариант не выдаётся)․

Крайний срок для завершения оцифровки – 10 июня 2026 года․ После этой даты:

• Работники‚ не оцифровавшие свою ТК‚ рискуют потерей страхового стажа при расчёте пенсии․
• Работодатели могут получить административные штрафы за несвоевременную подачу сведений в ПФУ․
• Получение справок о стаже и назначение пенсий будет осложнено из-за отсутствия данных в электронном реестре․

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке?

Если вы всё ещё ведёте бумажную ТК (например‚ до завершения оцифровки или по личному предпочтению)‚ следуйте этим шагам:

1. Получите приказ о приёме/переводе/увольнении от отдела кадров․
2. В соответствующем разделе ТК укажите:
   • Дата и номер приказа;
   • Наименование организации;
   • Должность (специальность);
   • Причина записи (приём‚ перевод‚ увольнение)․
3. Подпись уполномоченного лица (кадровик‚ директор) и печать организации․
4. При необходимости сделайте запись на втором языке (русский/украинский) согласно пункту 2․4 Инструкции․

После внесения записи рекомендуется сразу же сделать скан или фото страницы ТК – это упростит последующую оцифровку․

Пример записи (бумажная ТК)

2025․09․15 Приказ № 123/к
ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Приём на работу
Подпись: ___________ Печать: [ООО «ТехноСервис»]

Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Процедура оцифровки доступна как для работников‚ так и для работодателей через веб‑портал Пенсионного фонда Украины (pfu․gov․ua)․ Ниже – универсальный алгоритм․

Шаг 1․ Подготовка документов

• Сканы или чёткие фотографии всех страниц бумажной ТК (включая обложку и страницы с записями)․
• Идентификационный код (ИНН) и паспортные данные работника․
• Контактный email и номер телефона для получения уведомлений․

Шаг 2․ Регистрация на портале ПФУ

1. Перейдите на pfu․gov․ua и выберите раздел «Электронные услуги для граждан»․
2. Нажмите «Войти через Дию» или зарегистрируйтесь‚ указав email и создав пароль․
3. Подтвердите учётную запись по ссылке‚ полученной на почту․

Шаг 3․ Загрузка сканов ТК

1. В личном кабинете выберите «Электронная трудовая книжка» → «Загрузить документы»․
2. Загрузите подготовленные файлы (формат PDF‚ JPEG‚ PNG; размер не более 10 МБ на файл)․
3. Убедитесь‚ что все записи читаемы; при необходимости отрегулируйте яркость/контраст․

Шаг 4․ Проверка и подтверждение данных

• Система автоматически извлекает текст из сканов (OCR) и предлагает проверить распознанные сведения․
• Сверьте извлечённые данные с оригиналом: ФИО‚ даты приёма/увольнения‚ должности‚ номера приказов․
• При обнаружении ошибок исправьте их вручную или загрузите обновлённый скан․

Шаг 5․ Отправка в реестр ПФУ

После подтверждения всех данных нажмите кнопку «Отправить в Пенсионный фонд»․ Вы получите электронное подтверждение с уникальным номером заявки и датой подачи․

Шаг 6․ Получение выписки из ЕТК

В течение 1‑3 рабочих дней после обработки заявки в личном кабинете появится возможность скачать выписку из электронной трудовой книжки (формат PDF) или оформить справку о стаже․

Последствия несвоевременной оцифровки

• Потеря страхового стажа – при расчёте пенсии ПФУ будет учитывать только те периоды‚ которые имеются в электронном реестре․ Отсутствие данных может привести к снижению размера пенсии или отказу в её назначении․
• Штрафы для работодателя – ст․ 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусматривает штраф от 300 до 500 необлагаемых минимумов доходов граждан за непредоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
• Сложности при трудоустройстве – новые работодатели могут запросить выписку из ЕТК; отсутствие такой выписки вызовет задержки при оформлении․
• Ограничение доступа к социальным услугам – некоторые государственные сервисы (например‚ субсидии на жильё‚ компенсации за лекарства) требуют подтверждения стажа через ЕТК․

Полезные советы и часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать бумажную ТК после оцифровки?

Нет․ После успешной загрузки и подтверждения данных в ЕТК бумажная трудовая книжка остаётся у работника как резервный документ‚ но её представление не требуется для официальных целей․

Можно ли оцифровать ТК через работодателя?

Да․ Работодатель может подать сканы ТК всех своих сотрудников пакетом через корпоративный кабинет на портале ПФУ․ В этом случае работник получает уведомление о завершении процедуры․

Что делать‚ если найдена ошибка в уже загруженных данных?

В личном кабинете есть функция «Исправить запись»․ Необходимо загрузить обновлённый скан страницы с исправлением и подтвердить изменения․ После проверки ПФУ внесёт поправки в реестр․

Есть ли плата за оцифровку?

Оцифровка трудовой книжки через портал ПФУ является бесплатной для граждан․ Платные услуги могут предлагать сторонние организации‚ но они не обязательны․

Как быть с трудовыми книжками‚ выданными до 1991 года?

Такие документы также подлежат оцифровке․ При сканировании рекомендуется обратить внимание на читаемость старых записей (часто используются машинопись или ручка с выцветшими чернилами)․ При необходимости можно сделать расшифровку вручную и загрузить её как сопроводительный документ․

Переход на электронную трудовую книжку – это не просто дань моде‚ а реальная мера по защите прав работников на пенсионное обеспечение и социальные гарантии․ Соблюдение установленного срока (10 июня 2026 года) позволяет избежать потери стажа‚ штрафов для работодателей и лишних бюрократических преград при оформлении социальных выплат․

Если вы ещё не оцифровали свою ТК‚ начните прямо сейчас: подготовьте сканы‚ зарегистрируйтесь на портале ПФУ‚ загрузите документы и проверьте их корректность․ Это простой процесс‚ который обеспечит вам уверенность в будущем и гарантирует‚ что ваш трудовой стаж будет учтён в полном объёме․

Будьте внимательны‚ соблюдайте сроки и пользуйтесь преимуществами современных цифровых сервисов!