Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), работодатели по-прежнему обязаны вести бумажные документы для тех сотрудников, которые сохранили за ними право. В этой статье мы подробно разберем актуальный порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек, опираясь на действующее законодательство 2026 года.
Исторический контекст и действующая нормативная база
Исторически «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» была утверждена еще Постановлением Госкомтруда СССР от № 162. Однако в настоящее время этот документ фактически не применяется.
Сегодня работодатели должны руководствоваться следующими актуальными нормативными актами:
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальную форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (пришел на смену старым Правилам № 225 и Инструкции № 69).
- Постановление Правительства РФ от № 225 — применялось ранее, но его положения интегрированы и обновлены в новом Приказе № 320н.
- Постановление Минтруда России от № 69 (Инструкция по заполнению) — также утратило силу в связи с переходом на новые правила Приказа № 320н.
Основные правила ведения трудовых книжек в 2026 году
С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок (Приказ № 320н), который продолжает действовать и в 2026 году с учетом последних изменений, направленных на исключение избыточных требований и устаревших сведений.
Общие требования к заполнению
При внесении записей в трудовую книжку кадровику или работодателю необходимо строго соблюдать следующие правила:
- Даты записываются арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Сокращения не допускаются. Все слова должны быть написаны полностью (нельзя писать «пр.», «перев.», «прик.» и т.д.).
- Записи должны производиться без зачеркиваний и исправлений (помарки не допускаются).
- В случае допущения ошибки, неверная запись признается недействительной и вносится правильная запись.
Изменения в оформлении ьного листа
Одно из важных нововведений, действующих с конца 2021 года и актуальных по сей день — изменение требований к подписи ответственного лица на ьном листе. С а из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» убрано слово «разборчиво». Теперь достаточно просто подписи без данного уточнения, что упростило процесс оформления.
Сведения о кадровых решениях
В раздел «Сведения о работе» вносятся данные о:
- Приеме на работу;
- Переводе на другую постоянную работу;
- Увольнении с указанием причин и ссылки на статью ТК РФ;
- Присвоении квалификационных разрядов, классов, категорий;
- Совместительстве (по желанию работника).
Учет и хранение трудовых книжек
Работодатель несет строгую ответственность за сохранность бланков и внесенные записи. Порядок учета и хранения включает следующие обязательные элементы:
Книга учета движения трудовых книжек
Согласно пункту 40 Порядка, работодатель обязан вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее. В ней регистрируются:
- Все полученные от сотрудников трудовые книжки при их поступлении на работу;
- Оформленные новые бланки трудовых книжек;
- Выданные на руки при увольнении документы.
Хранение бланков и книжек
Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться как документы строгой отчетности в специально оборудованных сейфах или несгораемых шкафах. Выдача бланков производится по заявке ответственного лица.
Ответственность работодателя
За нарушение установленного порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства влечет:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.
Контроль за соблюдением порядка
Контроль за соблюдением установленного порядка ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях осуществляет Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) и ее территориальные органы (ГИТ). Информация о требованиях охраны труда и кадрового делопроизводства также аккумулируется в Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда (ЕИСОТ).
Ведение трудовых книжек требует от кадровых специалистов и работодателей предельной внимательности. Несмотря на то, что старая советская Инструкция 1974 года и Постановления 2003 года остались в прошлом, актуальный Приказ Минтруда № 320н сохраняет строгие правила: никаких сокращений, арабские цифры для дат и обязательный учет движения бланков. Соблюдение этих несложных, но строгих требований позволит избежать штрафов и обеспечить работникам подтверждение их заслуженного стажа.