Трудовая книжка в Республике Беларусь является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ Поэтому порядок её ведения, а особенно внесения изменений и исправлений, строго регламентирован․ Неправильное оформление может привести к признанию записей недействительными и проблемам при назначении пенсии или оформлении других социальных выплат․

Основным нормативным документом является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь․ Она неоднократно изменялась, последние существенные поправки внесены постановлением Минтруда от 30 ноября 2023 г․ № 47 (вступило в силу с 14 сентября 2024 г․) и ранее постановлением от 19 марта 2018 г․

Виды изменений и их правовые основания

Изменения, дополнения сведений в трудовой книжке делятся на два основных вида:

Изменения, связанные с работой (раздел «Сведения о работе»)

Это записи о приеме, переводе, увольнении, награждениях․ Основанием для их внесения всегда является приказ (распоряжение) нанимателя․ Если в первоначальном приказе была допущена ошибка (например, неправильно указана должность или дата), то исправление производится на основании того же приказа, но с корректной формулировкой․ Новый приказ о внесении изменений издаётся только в случае, если первоначальный приказ сам отменяется или изменяется․

Изменения, связанные с работником (титульный лист и первая страница)

Это корректировка фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения․ Такие изменения вносятся на основании документов, подтверждающих соответствующее изменение (например, свидетельство о перемене имени, паспорт)․

Порядок исправления ошибок в записях о работе (на примере раздела «Сведения о работе»)

Если в ранее внесенную запись (например, о переводе) допущена неточность, исправление производится следующим строгим алгоритмом:

Что НЕЛЬЗЯ делать при исправлении:

• Зачеркивать или делать пометки типа «Исправленному верить», «Исправлено» над старой записью․
• Вносить исправления без оформления нового приказа (если первоначальный приказ не был изменен)․
• Использовать correction fluid («шариковую» или «гелевую» жидкость для исправлений)․
• Оставлять поля пустыми или заполнять их карандашом․

Изменение персональных данных работника (ФИО, дата рождения)

При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения (например, в связи с переменой имени или выявлением ошибки в паспорте) действует иной порядок:

1. Старые сведения на титульном листе и в первой странице зачеркиваются одной прямой линией (так, чтобы можно было прочитать исходный текст)․
2. Над зачеркнутым пишутся новые, измененные сведения․
3. В графе 4 (или в соответствующем месте) делается ссылка на документ-основание (например, «На основании свидетельства о регистрации акта гражданского состояния о перемене имени от № ․․․»)․
4. Все изменения заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей) и при необходимости, печатью организации (с учетом отмены обязательного использования печатей для субъектов хозяйствования по Декрету)․

Алгоритм действий для нанимателя (работодателя)

1. Выявить ошибку․ Требуется точное понимание, какая запись и почему неверна․
2. Подготовить документ-основание․
   • Для исправления записи о работе — приказ (распоряжение) нанимателя, в котором указывается причина исправления и дается точная формулировка правильной записи․ Если ошибка в самом приказе — издайте новый приказ, отменяющий или изменяющий старый․
   • Для изменения ФИО/даты рождения — паспорт, свидетельство и т․д․
3. Внести исправление в трудовую книжку строго по правилам, описанным выше․
4. Заверить запись подписью уполномоченного лица (обычно начальник отдела кадров или директор)․
5. Сделать ссылку на документ-основание на внутренней стороне обложки;
6. Оформить акт о внесении изменений (рекомендуется для фиксации факта)․
7. Проинформировать работника и получить от него расписку в том, что он ознакомлен с изменениями (на практике часто подписывается на последней странице или в акте)․

Ответственность и последствия нарушений

Нарушение порядка ведения трудовых книжек и внесения в них записей влечет административную ответственность для нанимателя (директора, индивидуального предпринимателя) по статье 9․19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (штрафы)․

Для работника последствия могут быть самыми серьёзными: недействительные или неправильные записи не будут засчитываться в стаж для назначения пенсии, пособий, предоставления отпусков․ В случае спора бремя доказывания правильности стажа ложится на работника․

Внесение изменений в трудовую книжку в Республике Беларусь — процедура, требующая максимальной внимательности и следования инструкциям․ Главные правила:

• Все исправления только на основании документа (приказ, свидетельство)․
• Запрет на зачеркивание в записях о работе (только новая запись с пометкой «недействительна»)․
• Обязательная ссылка на документ на внутренней стороне обложки․
• Заверение подписью уполномоченного лица․

При малейших сомнениях в правильности действий следует обратиться за консультацией к специалисту по кадрам или юристу, знакомому с актуальным законодательством Республики Беларусь․

Статья составлена на основе анализа нормативных правовых актов Республики Беларусь, в частности: Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (с изменениями по постановлению Минтруда от № 47), Трудового кодекса РБ․ Дата актуальности информации: май 2024 года․