В 2026 году порядок внесения сведений об увольнении в трудовую книжку (ТК‑2008) не изменился. При увольнении по сокращению штата запись должна соответствовать требованиям п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации и положениям Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 5н). Ниже представлена подробная инструкция, образец записи и рекомендации, которые помогут оформить документ без ошибок.
Содержание статьи
- Правовая база увольнения по сокращению штата
- Как оформляется приказ о сокращении штата
- Пошаговая инструкция внесения записи в трудовую книжку
- Образец записи (текст)
- Типичные ошибки и рекомендации
- Где скачать готовые шаблоны
Правовая база увольнения по сокращению штата
- Трудовой кодекс РФ – ст. 81, ч. 1, п. 2: «Увольнение работника в связи с сокращением численности (штата) работников организации».
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 5н) – регламентирует форму и содержание записей в графах 1‑4 раздела «Сведения о работе».
- Федеральный закон № 81‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» (при необходимости) – может влиять на размер выходного пособия.
- Коллективный договор (если имеется) – часто уточняет порядок расчёта компенсаций и порядок информирования работников.
Как оформляется приказ о сокращении штата
Перед внесением записи в трудовую книжку работодатель обязан издать приказ о сокращении штата (форма Т‑2). В приказе указываются:
- Наименование организации, ИНН, ОГРН.
- Основание (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ).
- Перечень должностей, подлежащих сокращению, и количество работников.
- Дата вступления приказа в силу (дата увольнения).
- Размер выходного пособия (не менее одного среднего заработка).
- Подпись руководителя и печать.
После подписания приказа в отделе кадров оформляются:
- Приказ о увольнении (при необходимости – отдельный документ, если в организации принято).
- Справка 2‑НДФЛ.
- Выписка из расчётного листа (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие).
- Запись в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция внесения записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (страницы 1‑3). Важно заполнить все четыре графы:
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| Порядковый номер записи | Нумерация записей ведётся последовательно (1, 2, 3 …). Если в книжке уже есть записи, берётся следующий номер. |
| Дата увольнения | Указывается дата, указанная в приказе (например, ). Формат – ДД.ММ.ГГГГ. |
| Причина увольнения | Точный текст формулировки (см. образец ниже). |
| Ссылка на приказ | Номер и дата приказа о сокращении штата (например, «Приказ № 12/2026 от »). |
После заполнения графы подписываются:
- Подпись работника – подтверждает, что запись сделана в его присутствии.
- Подпись (расшифровка) руководителя отдела кадров.
Образец записи (текст)
Ниже – готовый пример, который можно скопировать в трудовую книжку. Обратите внимание на оформление пунктуации и сокращения;
Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ № 12/2026 от
Если в организации принято указывать должность и подразделение, запись может выглядеть так:
Уволен(а) с должности «Инженер‑технолог» в отделе «Производство» по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ Приказ № 12/2026 от
Типичные ошибки и рекомендации
- Неправильный порядок граф – в старых образцах иногда меняют местами графы 2 и 3. Следуйте текущему порядку (1‑4) согласно Положения 2022 г.
- Отсутствие ссылки на приказ – без номера и даты приказа запись считается неполной и может быть оспорена в суде.
- Неполная формулировка причины – обязательна полная ссылка на пункт 2 части 1 ст. 81 ТК РФ. Сокращения типа «по сокращению» без указания статьи недопустимы.
- Отсутствие подписи работника – даже если увольнение инициировано работодателем, подпись сотрудника обязательна.
- Ошибки в датах – дата увольнения должна совпадать с датой, указанной в приказе, а не с датой вручения справок.
- Не учитывается переход в другую организацию – если работник переходит в другую компанию, в графе 3 дополнительно указывается «перевод» и в новой организации делается запись о приёме.
Для избежания ошибок рекомендуется:
- Подготовить шаблон записи заранее и проверять его в два раза.
- Сверять номер и дату приказа с оригиналом.
- Проводить проверку подписи работника в присутствии свидетеля (например, представителя профсоюза).
- Сохранять копию заполненной страницы в личном деле сотрудника.
Где скачать готовые шаблоны
Существует несколько официальных ресурсов, где можно бесплатно получить шаблоны приказа о сокращении штата и образцы записей в трудовую книжку:
- КонсультантПлюс – раздел «Трудовое право», образцы форм Т‑2.
- Гарант.ру – готовый приказ о сокращении штата и инструкция по заполнению ТК.
- Министерство труда и социальной защиты РФ – официальные формы и методические указания.
- Сайт pravo.gov.ru – публикация нормативных актов, включая Положение о трудовых книжках.
Скачанные шаблоны обычно предоставляются в форматах DOCX и PDF. После заполнения их можно распечатать и использовать в работе отдела кадров.
Запись об увольнении по сокращению штата – важный элемент трудовой истории сотрудника. Правильное оформление гарантирует юридическую чистоту процесса, защищает интересы как работодателя, так и работника, и упрощает последующее трудоустройство. Следуйте приведённой инструкции, используйте проверенные образцы и не забывайте о подписи работника – тогда в трудовой книжке не возникнет спорных моментов.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в службу поддержки Минтруда РФ.