Важность правильного оформления․ Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Для руководителей (генеральных директоров, директоров филиалов, директоров по направлениям) порядок внесения записей полностью совпадает с правилами, применимыми к обычным сотрудникам, однако есть ряд особенностей, о которых необходимо знать работодателю и самому руководителю․
Общие положения
- Запись в трудовой книжке вносится в момент приёма на работу (назначения на должность) и при освобождении от должности․
- Все сведения в записи должны полностью соответствовать формулировке приказа (распоряжения) работодателя․
- Для директора запись делается в той же форме, что и для любого другого работника, но в графе «Должность» указывается полное название руководящей позиции (например, «Генеральный директор», «Директор филиала «Северный»», «Директор по развитию»)․
Правовые основания
Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления записей в трудовой книжке директора:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 66, 67, 68․
- Постановление Правительства РФ от № 195 «Об образцах документов, используемых в трудовых отношениях»․
- Приказы и распоряжения работодателя, издаваемые в соответствии со статутом или уставом организации․
Согласно ТК РФ, запись в трудовой книжке должна включать:
- Дата начала работы․
- Наименование организации, её ИНН и ОГРН․
- Полное название должности․
- Основание назначения (номер и дата приказа, протокола совета директоров и т․п․)․
- Подпись руководителя организации и печать․
Порядок оформления записи при приёме директора
Шаг 1․ Принятие решения о назначении
Решение о назначении директора принимается учредителями, советом директоров или иным уполномоченным органом․ Оформляется протокол заседания, в котором указывается:
- ФИО назначаемого директора;
- Полное название должности;
- Срок полномочий (если предусмотрен);
- Дата вступления в должность․
Шаг 2․ Издание приказа (распоряжения) о назначении
На основании протокола издаётся приказ (распоряжение) о приёме на работу директора․ В приказе указываются:
- Номер и дата приказа;
- Основание (протокол совета директоров);
- Условия труда (оклад, надбавки и т․д․);
- Ссылка на трудовой договор․
Шаг 3․ Подписание трудового договора
Директор подписывает трудовой договор․ Договор может быть заключён в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у работника (директора)․
Шаг 4․ Заведение личного дела и открытие карточки сотрудника
Уполномоченный специалист по кадрам (или иной уполномоченный сотрудник) заводит личное дело директора, открывает личную карточку и готовит трудовую книжку к заполнению․
Шаг 5․ Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в следующем виде (пример – генеральный директор организации):
ООО «Пример» ИНН 7701234567, ОГРН 1127746001234 Генеральный директор Основание: Приказ № 15 от «О назначении Иванова И․И․ на должность генерального директора»; Подпись ______________________ Печать
Если в организации несколько директоров (по направлениям), в графе «Должность» указывается полное название подразделения, например: «Директор по персоналу ООО «Пример»»․
Образцы записей в трудовой книжке
Приём на работу генерального директора
ЗАО «ТехноИнвест» ИНН 7709876543, ОГРН 1157746009876 Генеральный директор Основание: Приказ № 27 от «О назначении Петрова П․П․ на должность генерального директора»; Подпись ______________________ Печать
Приём директора филиала
ОАО «СтройГрупп», филиал в г․ Новосибирске ИНН 7701122334, ОГРН 1027700001123 Директор филиала (Новосибирск) Основание: Приказ № 42 от «О назначении Сидорова С․С․ на должность директора филиала в г․ Новосибирске»; Подпись ______________________ Печать
Приём директора по совместительству
ИП Иванова А․А․ ИНН 7705557777 Директор (по совместительству) Основание: Приказ № 8 от «О назначении Ивановой А․А․ на должность директора (по совместительству)»; Подпись ______________________ Печать
Запись об увольнении директора
ООО «Пример» ИНН 7701234567, ОГРН 1127746001234 Генеральный директор Основание: Приказ № 33 от «Об освобождении Иванова И․И․ от должности генерального директора»; Подпись ______________________ Печать
Особенности при разных типах директора
- Генеральный директор – запись делается в полном объёме, как в примерах выше․
- Директор филиала / подразделения – в графе «Должность» указывается название филиала или подразделения․
- Директор по совместительству – в записи указывается «(по совместительству)», а в основании указывается приказ о совместительстве․
- Многократное продление полномочий – при каждом продлении вносятся новые записи с указанием даты начала нового срока и номером приказа о продлении․
Перевод, продление и увольнение директора
Перевод на другую должность (например, с директора по продажам на генерального директора)
В графе «Сведения о работе» указывается «Переведён на должность …»․ В последней колонке («Основание») указывается номер и дата приказа о переводе․
Продление полномочий
Каждое продление фиксируется отдельной записью, где в колонке «Дата начала работы» указывается дата продления, а в колонке «Основание» – номер приказа о продлении․
Увольнение (освобождение от должности)
Запись об увольнении вносится в последнюю строку трудовой книжки․ В основании указывается приказ об освобождении от должности, а в колонке «Дата окончания работы» – дата увольнения․
Кто вносит запись и кто подписывает
- Запись в трудовую книжку вносит уполномоченный работник (специалист отдела кадров, бухгалтер, или иное лицо, имеющее доверенность от работодателя)․
- Подпись ставит руководитель организации (обычно генеральный директор) или лицо, имеющее право подписи согласно уставу․
- В случае увольнения директора запись может внести сам директор (по доверенности) либо уполномоченный сотрудник, если у директора нет возможности подписать документ․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли не вести трудовую книжку у директора? – Да, если директор является учредителем и не является наёмным работником․ Однако в большинстве случаев (особенно в ООО и АО) директор считается работником, и трудовая книжка обязательна․
- Какие документы нужны для записи? – Приказ (распоряжение) о назначении, протокол совета директоров (если требуется), трудовой договор, копия устава (при необходимости)․
- Кому принадлежит оригинал трудовой книжки директора? – Оригинал остаётся у директора, но в организации хранится копия (личное дело)․
- Можно ли вносить запись в электронную форму? – С 2024 года в России допускается электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При этом порядок заполнения полностью аналогичен бумажному варианту, но запись вносится через специализированную информационную систему․
Запись в трудовой книжке при трудоустройстве директора – формальная, но крайне важная процедура․ Она подтверждает законность назначения, фиксирует трудовой стаж и служит основанием для расчётов по пенсии, отпускным и другим социальным выплатам․ При оформлении необходимо строго соблюдать:
- Точность формулировок, соответствие приказу;
- Указание полного названия должности и структурного подразделения;
- Подпись уполномоченного лица и печать организации;
- Своевременное внесение записей при переводах, продлениях и увольнениях․
Соблюдение этих правил позволит избежать юридических споров и обеспечить корректное ведение кадрового учёта в любой организации․
Дата актуализации информации: