Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. При изменении должности (перевод, переименование, изменение штатного расписания) в книжку обязана быть внесена соответствующая запись. Ошибки при оформлении могут привести к юридическим спорам, потере права на льготы и даже к признанию записи недействительной.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 57, ст. 58, ст. 62 (права и обязанности работодателя при ведении трудовых книжек).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н) – п. 9, п. 13, п. 55.
• Инструкция о трудовых книжках (ч. 1 п. 55) – требования к формулировке записей.
• Коллективный договор или локальные нормативные акты организации могут уточнять порядок оформления.

Когда требуется запись в трудовую книжку?

1. Перевод сотрудника на другую должность (изменение наименования, уровня, подразделения).
2. Переименование должности в связи с изменением штатного расписания без изменения фактических обязанностей.
3. Восстановление прежней должности после временного перевода.
4. Сокращение или упразднение должности, после чего работнику назначается новая позиция.

Важно: если изменение названия должности не меняет перечень выполняемых работ, запись всё равно обязательна, но в графе «должность» указывается новое название, а в примечании – «перевод без изменения функций».

Кто имеет право вносить запись?

• Работодатель (директор, генеральный директор, руководитель подразделения) – вносит запись на основании приказа (распоряжения) о переводе.
• Для ИП порядок такой же, как у юридических лиц – нет особых отличий.
• Запись может быть сделана только уполномоченным лицом, подтверждённым подписью и печатью организации.

Пошаговый порядок оформления записи

1. Подготовка приказа о переводе. В приказе указываются:
   • Дата издания приказа;
   • Номер приказа (например, № 12‑О/2026);
   • ФИО работника;
   • Старая и новая должность (с указанием штатного расписания);
   • Дата, с которой вступает в силу перевод;
   • Основания (изменение штатного расписания, реорганизация и т.п.).
2. Согласование с работником. По желанию (необязательно) подписывается акт о переводе.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Осуществляется в графе «Сведения о работе» (строка 2‑й записи):
   • Графа 1 – порядковый номер записи (следующий после последней).
   • Графа 2 – дата внесения записи (обычно дата приказа).
   • Графа 3 – «Должность», «Штатное расписание», «Подразделение», «Дата начала работы в новой должности».
   • Графа 4 – «Основание» – указывается номер приказа и его дата.
4. Подпись и печать. Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
5. Срок внесения. По п. 9 Порядка ведения трудовых книжек запись должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней со дня вступления в силу изменения должности.
6. Обновление личного дела. Информация из записи дублируется в личной карточке работника (ЭЛК, бумажный архив).

Образец записи в трудовой книжке

Пояснение: в графе 3 указано полное название новой должности и подразделения, в графе 4 – ссылка на приказ, который служит основанием для записи.

Сроки и ограничения

• Запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение 5 рабочих дней после даты вступления в силу приказа.
• Если запись не внесена в срок, работник имеет право потребовать её внесения в судебном порядке.
• Запись может быть исправлена только в случае:
  • явной ошибки (опечатка, неверный номер приказа);
  • отмены приказа (например, перевод отменён).

  В таком случае делается запись «Исправление» с указанием причины и ссылки на корректирующий документ.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие приказа. Без приказа запись недействительна. Убедитесь, что приказ подписан и прошел согласование.
2. Неправильный порядок полей. Следуйте официальному шаблону: номер – дата – должность – основание.
3. Не ставится печать. Печать обязательна, если она предусмотрена у организации.
4. Запись делается позже 5 дней. Своевременность – ключ к законности.
5. Изменение только названия должности без указания в приказе. При переименовании должности в штатном расписании приказ должен явно указывать новое название.

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обязан оформить приказ и внести запись в срок.
• Обеспечить сохранность оригинала трудовой книжки.
• Информировать работника о всех изменениях, связанных с его должностью.

Работник

• Имеет право получить копию приказа о переводе.
• Может потребовать внесения записи, если она не сделана в установленный срок.
• Обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку?

Да. С 2024 года вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Запись вносится в той же форме, но через специализированную информационную систему (ЕИС). Требуется электронная подпись работодателя.

Что делать, если в книжке уже есть запись о прежней должности, а новая запись конфликтует с ней?

Внести исправление в отдельной строке, указав «Исправление» и ссылку на корректирующий приказ. Старая запись не стирается, а помечается как «ошибочная».

Нужна ли подпись работника при внесении записи?

Подпись работника не требуется по законодательству, однако в практике часто ставится подпись в акте о переводе, который хранится в личном деле.

Можно ли объединить несколько переводов в одну запись?

Нет. Каждая смена должности фиксируется отдельной записью с собственным порядковым номером.

Внесение изменений в трудовую книжку при изменении должности – обязательный процесс, регулируемый ТК РФ и Приказом Минтруда № 320н. Ключевые моменты: наличие приказа, правильная формулировка записи, подпись и печать уполномоченного лица, а также соблюдение пятидневного срока. Тщательное соблюдение этих требований защищает интересы как работодателя, так и работника, гарантирует сохранность прав на льготы и упрощает дальнейшее оформление трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практических рекомендаций специалистов по кадровому учету (данные на ).