Трудовая книжка (ТК) или сведения о трудовой деятельности остаются ключевым документом для подтверждения стажа и опыта работы в Республике Казахстан․ Процедура приема на работу напрямую связана с правильным оформлением этого документа․ В статье рассмотрим все нюансы: от выбора формата (бумажный или электронный) до пошагового заполнения записи о приеме․
Два формата трудовой книжки: что важно знать работодателю и работнику
С 2021 года в Казахстане действует система параллельного использования двух форматов:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный бланк установленной формы․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – данные хранятся в Единой системе учета трудовой деятельности (ЕСУТД);
Ключевой принцип: Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку работника только при ее наличии․ Если у сотрудника есть бумажный бланк – запись вносится в него․ Если бумажная книжка утеряна или работник отказался от ее ведения, данные о трудовой деятельности формируются в электронном виде через ЕСУТД․
Когда работодатель может попросить бумажную книжку?
Даже при наличии ЭТК работодатель вправе запросить бумажную трудовую книжку, чтобы оценить квалификацию и стаж по специальности кандидата․ Это особенно актуально для должностей, требующих подтвержденного опыта․
Прием на работу: пошаговая инструкция для работодателя
Какие документы запрашивать?
При приеме гражданина Казахстана необходимо запросить:
- Паспорт гражданина РК (или иной документ, удостоверяющий личность)․
- Трудовую книжку (бумажную) ИЛИ сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если работник официально отказался от бумажного варианта)․
- Документ об образовании (диплом, аттестат) и его копии․
- СНИЛС (индивидуальный номер застрахованного лица)․
Важно: Если работник предъявляет бумажную трудовую книжку, ее заполнение и заверение записями – обязанность работодателя․ Если книжки нет, работодатель обязан создать запись о трудовой деятельности в электронном реестре (ЕСУТД) и предоставить работнику подтверждающий документ (форма СТД-Р)․
Заполнение первой страницы (если это первое место работы)
Если работник устраивается впервые и у него пустая трудовая книжка, на первой странице необходимо указать:
- ФИО полностью․
- Дату рождения․
- Образование (название учебного заведения, год окончания, специальность по диплому)․
- Квалификацию (если присвоена)․
Эти данные вносятся на основании предоставленных документов (паспорт, диплом)․
Оформление записи о приеме на работу
Запись вносится в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными приказом Минздрава и соцразвития РК от № 929․
Образец записи о приеме (бумажная книжка):
«Принят(а) на работу [должность в соответствии со штатным расписанием] с [дата] на условиях, предусмотренных трудовым договором № [номер] от [дата]․ Оклад (тарифная ставка) [сумма] тенге․ Подпись работника: ___________ / [ФИО] /»
Обязательные реквизиты записи:
- Дата приема․
- Наименование организации-работодателя (с указанием структурного подразделения, если есть)․
- Должность (профессия) в точном соответствии со штатным расписанием․
- Основание приема (номер и дата трудового договора)․
- Условия оплаты (оклад, ставка)․
- Подписи: работника и лица, ответственного за ведение ТК (обычно кадровик или руководитель)․
- Печать организации․
Восстановление трудовой книжки при приеме на новую работу
Если у работника утеряна бумажная трудовая книжка, для приема на новую работу в организации образования (и других сферах) он должен:
- Обратиться в предыдущего работодателя или архив для получения справки о трудовой деятельности (выписки из лицевого счета в ЕСУТД или справки по форме, утвержденной Минтрудом)․
- На основании этой справки и заявления работодатель (новая организация) вправе завести новую трудовую книжку и внести в нее первую запись о приеме на работу․
- Стаж будет учитываться на основании предоставленных документов (справок, выписок)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли вести бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Нет, не обязательно․ Согласно информации Минтруда РК, внесение сведений в бумажную трудовую книжку осуществляется только по желанию работника․ Если работник предпочитает электронный формат, работодатель оформляет все записи через ЕСУТД․ Однако для некоторых категорий (например, при приеме на государственную службу) могут быть свои требования․
Что делать, если работник отказался от бумажной книжки?
Работодатель должен:
- Внести все сведения о приеме, переводах, увольнении в Единую систему учета трудовой деятельности (ЕСУТД)․
- По письменному заявлению работника выдать ему справку по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), которая подтверждает запись о приеме․
Как подтвердить стаж, если предыдущий работодатель не внес записи в ЭТК?
В этом случае необходимо получать традиционные документы: трудовые книжки, справки об отработанном времени, выписки из приказов из архивов предыдущих мест работы․ Эти документы служат основанием для зачета стажа․
Процедура приема на работу с точки зрения трудовой книжки в Казахстане гибкая и цифровая․ Основное правило: действовать в соответствии с волей работника (бумажный или электронный формат), но всегда обеспечивать юридически корректное и полное оформление записи о приеме․ Работодатель должен быть готов как к работе с классическим бланком, так и к работе в системе ЕСУТД, а также знать алгоритм действий при утере документа․
Статья подготовлена на основе нормативных актов Республики Казахстан и практических рекомендаций от Минтруда и кадровых экспертов по состоянию на 2026 год․