Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С 2025 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный вариант продолжает существовать и часто остается востребованным. Выдача трудовой книжки на руки по просьбе сотрудника, процедура, требующая строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Неправильное оформление может привести к административной ответственности для компании и проблемам для работника.

Правовая основа и основные принципы

Регулируется статьями 62, 63, 66, 67, 69, 80 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства № 914.

Кому выдается?

• Работнику, уволенному с работы, обязательно при выдаче трудовой книжки (в бумажном или электронном виде).
• Работнику, продолжающему работу — только по письменному заявлению и только в случаях, прямо предусмотренных законом или коллективным договором.

Форматы трудовой книжки на 2026 год

1. Бумажная трудовая книжка (унифицированная форма Т-2).
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения вносятся в единую цифровую базу (ПФР). Работник может получить доступ к ней через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.
3. Совмещенный вариант: у работника есть бумажная книжка, а все записи также дублируются в электронную систему.

Основания для выдачи бумажной трудовой книжки на руки работающему сотруднику

Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки только при наличии одного из следующих оснований:

• По письменному заявлению работника, если это предусмотрено коллективным договором или соглашениями, действующими в организации.
• Для предъявления в государственные или иные органы (например, для оформления паспорта, визы, кредита, участия в программе обеспечения жильем). В этом случае выдача производится на срок, необходимый для предъявления, но не более 30 дней. Срок возврата фиксируется в журнале учета.
• Если работник уволен и не получил книжку в день увольнения. В этом случае она должна быть выдана по первому требованию.

Пошаговая инструкция: как правильно выдать книжку на руки

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

Заявление должно содержать:

• ФИО, должность, подразделение работника.
• Четкую просьбу о выдаче бумажной трудовой книжки на руки.
• Указание причины (если требуется по закону, например, «для предъявления в органы миграции»).
• Срок, на который нужна книга (если применимо).
• Дату и личную подпись работника.

Шаг 2: Проверка законности основания

Кадровик или ответственное лицо должно сверить заявление с:

1. Действующим коллективным договором организации (раздел о трудовых книжках).
2. Требованиями закона (ст. 62 ТК РФ).

Если основание не соответствует, необходимо вежливо отказать, мотивируя ссылкой на ТК РФ и внутренние документы.

Шаг 3: Оформление приема-передачи

Обязательно составление акта приема-передачи трудовой книжки (можно использовать форму Т-2 или внутренний бланк). В акте указываются:

• Дата и место составления.
• Данные работника (ФИО, должность).
• Серия и номер выданной бумажной трудовой книжки.
• Состояние книги на момент выдачи (отсутствие повреждений, наличие всех записей).
• Срок, на который выдается (если ограничен).
• Подписи: работника (принявшего), сотрудника отдела кадров (выдавшего), свидетелей (желательно).

Шаг 4: Внесение записи в журнал учета

В журнал регистрации движения трудовых книжек (если он ведется) делается запись о выдаче на руки с указанием даты выдачи, данных работника, номера книги и срока возврата (если есть).

Шаг 5: Контроль возврата

Если книга выдана на ограниченный срок (например, для визы), необходимо:

• Напомнить работнику о необходимости возврата в указанный срок.
• При возврате проверить целостность книги и сделать отметку в журнале о возврате.
• Если срок возврата пропущен, инициировать служебную проверку и применять меры дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) в соответствии с локальными нормативными актами.

Особые случаи и частые вопросы

А что с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это не материальный носитель. Ее нельзя «выдать на руки» в классическом понимании. Работник получает доступ к своим данным в системе ПФР. Если сотрудник работает с 2025 года и не подавал заявления на бумажную книжку, у него, как правило, только ЭТК. Выдача «бумажного дубликата» ЭТК возможна только по заявлению и за плату (постановление Правительства № 914).

У работника нет бумажной книжки, а он гражданин Узбекистана (или другой страны)?

Иностранный гражданин, впервые устраивающийся на работу в РФ, имеет право на получение бумажной трудовой книжки (если он не подал заявление на ЭТК) или на заведение ЭТК. Если у него уже есть опыт работы в РФ, записи должны быть в системе ПФР. При увольнении ему выдается соответствующая справка (из ЭТК или бумажная книжка).

Можно ли выдать книжку на руки без заявления, если сотрудник «просто попросил»?

Нет, нельзя. Без письменного заявления и юридического основания (колдоговор, закон) такая выдача является нарушением. Всегда требуйте официального заявления.

Чего НЕ делать: типичные ошибки работодателя

• Выдавать книжку «на доверительных началах» без оформления документов.
• Не фиксировать срок возврата или не контролировать его.
• Выдавать книжку с неполными или некорректными записями (например, без подписи руководителя или печати).
• Отказывать в выдаче, если заявление обосновано (например, для визы), ссылаясь на внутренние правила, противоречащие ТК РФ.
• Заставлять работника писать «расписку в получении» вместо официального акта приема-передачи. Расписка не является надлежащим документом для учета движения документов.

Выдача трудовой книжки на руки по просьбе работника — это юридически значимая операция, а не бытовая услуга. Ее алгоритм прост: заявление → проверка основания → акт приема-передачи → запись в журнал → контроль возврата. Соблюдение этой последовательности защищает и компанию от штрафов, и работника от потери важнейшего документа. В эпоху цифровизации важно помнить: даже если у сотрудника есть электронная трудовая книжка, его право на бумажный носитель (при наличии оснований) сохраняется, и работодатель обязан его обеспечить.

Статья составлена на основе анализа законодательства РФ по состоянию на 22 мая 2026 года. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.