Вопрос о том, когда и как работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику, находящемуся в отпуске, часто вызывает недоразумения. Ниже подробно рассмотрены нормативные акты, порядок действий работодателя и права работника в такой ситуации.
Правовая база
- Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, справку о заработной плате и другие документы.
- Часть седьмая статьи 50 ТК РФ и пункт 72 Инструкции – устанавливают императивный характер обязанности по выдаче трудовой книжки.
- Статья 72.2 ТК РФ (ч.1) – регулирует порядок выдачи документов при временном переводе, который может стать постоянным.
Эти нормы являются обязательными для всех работодателей, независимо от формы собственности и отрасли.
Какой день считается «днём выдачи»?
- Если трудовой договор прекращается (увольнение, расторжение по соглашению сторон) – трудовая книжка выдаётся в последний день работы. Это может совпадать с последним рабочим днём до отпуска или с последним календарным днём отпуска.
- При отпуске с последующим увольнением трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день перед уходом в отпуск, а окончательный расчёт – в последний день отпуска.
- Если работник находится в отпуске без сохранения места работы (например, по собственному желанию) – трудовая книжка выдаётся в последний день отпуска, когда работник возвращается в организацию для оформления увольнения.
Пошаговый порядок выдачи трудовой книжки в отпуске
Шаг 1. Подготовка уведомления
За несколько дней до начала отпуска (обычно за 2–3 недели) работодатель обязан направить письменное уведомление работнику, в котором указывается:
- Дата начала и окончания отпуска;
- Точная дата, когда будет выдана трудовая книжка (обычно – последний день отпуска);
- Требуемый адрес для получения книги, если работник находится за пределами офиса.
Шаг 2. Оформление записей в трудовой книжке
Перед выдачей необходимо:
- Внести запись о последнем месте работы (дата начала и окончания трудового договора);
- Отразить все изменения, связанные с переводом, командировками, обучением и т.д.;
- Подписать запись работодателем и поставить печать организации.
Шаг 3. Выдача книги
В последний день отпуска (или в последний рабочий день перед отпуском, если увольнение планируется сразу после него) работодатель:
- Вручает трудовую книжку на руки работнику;
- Сдаёт справку о заработной плате (форма 2‑н) и расчётные листки;
- Подписывает акт приёма‑передачи документов.
Шаг 4. Регистрация факта выдачи
В журнале учёта выданных документов фиксируется:
- ФИО работника;
- Дата выдачи;
- Подпись ответственного лица.
Особые случаи
Отпуск с последующим увольнением
Согласно практике, в таком случае трудовая книжка выдается в последний рабочий день до начала отпуска. Это позволяет работнику иметь все документы в наличии, когда он уезжает из организации.
Временный перевод, ставший постоянным
Если по окончании срока временного перевода прежняя работа не предоставлена, а работник остаётся в новом подразделении, то трудовая книжка должна быть обновлена и выдана в последний день работы в прежнем месте.
Задержка выдачи
Согласно части четвертой статьи 84.1 ТК РФ, с момента направления уведомления работодатель уже не несёт ответственности за последующую задержку, если она вызвана действиями работника (например, отказ от получения книги). Однако в случае вины работодателя возможны штрафные санкции.
Последствия несоблюдения сроков
- Штраф для работодателя – до 5 000 рублей за каждое нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Работник может потребовать восстановления в должности или выплату компенсации за нарушение трудовых прав.
- Отсутствие записи в трудовой книжке может затруднить получение будущих социальных льгот (пенсия, пособия).
Практические рекомендации для работодателя
- Планировать выдачу заранее. Составьте график отпусков и увольнений, чтобы не пропустить сроки.
- Использовать электронные напоминания. Автоматизированные системы HR могут отправлять уведомления работнику и ответственному менеджеру.
- Проверять полноту записей. Перед выдачей книги убедитесь, что в ней отражены все изменения, включая командировки, обучение и переводы.
- Сохранять копии документов. Делайте скан-копии трудовой книжки и актов выдачи для внутреннего архива.
- Обеспечить доступность. Если работник находится в командировке или в отпуске за границей, согласуйте способ доставки (почта с подтверждением получения, курьерская служба).
Что должен знать работник
- Он имеет право получить трудовую книжку в последний день работы или в последний день отпуска, если увольнение планируется после отпуска.
- Если работодатель отказывается выдавать книгу, работник может обратиться в службу по труду или в прокуратуру.
- При получении книги необходимо проверить правильность записей и наличие подписи работодателя.
- Сохраняйте копию акта приёма‑передачи – он может понадобиться в случае споров.
Выдача трудовой книжки в отпуске регулируется чёткими нормами Трудового кодекса РФ. Основное правило: книга должна быть передана работнику в последний день работы, а в случае отпуска с последующим увольнением – в последний рабочий день перед отпуском. Соблюдение этих сроков защищает интересы обеих сторон, предотвращает юридические конфликты и обеспечивает корректное оформление трудовых отношений.
Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов РФ и актуальной информации из открытых источников (по состоянию на ).