Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на рост электронных форм учёта, бумажная трудовая книжка по‑прежнему обязательна для большинства организаций, а её правильное оформление возлагается на специалиста по кадровому делопроизводству. В wielu компаниях эту функцию выполняет главный бухгалтер, поскольку он отвечает за ведение бухгалтерского учёта и часто обладает необходимыми навыками работы с первичными документами.

В данной статье подробно рассмотрен порядок заполнения трудовой книжки главного бухгалтера, приведены нормативные основания, типичные записи и примеры оформления, а также указаны наиболее частые ошибки и способы их избежать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – обязанность ведения трудовой книжки).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 г.).
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты в сфере труда» (отражает изменения в заполнении разделов «Сведения о работе»).
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и «Бухгалтер 911» по оформлению записей о приёме, переводе, увольнении и совместительстве.

Общие правила заполнения трудовой книжки

1. ьный лист заполняется один раз при первом устройстве на работу. В нём указываются:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия, специальность (по образованию);
   • Дата заполнения листа и подпись ответственного лица (кадровик или главный бухгалтер).
2. Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх колонок:
   1. Дата принятия на работу, перевода или увольнения;
   2. Наименование организации и её структурного подразделения;
   3. Должность, профессия, вид деятельности;
   4. Основание записи (приказ, распоряжение, договор и т.п.).
3. Записи делаются только чёрной или синей пастой, без исправлений. При необходимости исправления ошибочной записи делается зачёркнутая запись с указанием «Недействительно» и новой правильной записи ниже.
4. Каждая запись завершается подписью лица, ответственного за ведение трудовой книжки, и печатью организации (если она предусмотрена).

Особенности заполнения трудовой книжки главного бухгалтера

Приём на работу главного бухгалтера

При оформлении приёма на должность главного бухгалтера необходимо указать:

• Дата приёма (число, месяц, год);
• Полное наименование организации (как в учредительных документах);
• Должность: «Главный бухгалтер»;
• Основание: приказ о приёме на работу № ___ от «___» __________ 20__ г.

Пример записи:

2026‑04‑15 ООО «Альфа‑Баланс» Главный бухгалтер Приказ № 45 от г.

Перевод на другую должность (внутри организации)

Если главный бухгалтер переводится, например, на позицию «Заместитель главного бухгалтера по налогам» или «Главный бухгалтер филиала», запись делается аналогично приёму, но в колонке «Дата» указывается дата перевода, а в колонке «Основание» – приказ о переводе.

Совместительство и вахтовый метод работы

Согласно Приказу № 320н, записи о совместительстве и вахтовой работе вносятся в отдельный раздел «Сведения о работе» с пометкой «Совместительство» или «Вахтовый метод».

• В колонке «Должность» указывается основная должность и, через запятую, совмещаемая (например, «Главный бухгалтер, совместитель – бухгалтер по расчётам»).
• В колонке «Основание» указывается приказ о совместительстве или вахтовом графике.

Увольнение главного бухгалтера

При увольнении запись делается в последний день работы. Основание – приказ об увольнении (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.).

Пример записи об увольнении:

2026‑09‑30 ООО «Альфа‑Баланс» Главный бухгалтер Приказ № 112 от г. (по соглашению сторон)

Дубликат и вкладыш трудовой книжки

Если трудовая книжка утрачена или пришла в негодность, выдаётся дубликат. При оформлении дубликата вносятся все ранее сделанные записи, а в ьном листе делается пометка «Дубликат». Вкладыш используется для дополнительных сведений (например, о наградах, повышении квалификации) и заполняется по тем же правилам, что и основная часть.

Образцы записей в трудовой книжке главного бухгалтера (2026 г.)

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

• Исправления без пометки «Недействительно». Любое исправление должно быть оформлено как зачёркнутая запись с пометкой и новой записью ниже. Иначе запись считается недействительной.
• Отсутствие ссылки на приказ. В колонке «Основание» обязательно указывают номер и дату приказа (или иного документа). Без этого запись может быть оспорена.
• Неправильное указание должности при совместительстве. Нужно чётко разделять основную и совмещаемую должности через запятую и указывать основание совместительства.
• Пропуск даты приёма/увольнения. Дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ (или ГГГГ‑ММ‑ДД – оба варианта допустимы, но важно соблюдать единообразие в пределах одной книжки).
• Отсутствие печати или подписи. Если организация использует печать, она должна ставиться рядом с подписью ответственного лица. Отсутствие печати может привести к признанию документа недействительным при проверке.

Правильное заполнение трудовой книжки главного бухгалтера требует знания нормативных актов, внимательности к деталям и систематичности. Следуя приведённым рекомендациям, используя образцы записей и избегая типичных ошибок, специалист сможет обеспечить достоверность и юридическую значимость документа, что особенно важно при трудоустройстве, подтверждении стажа и расчёте пенсионных прав.

Надеемся, что данная статья станет полезным пособием для главных бухгалтеров, кадровых специалистов и всех, кто отвечает за ведение трудовых книжек в организациях.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на май 2026 года.