Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и достижения работника. В 2026 году правила заполнения и ведения трудовых книжек остаются актуальными, но в них были внесены небольшие изменения, которые важно знать каждому работодателю и сотруднику.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Формальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию.
- Обязателен для всех работников, включая тех, кто работает по договору с 1 сентября 2021 года.
- Используется при переходе на другую работу, при оформлении пенсии, получения социальных льгот и т.д.
Кто отвечает за корректное заполнение трудовой книжки?
- Работодатель – обязан сделать запись в трудовой книжке в течение 3 дней с момента приёма или увольнения.
- Кадровый отдел – обычно ведёт учёт и подготавливает необходимые документы.
- Сотрудник – проверяет правильность записи, но не подписывает её (с 2023 года подпись сотрудника не требуется).
Порядок заполнения трудовой книжки при приёме на работу
Новый бланк бумажной трудовой книжки, действующий с 2023 года, содержит отдельный раздел «Приём на работу».
Шаги:
- Заполнить первую страницу (данные о работнике: ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Внести запись в раздел «Приём на работу»:
- Дата приёма (день/месяц/год).
- Наименование организации (полностью, включая ИНН).
- Должность и должностные обязанности.
- Уровень заработной платы (если требуется).
- Срок (если это договор с ограниченным сроком).
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
- Сотруднику выдать копию записи (если требуется).
Образец записи при приёме
Дата приёма:
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Инженер-строитель
Заработная плата: 55 000 ₽
Срок договора: 12 мес.
Подпись руководителя: ____________________
Печать организации: ☐
Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении
Увольнение может быть по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и т.д. В каждом случае запись делается в разделе «Увольнение».
- Определить причину увольнения (собственное желание, сокращение, истечение срока и т.д.).
- Заполнить запись:
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (сокращение, увольнение по собственному желанию, перевод и т.д.).
- Срок работы в организации (начало – конец).
- Уровень заработной платы на момент увольнения.
- Подпись руководителя и печать организации.
- Сотруднику выдать копию записи (если требуется).
Образец записи при увольнении
Дата увольнения:
Причина увольнения: Увольнение по собственному желанию
Срок работы: –
Заработная плата на момент увольнения: 55 000 ₽
Подпись руководителя: ____________________
Печать организации: ☐
Особенности заполнения в 2026 году
- Новый бланк трудовой книжки с 2023 года имеет отдельные разделы для приёма, перевода, увольнения и надбавок.
- С года в трудовой книжке можно вносить сведения о присвоенных званиях, дипломах и наградах без необходимости подписывать запись сотрудником.
- При переводе сотрудника в другую организацию запись делается в разделе «Перевод» и содержит дату перевода, новое место работы и должность.
- В случае увольнения по инициативе работодателя необходимо указать причину (сокращение, увольнение по соглашению и т.д.) и дату начала сокращения.
Как проверить корректность записи?
- Сравните дату и информацию с договором о приёме/увольнением.
- Убедитесь, что подпись руководителя и печать находятся в правильном месте.
- Проверьте, что в записи указана точная дата и причина увольнения.
- Если обнаружены ошибки, необходимо внести исправление в отдельной записи «Исправление» и подписать её руководителем.
Где скачать актуальный бланк трудовой книжки?
Бесплатный бланк и вкладыш можно скачать с официального портала Минтруда РФ. В комплект входят:
- Бланк трудовой книжки (печатный).
- Вкладыш с инструкцией по заполнению.
- Постер с перечнем нормативно‑правовых актов.
- Запись в трудовой книжке должна быть сделана в течение 3 дней с момента приёма или увольнения.
- Подпись сотрудника не требуется с 2023 года.
- Следите за правильностью даты, причины увольнения и должности.
- Храните копию записи в личном деле сотрудника.
- При ошибках вносите исправление в отдельной записи «Исправление».
Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и гарантия прав и интересов как работодателя, так и сотрудника. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы избежите многих проблем в будущем.