Трудовая книжка – документ строгой отчётности, поэтому её оформление, хранение и учёт регулируются нормативными актами (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении и хранении трудовых книжек», приказы Минтруда и соцзащиты). Основные требования – пронумеровать все листы, прошить (прошнуровать) книгу и завершить её подписью руководителя и печатью организации (если печать имеется). Ниже – пошаговая инструкция, основанная на актуальных рекомендациях КонсультантПлюс, образцах форм и практике кадровых служб.

Подготовка материалов и инструментов

• Трудовая книжка (основной лист и вкладыш).
• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (журнал).
• Нитка прочная (лён, хлопок или синтетика) – обычно используют белую или цветную нить толщиной 0,5–0,8 мм.
• Игла с тупым концом (швейная или специальная для прошивания документов).
• Линейка или шаблон для разметки отверстий (шаг 5–7 мм).
• Шило или тонкий сверлильный стержень для пробивки отверстий.
• Печать организации (если есть) и сургуч (или современная пломба‑наклейка).
• Подписной лист для заверения (обычно последний лист журнала).

Все материалы должны быть чистыми, без следов масла или пыли, чтобы не испортить документ.

Нумерация листов трудовой книжки

Общие правила

• Нумерация начинается с первого листа основной части трудовой книжки (лист с данными о работнике).
• Каждый лист получает последовательный номер арабскими цифрами.
• Номер ставится в правом верхнем углу листа (или в левом нижнем – в зависимости от принятого в организации образца, но важно соблюдать единообразие).
• Номер пишется чётко, разборчиво, без исправлений. При ошибке – зачёркивание одной линией и написание правильного номера рядом, с пометкой «исправлено» и подписью ответственного.

Нумерация вкладыша

• Вкладыш нумеруется отдельно, продолжая общую последовательность после последнего листа основной книги.
• Например, если основная часть заканчивается на листе № 25, первый лист вкладыша получает номер 26.
• Все записи в разделе «Сведения о работе» вкладыша делаются под соответствующим порядковым номером.

Пример записи о количестве пронумерованных листов

На последней странице журнала учёта движения трудовых книжек делается надпись:

В настоящей книге всего пронумеровано ___ страниц (листов).

Число указывается цифрами и прописью (например, «125 (сто двадцать пять)»).

Прошивка (прошнуровка) трудовой книжки

Подготовка отверстий

1. Разметьте на корешке книжки линии, где будут располагаться стежки. Стандартный шаг – 5–7 мм.
2. С помощью шила или тонкого сверла аккуратно пробивайте отверстия сквозь все листы (основная часть + вкладыш). Отверстия должны быть ровными, без разрывов бумаги.
3. Проверьте, что отверстия совпадают по всей толщине книжки.

Само прошивание

1. Отрежьте нить длиной примерно в 3‑4 раза больше толщины корешка (чтобы хватило на узел и запас).
2. Вденьте нить в иглу, завяжите узел на конце.
3. Начните шить с первого отверстия, проходя нить через все листы «вперёд‑назад» (стиль «петлёй» или «прямой стежок»).
4. После прохождения последнего отверстия вернитесь обратно, создавая двойную строчку для большей прочности.
5. Закончите шитьё узлом на внутренней стороне корешка, аккуратно затяните и обрежьте лишнюю нить, оставив небольшие «усики» (≈5 мм) для возможной пломбы.

Оформление пломбы или сургучной печати

• Если организация использует сургуч: расплавьте сургуч, капните на выступающие концы нити, прижмите печатью организации.
• При отсутствии сургуча допустимо использовать специальную пломбу‑наклейку с номером и датой.
• Пломба должна чётко фиксировать нить, препятствуя её развязыванию без видимых следов вмешательства.

Заверение подписью руководителя

На последнем листе журнала учёта движения трудовых книжек (или на отдельном листе‑подписи) делается запись:

Книга прошита, пронумерована и заверена подписью руководителя организации.

Подпись ставится руководителем (или его уполномоченным zástутом) вместе с расшифровкой ФИО и датой. При наличии печати – ставится оттиск печати рядом с подписью.

Особенности ведения журнала учёта движения трудовых книжек

Журнал (книга учёта) должен соответствовать форме Т‑9 или аналогичной утверждённой организации формой. Основные реквизиты, которые вносятся в журнал:

• Дата приёма сотрудника на работу.
• ФИО сотрудника.
• Серия и номер трудовой книжки и вкладыша.
• Должность, место работы.
• Реквизиты документа, на основании которого оформлен прием (приказ, договор и т.п.).
• При выдаче новой трудовой книжки – указываются её серия и номер (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Все листы журнала также должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью руководителя и печатью организации.

Частые ошибки и способы их исправления

Ошибки в нумерации

• Пропуск номера – вставьте пропущенный номер следующей записью, сделав пометку «пропущен номер X, восстановлен».
• Дублирование номера – оставьте первый номер как есть, второй запишите как «Xа» (или сделайте новую запись с последующим номером и пояснением).

Ошибки в прошивке

• Если нить порвалась или стежок получился слабый – аккуратно распустите участок, перешейте заново, закрепив узлами с обеих сторон.
• При повреждении листа при прошивке – замените лист на новый, перенесите все данные, пронумеруйте заново и сделайте запись в журнале о замене листа.

Исправление записей в трудовой книжке

Согласно инструкции 2025 г;, ошибки в разделе «Сведения о работе» исправляются путем добавления новой записи с указанием, что предыдущая запись считается недействительной. Пример:

Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31.

Каждое исправление оформляется подписью ответственного сотрудника и датой.

Практический чек‑лист

1. Подготовить трудовую книжку, вкладыш, журнал учёта.
2. Пронумеровать все листы (основная часть + вкладыш + журнал).
3. Разметить и пробить отверстия для прошивки.
4. Прошить нитью, закрепив узлами.
5. Нанести сургуч/пломбу на концы нити.
6. Завершить книгу подписью руководителя и печатью организации.
7. Внести сведения в журнал учёта движения трудовых книжек.
8. Сделать окончательную запись о количестве пронумерованных листов.
9. Проверить соответствие требованиям (отсутствие помарок, чёткость номеров, целость прошивки).

Правильная прошивка и нумерация трудовой книжки – не просто формальность, а гарантия юридической силы документа и защита от подделок. Соблюдение изложенной процедуры обеспечивает соответствие требованиям трудового законодательства, облегчает работу кадровой службы и упрощает взаимодействие с государственными инспекциями труда. Следуйте чек‑листу, храните все материалы в надёжном месте и периодически проверяйте состояние прошитых книг – тогда ваша документация будет всегда в порядке.