Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Она нужна для оформления пенсии, получения социальных выплат, подтверждения опыта при приёме на новую работу и в ряде других ситуаций. Однако бывают случаи, когда у сотрудника нет бумажной трудовой книжки (она утеряна, испорчена, никогда не выдавалась) или он только что устроился на работу и ещё не получил её. Ниже — пошаговая инструкция, как действовать в такой ситуации, с учётом актуального законодательства на 2026 год.

Проверьте, существует ли электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 года завершён переходный период, и все сведения о трудовой деятельности должны вестись исключительно в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР).

Если вы не уверены, есть ли у вас ЭТК, выполните следующие действия:

• Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»).
• Если там отображаются записи о местах работы, периодах и должностях – значит, ЭТК уже сформирована и доступна вам в электронном виде.
• При отсутствии записей переходите к пункту 2.

Запросите сведения у текущего или бывшего работодателя

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности сотрудников и предоставлять им по запросу справку о периодах работы.

Что нужно сделать:

1. Напишите письменное заявление (можно в электронной форме) руководителю или отделу кадров с просьбой выдать справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р).
2. Укажите в заявлении период, за который нужна справка, и ваши личные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
3. Работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней.
4. Справка содержит те же сведения, что и трудовая книжка: наименование организации, должность, период работы, основания приёма и увольнения.

Если работодатель отказывает или не отвечает, вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд – отказ нарушает ваши права.

Получите выписку из электронной трудовой книжки в Социальном фонде России

Если сведения у работодателя отсутствуют (например, организация ликвидирована) или вы хотите убедиться в полноте данных, заказывайте выписку из ЭТК напрямую в СФР.

Как это сделать:

• Через личный кабинет на портале Госуслуги → «Социальный фонд России» → «Запрос выписки из электронной трудовой книжки».
• Лично в офисе СФР (МФЦ) с паспортом и СНИЛС.
• По почте – отправьте заказное письмо с заявлением и копией паспорта.

Выписка будет содержать все сведения, переданные работодателями в СФР за весь период вашей трудовой деятельности.

Восстановите утраченную или повреждённую бумажную трудовую книжку

Если вам всё же необходима бумажная версия (например, для предъявления работодателю, который ещё не перешёл на ЭТК), её можно восстановить.

Процедура восстановления:

1. Соберите все доступные документы, подтверждающие ваш стаж: трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, выписки из приказов, справки о заработной плате, выписки из ПФР/СФР, копии трудовой книжки (если есть фрагменты).
2. Обратитесь к последнему работодателю (или к организации, где вы работали дольше всего) с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Приложите собранные доказательства.
3. Если работодатель ликвидирован, обратитесь в архив организации (часто хранится в региональном архиве или в архиве бывшего юридического лица).
4. В случае отсутствия возможности получить дубликат от работодателя, вы можете оформить справку о стаже в СФР на основании выписки из ЭТК и использовать её вместо трудовой книжки при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ допускает иные документы, подтверждающие стаж).

Что делать, если вы только что приняты на работу и у вас нет трудовой книжки?

Для newly hired employees (новопринятых) с 2021 года работодатель обязан сразу же внести сведения о приёме в электронную трудовую книжку. Если вы не видите записи в личном кабинете Госуслуг:

• Проверьте, правильно ли указан ваш СНИЛС в кадровых документах.
• Напишите запрос в отдел кадров с требованием внести запись в ЭТК (ссылка на ст. 66 ТК РФ).
• Если работодатель не исполняет обязанность, обратитесь в трудовую инспекцию.

Пока запись не появится, вы можете пользоваться трудовой договором и приказом о приёме как временным подтверждением факта трудоустройства.

Последствия отсутствия трудовой книжки и как их избежать

Отсутствие подтверждённого стажа может привести к:

• Отказу в назначении пенсии или снижении её размера.
• Отказу в получении социальных выплат (пособия по безработице, материнский капитал и т.д.).
• Сложностям при приёме на новую работу (особенно в госструктурах и крупных компаниях).
• Трудностям при получении кредита или ипотеки (банки часто запрашивают подтверждение дохода и стажа).

Чтобы избежать проблем:

1. Регулярно проверяйте наличие записей в своей ЭТК через Госуслуги.
2. Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и справок о заработной плате.
3. При смене работы сразу требуйте от нового работодателя внесения записи в ЭТК.
4. При утере бумажной книжки сразу же начинайте процесс восстановления (пункт 4).

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – личный кабинет, запрос выписки из ЭТК.
• Социальный фонд России – информация об электронных трудовых книжках.
• Трудовая инспекция онлайн – подача жалоб на работодателя.
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по трудовым книжкам.

---