С 2020 года в России начался масштабный переход на электронный формат учета трудовой деятельности. Для многих работодателей и сотрудников этот процесс до сих пор вызывает вопросы: какие документы запрашивать‚ как фиксировать стаж и что делать‚ если сотрудник решил полностью отказаться от бумажного носителя. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий при приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это не отдельный документ в виде файла‚ а запись в базе данных Социального фонда России (СФР). Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в цифровом виде‚ что исключает риск потери данных или их преднамеренного искажения.
Важно понимать‚ что существует два варианта ведения учета:
- Параллельный: сведения вносятся и в бумажную книжку‚ и в электронную систему.
- Только электронный: бумажная книжка больше не ведется‚ все записи идут только в СФР.
Пошаговая инструкция по приему сотрудника с ЭТК
Шаг 1. Запрос документов
При приеме на работу работодатель должен выяснить‚ в каком формате ведется учет стажа сотрудника. Для этого запрашиваются следующие документы:
- Паспорт (основной документ‚ удостоверяющий личность).
- СНИЛС (индивидуальный номер страхового счета), это ключевой идентификатор‚ по которому СФР находит электронную запись сотрудника.
- Трудовая книжка (если она ведется в бумажном виде).
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) — если сотрудник перешел на электронный формат‚ он может предоставить выписку из ЭТК.
Шаг 2. Анализ формы ведения книжки
Здесь возможны три сценария:
- Сценарий А: У сотрудника только бумажная книжка. Вы принимаете её‚ вносите запись о приеме и параллельно подаете сведения в СФР.
- Сценарий Б: У сотрудника и бумажная‚ и электронная книжки. Вы вносите запись в бумажный оригинал и отправляете отчет в СФР.
- Сценарий В: Сотрудник перешел на ЭТК (бумажная книжка закрыта). В этом случае бумажная книжка остается у работника на хранении‚ а вы вносите данные только в электронную систему.
Шаг 3. Оформление приема в системе
При приеме сотрудника с ЭТК работодатель обязан выполнить следующие действия:
Издание приказа о приеме на работу. Это внутренний документ организации‚ который остается неизменным независимо от формата трудовой книжки.
Подача отчета в СФР. Это самый важный этап. Работодатель должен направить форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
Как проверить стаж сотрудника с ЭТК?
Поскольку работодатель не имеет прямого доступа к базе данных СФР‚ подтвердить стаж сотрудника можно двумя способами:
- Выписка СТД-Р: выдается предыдущим работодателем при увольнении.
- Выписка СТД-СФР: сотрудник может самостоятельно заказать её через портал «Госуслуги» или в личном кабинете СФР и предоставить её вам.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заводить новую бумажную книжку‚ если сотрудник хочет ЭТК?
Нет. Если сотрудник предоставил заявление о переходе на электронный формат‚ бумажная книжка больше не заводится и не заполняется. Все записи идут в цифровой реестр.
Что делать‚ если сотрудник передумал и хочет вернуться к бумажной книжке?
Согласно законодательству‚ если работник уже подал заявление о переходе на электронный формат‚ вернуться к ведению бумажной трудовой книжки невозможно.
Какие риски есть у работодателя при работе с ЭТК?
Основной риск — нарушение сроков подачи формы ЕФС-1. За несвоевременную подачу сведений о приеме или переводе сотрудника предусмотрены административные штрафы.
Переход на электронные трудовые книжки упрощает документооборот и делает историю трудового стажа более прозрачной. Главное для работодателя при приеме такого сотрудника — своевременно подать отчетность в СФР и правильно идентифицировать работника по СНИЛС. В остальном процедура приема остается стандартной и регулируется Трудовым кодексом РФ.