С 1 марта 2023 г. в России вступили в силу новые правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, закреплённые постановлением Правительства РФ № 2464 от г. В результате каждый работодатель, проводящий обучение своих сотрудников, обязан:
- Зарегистрироваться в реестре организаций‑обучающих (реестр заявителей).
- Внести сведения о проведённом обучении в реестр обученных лиц.
- Своевременно передать данные в электронном виде (XML, CSV) с использованием электронной подписи (ЭЦП).
Ниже – пошаговое руководство, которое поможет выполнить все требования без ошибок.
Какие реестры ведёт Минтруд РФ?
- Реестр заявителей – перечень индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, которые уведомили Минтруд о намерении осуществлять обучение по охране труда.
- Реестр обученных лиц – содержит сведения о каждом работнике, прошедшем обучение (дата, программа, результаты проверки знаний).
Оба реестра находятся в личном кабинете работодателя на портале Минтруд РФ и в системе ЕИСОТ (Единый информационный сервис охраны труда).
Какую информацию необходимо вносить в реестр обученных лиц?
Согласно пункту 104 Правил, в реестр обязаны вносить следующие данные по каждому сотруднику:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Идентификационный номер (ИНН/ОГРН) | Уникальный номер организации‑работодателя. |
| ФИО сотрудника | Полное имя, как указано в паспорте. |
| Дата рождения | Для уникальной идентификации. |
| Должность | Точная наименование должности. |
| Программа обучения | Наименование программы (например, «Безопасные методы работ», «Индивидуальные средства защиты»). |
| Регистрационный номер программы | Код, присвоенный Минтрудом (если есть). |
| Дата начала и окончания обучения | Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. |
| Результат проверки знаний | «Сдал», «Не сдал», «Пересдача» и пр. |
| Номер протокола проверки | Идентификационный номер, который вписывается в протокол проверки знаний. |
| Электронная подпись (ЭЦП) | Подтверждает достоверность данных. |
Все поля, отмеченные как обязательные, должны быть заполнены, иначе загрузка файла будет отклонена.
Как зарегистрироваться в реестре заявителей?
Шаг 1. Подготовка документов
- Копия свидетельства о регистрации ИП или выписка из ЕГРЮЛ.
- Образовательная лицензия учебного центра (если обучение проводится внешними организациями).
- Сведения о комиссии, проверяющей знания (ФИО, должности, контактные данные).
- Электронная подпись (ЭЦП) юридического лица.
Шаг 2. Регистрация в личном кабинете
- Перейдите на Личный кабинет работодателя и выполните вход с помощью ЭЦП.
- В разделе «Обучение» → «Уведомления об обучении» нажмите кнопку «Добавить уведомление».
- Заполните форму: укажите ИНН, ОГРН, контактное лицо, телефон, e‑mail, а также приложите сканы лицензий и приказов о создании комиссии.
- Отправьте форму на проверку. После одобрения вы получите подтверждение регистрации в реестре заявителей.
Шаг 3. Получение доступа к реестру обученных лиц
После подтверждения регистрации в реестре заявителей в личном кабинете появится новая вкладка «Реестр обученных лиц». Доступ к ней открывается автоматически, но для загрузки данных потребуется ЭЦП.
Внесение данных об обученных сотрудниках
Подготовка файла
Минтруд принимает два формата:
- XML – предпочтительный, соответствует схеме
training_v1.xsd. - CSV (UTF‑8, разделитель – точка с запятой).
Пример структуры XML:
<TrainingReport> <Employer INN="7701234567" OGRN="1027700123456"/> <Employee> <FullName>Иванов Иван Иванович</FullName> <BirthDate></BirthDate> <Position>Инженер‑техник</Position> <ProgramCode>OT-2023-01</ProgramCode> <ProgramName>Безопасные методы работ</ProgramName> <StartDate></StartDate> <EndDate></EndDate> <Result>Сдал</Result> <ProtocolNumber>2023-OT-00123</ProtocolNumber> </Employee> ... (другие сотрудники) </TrainingReport>
Для CSV используйте следующую схему столбцов:
INN;OGRN;FullName;BirthDate;Position;ProgramCode;ProgramName;StartDate;EndDate;Result;ProtocolNumber 7701234567;1027700123456;Иванов Иван Иванович;;Инженер‑техник;OT-2023-01;Безопасные методы работ;;;Сдал;2023-OT-00123
Загрузка файла в реестр
- В личном кабинете перейдите в раздел «Реестр обученных лиц» → «Загрузка данных».
- Нажмите кнопку «Добавить» → «Импортировать» (как указано в справке Минтруда).
- Выберите подготовленный файл (XML или CSV) и загрузите его.
- Подтвердите загрузку, подписав файл своей ЭЦП. Система проверит подпись и соответствие схемы.
- После успешной проверки появится сообщение «Данные загружены». Вы сможете увидеть их в таблице «Записи, ожидающие добавления».
Проверка и корректировка
- Откройте реестр обученных на сайте Минтруда или в системе ЕИСОТ.
- В столбце «Идентификационный номер» найдите запись и убедитесь, что номер протокола совпадает с тем, что указан в протоколе проверки знаний.
- При обнаружении ошибок используйте кнопку «Редактировать» или загрузите исправленный файл.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько времени даётся на загрузку данных?
Согласно Постановлению 2464, сведения о проведённом обучении должны быть переданы в реестр не позднее 30 дней со дня завершения обучения.
Можно ли вносить данные вручную без файла?
Да, в личном кабинете есть форма «Добавить запись», где можно ввести данные по каждому сотруднику вручную. Однако при большом количестве сотрудников рекомендуется использовать пакетную загрузку (XML/CSV).
Какие требования к ЭЦП?
ЭЦП должна соответствовать требованиям ФСБ России и быть выдана для юридического лица. При загрузке файла система проверяет сертификат и срок его действия.
Что делать, если загрузка отклонена?
Система выдаёт список ошибок (например, «Отсутствует обязательное поле», «Неверный формат даты», «Не совпадает ИНН организации»). Исправьте файл и повторите загрузку. При повторных проблемах обратитесь в службу поддержки Минтруда (тел.: 8 800 555‑33‑33).
Нужно ли указывать информацию о комиссии по проверке знаний?
Да. В реестре заявителей указываются ФИО и должности членов комиссии, а в реестре обученных – номер протокола, в котором фиксируются результаты проверки, проведённые этой комиссией.
Полезные рекомендации
- Создайте шаблон Excel/CSV и обновляйте его после каждого курса – это ускорит подготовку файлов.
- Автоматизируйте процесс генерации XML с помощью скриптов (Python, PowerShell) – это уменьшит риск ошибок.
- Храните копии всех загруженных файлов и подтверждения об успешной загрузке в архиве минимум 3 года (требования Трудового кодекса).
- Регулярно проверяйте статус записей в реестре – система может автоматически пометить их как «Не подтверждены» после истечения срока действия ЭЦП.
- Следите за изменениями в нормативных актах: новые версии Постановления 2464 и письма Минтруда (например, письмо № 15‑2/ООГ‑250 от г.) могут вносить уточнения в список обязательных полей.
Внесение данных об обученных по охране труда в реестр Минтруд РФ – обязательный элемент системы управления охраной труда. Правильная регистрация, подготовка корректных файлов и своевременная загрузка позволяют избежать штрафов и повышают уровень безопасности на предприятии.
Следуя описанным выше шагам, вы сможете выполнить все требования законодательства без лишних задержек и ошибок.
Контактная информация
Минтруд России
Телефон горячей линии: 8 800 555‑33‑33
Электронная почта: info@mintrud.gov.ru
Сайт: www.mintrud.gov.ru