Дата публикации: , 03:20:38 ()

В 2026 году процедура заверения и оформления копий трудовой книжки продолжает оставаться важным этапом в работе кадрового отдела. Особое внимание требует последняя запись в копии документа – её правильное оформление подтверждает актуальность данных и соответствие требованиям законодательства.

Что подразумевается под «последней записью» в копии трудовой книжки?

Последняя запись – это запись, сделанная на последней странице (или листе) копии, которая подтверждает, что сотрудник работает по настоящему моменту или фиксирует его последнее трудовое событие. На практике это может быть:

• заверение записи подписью и печатью работодателя;
• указание «работает по настоящему времени»;
• номер прошитых листов и дата заверения.

Если в книжке появляется новая запись, предыдущая копия перестаёт быть действительной и требует обновления.

Как выглядит типичный образец последней записи?

Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов (укажите точное количество).
Работает по настоящему времени.
ФИО, должность уполномоченного лица, подпись, дата заверения, печать.

Точный текст может немного различаться, но обязательными элементами являются:

1. Указание «Верно»;
2. Количество прошитых листов;
3. Запись «Работает по настоящему времени»;
4. Подпись и печать уполномоченного лица;
5. Дата заверения.

Как правильно оформить копию трудовой книжки в 2026 году?

Согласно рекомендациям nalog-nalog.ru и официальным материалам КонсультантПлюс, процесс заверения копии включает несколько последовательных действий.

Пошаговая инструкция

1. Подготовка документа. Сотрудник получает копию трудовой книжки, подготовленную в бухгалтерии или отделе кадров.
2. Заявление сотрудника. Сотрудник пишет письменное заявление о выдаче копии и передаёт его в кадровую службу.
3. Заверение копии. На последнем листе копии делается отметка «Работает по настоящему времени», подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Указание количества листов. В конце оформления указывается точное количество прошитых листов (например, «прошито 12 листов»).
5. Передача копии. Готовая копия выдаётся сотруднику под его личную подпись с указанием даты получения.

Ключевые требования ГОСТа и законодательства

• На последнем листе должна быть надпись «работает по настоящему времени»;
• Подпись и печать уполномоченного лица (кадровой службы) обязательны;
• Дата заверения должна соответствовать календарному дню;
• Копия должна быть оформлена в течение 3‑х рабочих дней с момента обращения сотрудника (по требованиям Трудового кодекса).

Частые ошибки при оформлении последней записи

При работе с копией трудовой книжки часто допускаются следующие недочёты:

• Отсутствие указания количества листов. Без указания общего числа прошитых листов запись считается недействительной.
• Неправильный порядок подписи и печати. Подпись должна стоять после надписи «Работает по настоящему времени», а печать – рядом с подписью.
• Неуказание даты заверения. Дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Использование старого образца. При появлении новой записи в оригинальной трудовой книжке старая копия перестаёт быть актуальной.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Даже если есть печать, без подписи документ не считается заверенным.

Эти ошибки могут привести к отказу в выдаче копии или к её оспариванию в случае проверок.

Электронные версии и переход на электронные трудовые книжки

С 2024‑2025 годов в России активно внедряется электронная система ведения трудовых книжек. При переходе на электронный формат:

1. Последняя запись в бумажной копии заменяется записью в электронной базе данных;
2. Для выдачи бумажной копии требуется подтверждение актуальности данных через электронный ресурс;
3. Оформление последней записи остаётся прежним – подпись, печать и надпись «Работает по настоящему времени».

Таким образом, даже в электронной среде сохраняются требования к заверению копий, чтобы избежать расхождений при проверках.

Краткое резюме

Чтобы правильно оформить последнюю запись на копии трудовой книжки, необходимо:

• Указать «Верно» и количество прошитых листов;
• Сделать отметку «Работает по настоящему времени»;
• Подписать документ уполномоченным лицом;
• Поставить печать организации;
• Указать точную дату заверения;
• Сдать копию сотруднику под его подпись с указанием даты получения.

Соблюдение этих требований гарантирует юридическую силу копии, ускорит процесс оформления и избавит компанию от возможных проблем при проверках трудовой инспекции.

Если у вашей организации возникнут вопросы по оформлению копий трудовой книжки, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться образцами, опубликованными на официальных ресурсах (например, nalog-nalog.ru).

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.