Дата публикации: , 14:09

В 2026 году вопрос выбора способа ведения трудовой книжки остаётся актуальным для многих работодателей и сотрудников. От выбора зависит не только порядок оформления документа, но и юридические последствия для организации. В статье разберём, что происходит, если сотрудник не подаст заявление о способе ведения трудовой книжки, какие есть риски и какие шаги необходимо предпринять.

Юридический фон: когда возникает обязанность выбора

Согласно действующему Трудовому кодексу и рекомендациям ГАРАНТ.РУ, с каждый работник имеет право выбрать один из двух вариантов:

• Ведение бумажной трудовой книжки;
• Ведение электронной трудовой книжки.

Выбор фиксируется заявлением, которое employee подаёт в первичное место работы или при приёме на новую должность. Если заявление не подано до , то по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка.

Ключевые даты и сроки

1. До – последний срок подачи заявления о выборе способа.
2. С – если заявление не подавалось, ведётся бумажная форма.
3. С – возможна передача данных в ПФР в составе СЗВ‑ТД.

Что происходит, если заявление не подаётся?

Отсутствие заявления приводит к следующим последствиям:

• Автоматическое ведение бумажной трудовой книжки; Это правило применяется, если сотрудник не успел или не захотел выбрать электронный вариант.
• Риск ошибок при переносе данных. При переходе с одной организации в другую, если прежний работодатель не получил заявления, новые работодатели могут столкнуться с отсутствием подтверждённой информации о выбранном способе.
• Возможные штрафы. Административный штраф может быть наложен на работодателя, который не уведомил сотрудника о необходимости выбора способа до 31 октября 2020 года.

Примеры из практики

В 2021 году гражданин, потерявший бумажную трудовую книжку, не смог восстановить её и не подавал заявление о выборе способа. В результате:

• Сотрудник был вынужден оформить новую бумажную книжку в новом месте работы.
• Все предыдущие сведения о трудовой деятельности сохранялись только в ПФР, но не в официальной книжке.

Как изменить способ ведения трудовой книжки?

Если сотрудник уже работает, но хочет перейти с бумажной на электронную (или наоборот), необходимо выполнить следующие действия:

1. Подача заявления. Письменное заявление о выборе способа направляется в текущую организацию.
2. Заполнение формы в 1С:ЗУП. Бухгалтерия вводит данные в модуль «Зарплата и управление персоналом», формируя документ СЗВ‑ТД.
3. Передача информации в ПФР. Данные автоматически отправляются в ПФР в рамках отчёта СЗВ‑ТД о приёме на работу.
4. Обновление кадровых отчётов. В отчётах отражается выбранный способ, что влияет на расчётные документы.

Если прежний работодатель не получил заявления, новый работодатель должен продолжить вести трудовую книжку в том же режиме, в котором она была вести в предыдущей организации.

Что делать, если способ не выбран?

В ситуации, когда сотрудник до сих пор не определился со способом, работодатель может:

• Проводить информирование о необходимости выбора через внутренние каналы (email, Telegram, Rutube и т.д.).
• Проводить регулярные проверки в кадровой системе, чтобы выявить отсутствие заявления.
• При необходимости инициировать дополнительный запрос в ПФР для уточнения статуса сотрудника.

Важно помнить, что непредоставление заявления не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку. По умолчанию будет использована бумажная форма.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Нет. Выбор происходит только в одном режиме. Если сотрудник желает перейти в электронный формат, необходимо официально изменить способ через заявление.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку и не может её восстановить?

В этом случае сотрудник может подать заявление о выборе способа в новой организации. При отсутствии возможности восстановления прежних данных, новая книжка будет оформлена с нуля.

Как отразить в 1С:ЗУП отсутствие заявления о выборе способа?

В 1С:ЗУП в разделе «Ведение трудовой книжки» указывается «не выбрано». При этом в отчёте СЗВ‑ТД в поле «Способ ведения» ставится соответствующий код, что позволяет системе правильно сформировать данные для ПФР.

Какие сроки уведомления о выборе способа установлены законом?

Закон требует, чтобы работодатель уведомил сотрудника о необходимости выбора способа до 31 октября 2020 года. После этого срока уведомление не требуется, но выбор всё равно остаётся обязательным.

Отказ от выбора способа ведения трудовой книжки автоматически приводит к ведению бумажной формы. Это не освобождает работодателя от обязанностей по оформлению и передаче данных в ПФР, а также не устраняет риск административных штрафов, если требования к уведомлению не были выполнены вовремя.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Своевременно информировать сотрудников о необходимости подачи заявления;
• Контролировать поступление заявлений в HR‑отдел;
• При необходимости оперативно вносить изменения в 1С:ЗУП и отправлять данные в ПФР.

Только активное управление процессом выбора способа ведения трудовой книжки позволяет избежать юридических проблем и обеспечить корректное оформление трудовых отношений.