В Российской Федерации порядок ведения, хранения и оформления трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках, утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Постановление). В статье рассматриваем актуальный статус документа, ключевые требования, изменения, произошедшие с 2021 года, а также практические рекомендации для работодателей.

Исторический контекст и текущее положение

• Постановление № 225 было принято 16 апреля 2003 г. и с тех пор регулирует:
• ведение трудовых книжек;
• хранение и хранение до востребования;
• изготовление бланков трудовой книжки;
• обеспечение работодателей необходимыми материалами.
• Документ не отменён и остаётся в силе (редакция от 25 марта 2013 г.).
• Важнейшие изменения внесены Постановлением Правительства РФ № 132 от 1 марта 2008 г. и Приказом Минтруда РФ № 588н от 31 октября 2016 г., которые уточняют порядок заполнения и хранения.
• Новый порядок, вступивший в силу 1 сентября 2021 г., закреплён Приказом Минтруда РФ № 588н (изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек).

Ключевые положения Постановления № 225

Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Ведение осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Постановлением № 225.

Хранение и хранение до востребования

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у индивидуального предпринимателя). Хранение осуществляется в соответствии с требованиями к архивам, установленными законодательством РФ об архивном деле.

Изготовление бланков трудовой книжки

Работодатели обязаны обеспечивать наличие бланков трудовой книжки, изготовленных в соответствии с утверждёнными правилами. Бланки должны быть надёжными, защищёнными от несанкционированного изменения;

Обеспечение работодателей

В соответствии с Постановлением, работодатели обязаны:

• обеспечивать наличие бланков трудовой книжки;
• соблюдать порядок заполнения и оформления;
• сохранять копии записей в электронном виде (если предусмотрено законодательством);
• проводить регулярный контроль за соблюдением правил.

Практические рекомендации для работодателей

Организация хранения

• Создайте отдельный архивный фонд для трудовых книжек.
• Обеспечьте защиту от влаги, огня и кражи.
• Ведите учётный список с указанием номера, даты выдачи и текущего местонахождения.

Процедура выдачи и возврата

1. При приёме на работу работник получает трудовую книжку.
2. При увольнении работник возвращает книгу, а работодатель оформляет запись о завершении трудового договора.
3. Если работник не получает книгу, она хранится до востребования.

Электронный формат

Согласно последним поправкам, работодатели могут использовать электронные трудовые книжки, если это предусмотрено законодательством. В таком случае:

• нужно обеспечить надёжную систему хранения данных;
• обеспечить доступ только авторизованным лицам;
• сохранять резервные копии.

Контроль и аудит

Регулярно проводите внутренний аудит соблюдения правил. При проверке со стороны Государственной инспекции труда убедитесь, что:

• все книги находятся в порядке;
• учётный список актуален;
• соблюдены требования архивного дела.

Сводка изменений (таблица)

Постановление Правительства РФ № 225 остаётся основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения, хранения и оформления трудовых книжек в России. С 2021 года в него были внедрены дополнительные требования, направленные на повышение прозрачности и эффективности работы с документами. Работодатели обязаны следовать всем пунктам постановления, обеспечивать надёжное хранение и своевременное обновление записей. Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав работников.

Ссылки на нормативные акты

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (ред. от 25 марта 2013 г.).
• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 – дополнения к Постановлению № 225.
• Приказ Минтруда РФ от 31 октября 2016 г. № 588н – изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
• Приказ Минтруда РФ от 1 сентября 2021 г. – новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ – основной законодательный акт, регулирующий трудовые отношения.
• Закон РФ об архивном деле – требования к хранению документов.

Дата публикации: 21 мая 2026 г. . Все сведения актуальны на момент написания статьи.