Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его квалификацию, стаж и достижения. В ней фиксируются не только даты начала и окончания работы, но и сведения о повышении квалификации, переквалификации, стажировках и обучении. В последнее время в законодательстве и практических рекомендациях появились новые требования и уточнения, которые важно учитывать работодателям и сотрудникам.
Что такое повышение квалификации?
Повышение квалификации – это процесс усовершенствования профессиональных навыков и знаний, направленный на повышение эффективности работы. Квалификацию можно повысить:
- Получив более высокий разряд, класс, категорию, классный чин или уровень;
- Пройдя курс повышения квалификации, семинар, тренинг, стажировку;
- Получив высшее образование (первое, второе, третье звено) или дополнительные квалификации.
Почему запись в трудовой книжке важна?
Запись о повышении квалификации в трудовой книжке имеет несколько преимуществ:
- Юридическая защита – подтверждает факт получения квалификации в случае споров с работодателем.
- Профессиональная репутация – повышает ценность сотрудника на рынке труда.
- Права и льготы – в некоторых случаях наличие записи об обучении влияет на расчёт отпускных, надбавок и других выплат.
Законодательная база
Ключевые нормативные акты, регулирующие запись о повышении квалификации в трудовой книжке:
- Федеральный закон «О труде» (частями 1–3).
- Письмо Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) от 9 ноября 2023 г. № ПГ/23192‑6‑1 – «О внесении записи в трудовую книжку о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень».
- Инструкция по ведению трудовых книжек, обновлённая в 2020 г. (пункты 49–50).
- Постановления и распоряжения, касающиеся дистанционного обучения и электронных трудовых книжек.
В письме Роструд 9 ноября 2023 г. разъясняется, что запись о повышении квалификации в трудовой книжке не является обязательной, если работник не получил более высокий разряд, класс, категорию, классный чин или уровень. Однако, если квалификация повышена, запись обязана быть внесена.
Когда обязательно вносить запись?
Запись о повышении квалификации обязательна в следующих случаях:
- При присвоении работнику более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня.
- При получении высшего образования (первого, второго, третьего звена) – в раздел «Сведения о работе» (на титульном листе).
- При прохождении ежегодных курсов повышения квалификации, по результатам которых выдается сертификат.
- При прохождении стажировки, переподготовки, переквалификации.
В остальных случаях запись может быть добровольной, но рекомендуется её вносить для подтверждения факта обучения.
Как правильно оформить запись?
Запись в трудовой книжке оформляется следующим образом:
- В отдел кадров сотрудник предоставляет документ, подтверждающий повышение квалификации (сертификат, диплом, справка).
- В отдел кадров оформляется письмо о внесении записи (формат зависит от организации, но обычно содержит дату, название курса, количество часов, дату получения сертификата).
- Запись в трудовой книжке выглядит так:
Пример записи:
- «Диплом об окончании курса повышения квалификации «Управление проектами» (30 часов) – г.»
- «Сертификат о прохождении онлайн‑курса «Новые технологии в ИТ» (20 часов) – г.»
Если работник получил более высокий разряд, запись должна содержать и новый разряд:
- «Разряд 2 (первый уровень) – г.»
Что делать, если запись пропущена?
Если запись о повышении квалификации пропущена, её можно внести в трудовую книжку с помощью дополнения:
- Подготовьте заявление сотрудника о необходимости внесения пропущенной записи.
- Составьте дополнение к записи, указав дату и причину пропуска.
- Подпишите и заверьте документ.
- Внесите запись в трудовую книжку и сохраните копию в кадровом учёте.
Электронные трудовые книжки и дистанционное обучение
С 2024 г. в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). В них можно автоматически вносить записи о повышении квалификации, полученной дистанционно. Важно:
- Проверить, поддерживает ли ваша система ЭТК запись о дистанционном обучении.
- Убедиться, что сертификаты от онлайн‑курсов имеют цифровую подпись и подтверждают факт обучения.
- Сохранять копии всех документов в электронном архиве компании.
Практические рекомендации для работодателей
- Создайте внутреннюю политику по вносу записей о повышении квалификации, включая перечень обязательных и добровольных записей.
- Обучите персонал отдела кадров правилам оформления записей и требованиям законодательства.
- Внедрите систему напоминаний о ежегодных курсах и сроках получения сертификатов.
- Периодически проверяйте наличие и корректность записей в трудовых книжках.
- При переходе на электронные трудовые книжки убедитесь в соответствии с требованиями ФСТЭК и НКРП.
Практические рекомендации для сотрудников
- Сохраняйте все документы, подтверждающие повышение квалификации (сертификаты, дипломы, справки).
- Периодически проверяйте, внесена ли запись в трудовую книжку.
- Если запись пропущена, незамедлительно обратитесь в отдел кадров с заявлением.
- При работе в нескольких компаниях убедитесь, что каждая трудовая книжка содержит актуальные сведения.
- При получении высшего образования обязательно предоставьте диплом в отдел кадров.
Шаблоны документов
Ниже приведены простые шаблоны для записи в трудовой книжке и дополнения:
Шаблон записи о повышении квалификации
Трудовая книжка
№ _________ Дата: ____________
Внесено: ___________ (должность/отдел)
Запись: «Сертификат о прохождении курса повышения квалификации «Название курса» (кол-во часов) – Дата выдачи»
Шаблон дополнения к записи
Трудовая книжка
№ _________ Дата: ____________
Внесено: ___________ (должность/отдел)
Дополнение: «Пропущена запись о повышении квалификации «Название курса» (кол-во часов) – Дата выдачи»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли не вносить запись о повышении квалификации? – Если работник не получил более высокий разряд, класс, категорию, классный чин или уровень, запись не обязательна, но рекомендуется.
- Что делать, если сертификат был выдан в электронном виде? – Сохраните PDF‑копию с цифровой подписью и предоставьте в отдел кадров.
- Как проверить, что запись внесена правильно? – Сравните дату и содержание записи с оригиналом сертификата.
- Можно ли вносить запись о повышении квалификации в другом месте работы? – Запись в трудовой книжке должна быть внесена по месту работы, где была получена квалификация.
Ведение точных и своевременных записей о повышении квалификации в трудовой книжке – важный элемент кадрового делопроизводства. Оно обеспечивает юридическую защиту, подтверждает профессиональный рост и способствует карьерному развитию сотрудника. Следуя рекомендациям и требованиям законодательства, работодатели и работники могут избежать ошибок и недоразумений, связанных с учётом квалификации.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству или в отдел кадров вашей организации.