Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону, в период работы сотрудника в компании, его трудовая книжка хранится у работодателя. Однако нередко возникают ситуации, когда в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ. В таких случаях перед отделом кадров встает вопрос: сколько времени необходимо хранить невостребованную трудовую книжку и что с ней делать дальше?
Общие правила: выдача в день увольнения
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день). В этот же день в документ вносится соответствующая запись об увольнении, которая заверяется подписью кадровика и печатью организации (при наличии). Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.
Если работник не забрал трудовую книжку сразу
Если в день увольнения выдать документ невозможно (работник заболел, прогулял, отказался забирать книжку или просто не явился), работодатель не имеет права просто выбросить или уничтожить ее. Порядок действий в таком случае строго регламентирован:
- Уведомление: Работодатель обязан направить уволенному сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на ее отправку по почте.
- Снятие ответственности: Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Хранение до явки: До момента явки работника за трудовой книжкой или до получения письменного согласия на ее пересылку по почте, документ хранится у работодателя.
Сроки хранения невостребованной трудовой книжки
Сроки хранения трудовых книжек, не полученных работниками при увольнении, зависят от нескольких факторов и делятся на этапы:
Хранение в отделе кадров (отдельно от остальных книжек)
Невостребованные трудовые книжки и их дубликаты должны храниться в отделе кадров предприятия в течение двух лет отдельно от трудовых книжек действующих сотрудников. Это правило позволяет оперативно выдать документ, если бывший работник внезапно вспомнит о нем и обратится в компанию.
Выдача по требованию
Если работник, не получивший трудовую книжку после увольнения, обращается за ней позже, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Дальнейшее хранение в архиве
Что происходит по истечении двух лет? Невостребованные документы не подлежат уничтожению. Они передаются в архив организации. Здесь сроки разветвляются в зависимости от даты ведения документа:
- До востребования: Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся у работодателя до востребования.
- 50 лет: Если ведение трудовой книжки было закончено после 1 января 2003 года, срок ее хранения в архиве составляет 50 лет. Это связано с общими правилами архивного хранения документов, по которым лицевые счета и документы о стаже хранятся полвека.
Особые случаи
Существуют ситуации, которые требуют отдельного внимания:
- Смерть работника: В случае смерти сотрудника, его трудовая книжка выдается ближайшим родственникам. Если родственники не обратились за документом, он хранится на предприятии также до востребования.
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК): В связи с внедрением электронных трудовых книжек, бумажный вариант хранится у работодателя до увольнения сотрудника или до востребования, либо пока работник не примет окончательное решение перейти исключительно на электронную версию.
Риски для работодателя
Очень важно соблюдать все правила и сроки хранения невостребованных документов. Если работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения и не направил уведомление, он несет материальную ответственность. По закону, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.
2 года — в отделе кадров отдельно от книжек работающих сотрудников.
До 50 лет (или до востребования) — в архиве организации, если ведение документа было окончено после .
Главное правило для кадровика — не уничтожать документ и всегда быть готовым выдать его бывшему сотруднику в течение 3 рабочих дней после его обращения. Соблюдение этих норм позволит организации избежать штрафов и судебных исков.