Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и квалификацию. Поэтому правильное хранение этого документа является обязательным требованием законодательства РФ. Ниже приведены подробные правила, которые применяются к хранению трудовых книжек в соответствии с актуальными нормативными актами.
Общие требования к хранению
- Место хранения – трудовые книжки должны храниться в отдельном файле, принадлежащем работодателю, в специально отведённом помещении (обычно в отделе кадров).
- Защита от потери и повреждения – файл должен находиться в защищённом месте (сейф, защищённый шкаф, архивная камера) с ограниченным доступом.
- Отделение от личных документов сотрудника – трудовая книжка не должна находиться в личном файле работника, а храниться в отдельном файле работодателя.
- Срок хранения – после прекращения трудового договора книжку необходимо хранить не менее 30 лет.
Файл для трудовых книжек
Файл должен быть оформлен в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от № 132 и последующих поправок. В нём фиксируются:
- Номер и дата выдачи каждой трудовой книжки.
- Сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения, место работы).
- Список всех страниц, внесённых в книжку.
- Дата и подпись лица, внесшего запись.
Новый порядок ведения и хранения (с 1 сентября 2021 г.)
В соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н вступил в силу новый образец трудовой книжки, а также обновлённый порядок её ведения и хранения. Ключевые изменения:
- Новый формат страницы, включающий вкладыши (дополнительные страницы, которые могут быть вставлены в книжку).
- Обязательное наличие в файле книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовой книжки, которые должны храниться на бумажном носителе.
- Указание, что все страницы трудовой книжки должны быть размещены в отдельном файле, а не в личном архиве сотрудника.
Письмо Минтруда от 5 марта
В письме Минтруда от 5 марта 2024 г. уточнено, что:
- Книга учета движения трудовых книжек и книга по учету бланков трудовой книжки должны храниться на бумажном носителе.
- Эти книги необходимо вести в отдельном файле, доступ к которому ограничен.
- При необходимости работодатели могут использовать электронный формат, но это не заменяет бумажный архив.
Практические рекомендации по хранению
- Выделите отдельный шкаф или сейф в отделе кадров, где будет храниться файл трудовых книжек.
- Установите контроль доступа – только уполномоченные лица (HR‑менеджер, бухгалтер) могут открывать файл.
- Регулярно проверяйте целостность документа – наличие всех страниц, отсутствие повреждений.
- Ведите регистрационный журнал (книга учета движения) с датами перемещения книжек (выдача, возврат, хранение).
- При потере или повреждении трудовой книжки работодатель обязан оформить новый экземпляр и уведомить сотрудника.
- Обеспечьте копию для сотрудника (если он требует), но оригинал остаётся в файле работодателя;
Что делать при увольнении сотрудника?
- Трудовая книжка возвращается в отдел кадров, где она сохраняется в отдельном файле.
- Срок хранения после увольнения — не менее 30 лет.
- Если сотрудник требует копию, оформляется сертифицированная копия по запросу.
- При необходимости, в случае судебного разбирательства, файл может быть передан в компетентный орган.
Электронные решения (на будущее)
На данный момент законодательство РФ не предусматривает замену бумажных трудовых книжек электронными версиями. Однако в рамках цифровизации кадровой службы возможно использование электронных архивов для хранения копий, но оригинал остаётся в бумажном виде.
Трудовые книжки работников должны храниться в отдельном, защищённом файле работодателя, в соответствии с требованиями постановления № 132/2008 и приказа Минтруда № 320н/2021. Ключевые моменты:
- Отдельный файл в отделе кадров.
- Защита от потери и повреждения.
- Срок хранения минимум 30 лет.
- Ведение книги учета движения и книги по учету бланков на бумажном носителе.
- Наличие копии для сотрудника, но оригинал остаётся у работодателя.
Соблюдение этих правил гарантирует законность кадровой документации, защиту прав сотрудников и соблюдение требований государственных органов.