Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника. В ней фиксируются все важные события трудовых отношений: прием на работу‚ переводы‚ повышение квалификации‚ награждения‚ увольнение и др. Правильное оформление записей регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённым приказом Минтруда России № 320н от  г.

Правовая база и общие требования

• Записи вносятся в бумажный вариант трудовой книжки‚ если работник был трудоустроен до  года и отказался от перехода в электронный формат.
• Если трудовая книжка заведена до  г.‚ записи вносятся именно в неё‚ а не в новую форму.
• Записи делаются в течение пяти дней с даты начала соответствующего события (приём‚ перевод‚ увольнение и т.п.).
• Все записи делаются чёрными чернилами (не синим) и без исправлений. При ошибке запись зачёркивается одной чертой и вносится новая запись.
• Для каждой записи требуется подпись (или печать) уполномоченного лица – обычно руководителя отдела кадров.

Основные типы записей

2.1 Приём на работу

Запись делается в раздел «Сведения о работе». Образец записи:

– – ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚
 Департамент продаж‚ должность – менеджер по продажам‚
 тарифная ставка – 45 000 руб.‚ график – 5/2.
 Приём на работу по трудовому договору № 123/2026 от .
 (подпись руководителя отдела кадров)

2.2 Перевод на другую должность или в другое подразделение

Запись указывает прежнюю и новую должность‚ дату перевода и основание (приказ).

– – ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚
 Департамент продаж → Департамент маркетинга‚
 должность – менеджер по маркетингу‚
 перевод по приказу № 45/2026 от .
 (подпись руководителя отдела кадров)

2.3 Повышение квалификации‚ обучение‚ аттестация

Запись фиксирует форму обучения‚ дату завершения и полученный уровень квалификации.

– – ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚
 повышение квалификации – курс «Современные методы продаж»‚
 сертификат № 567/2026‚ уровень – специалист.
 (подпись руководителя отдела кадров)

2.4 Награждения и поощрения

Запись о награде указывает название награды‚ дату и основание.

– – ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚
 награждён грамотой «Лучший сотрудник года» за выполнение плана продаж.
 (подпись руководителя отдела кадров)

2.5 Увольнение

Запись об увольнении может быть по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д. Важно использовать корректные формулировки.

– – ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚
 увольнение по собственному желанию‚
 приказ № 78/2027 от .
 (подпись руководителя отдела кадров)

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте документ‑основание. Это приказ‚ заявление работника‚ договор и т.п.
2. Определите место записи. В разделе «Сведения о работе» ищите свободную строку. Если строк нет – оформляйте вкладыш в ту же трудовую книжку.
3. Заполните запись. Пишете чёрными чернилами‚ без исправлений. Формат даты – ДД.ММ.ГГГГ (цифрами) или ДД месяц ГГГГ (месяц прописью).
4. Подпишите (или поставьте печать). Подпись ставится от руки‚ печать – отдела кадров (по согласованию с Рострудом).
5. Проверьте запись. Убедитесь‚ что все данные совпадают с документом‑основанием.
6. Сдайте копию записи работнику. По требованию работника он имеет право получить копию.

Часто задаваемые вопросы

4.1 Нужно ли ставить печать отдела кадров?

Да‚ печать отдела кадров считается допустимой. Роструд подтверждает‚ что печать кадровой службы не противоречит Порядку 320н‚ если она ставится уполномоченным лицом.

4.2 Как исправить ошибку в записи?

Зачёркивают ошибочную часть одной чертой‚ не закрывая полностью запись‚ и сразу вносят правильную запись. Ни в коем случае не используют корректирующую жидкость.

4.3 Что делать‚ если свободных строк в трудовой книжке нет?

Оформляют вкладыш (специальный лист формата А5) и вклеивают его в книжку. Вкладка подписывается тем же лицом‚ что и основная запись.

4.4 Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

С 2021 года вводится электронный вариант. Однако работник‚ трудоустроенный до  г.‚ может отказаться от перехода и сохранять бумажный формат. В таком случае все записи делаются в бумажную книжку.

Примеры типовых записей (готовые шаблоны)

• Приём на работу – – – ЗАО «Технополис»‚ г. Санкт‑Петербург‚ отдел IT‚ должность – программист‚ ставка – 70 000 руб.‚ приём по трудовому договору № 12/2026 от . (подпись)
• Перевод – – – ЗАО «Технополис»‚ г. Санкт‑Петербург‚ перевод из отдела IT в отдел R&D‚ должность – старший разработчик‚ приказ № 34/2026 от . (подпись)
• Повышение квалификации – – – ЗАО «Технополис»‚ г. Санкт‑Петербург‚ повышение квалификации – курс «Искусственный интеллект»‚ сертификат № 78/2026‚ уровень – специалист. (подпись)
• Награждение – – – ЗАО «Технополис»‚ г. Санкт‑Петербург‚ награждён благодарностью за внедрение проекта «Smart‑Factory». (подпись)
• Увольнение по собственному желанию – – – ЗАО «Технополис»‚ г. Санкт‑Петербург‚ увольнение по собственному желанию‚ приказ № 56/2027 от . (подпись)

Трудовая книжка – документ‚ который сохраняет трудовую биографию сотрудника. Правильное и своевременное внесение записей гарантирует законность трудовых отношений‚ упрощает получение социальных льгот и повышает доверие между работником и работодателем. Соблюдая порядок‚ установленный приказом Минтруда № 320н‚ и используя приведённые образцы‚ вы избежите типичных ошибок и обеспечите надёжную документацию.

Дата последнего обновления:  г.