Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Корректное ведение книжки включает не только внесение сведений о приёме, переводе и увольнении, но и соблюдение установленного порядка нумерации записей, листов и страниц. Ниже представлен подробный разбор правил нумерации, основанный на действующих нормативных актах и практических рекомендациях (КонсультантПлюс, «Главная книга», судебная практика).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет обязательность ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» (в ред. от ) – содержит конкретные требования к оформлению, включая нумерацию.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует ведение книги учёта движения трудовых книжек.
• Разъяснения КонсультантПлюс (Издательство «Главная книга», 2026 г.) – типичные ситуации по оформлению вкладыша и исправлению нумерации.

Основные принципы нумерации

1. Нумерация ведётся последовательно по каждому разделу трудовой книжки (Сведения о работе, Сведения о наградах, Сведения о профессии и специальности и т.д.).
2. Первая запись в разделе получает номер 1, последующие – увеличиваются на единицу.
3. При заполнении всех страниц раздела оформляется вкладыш. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию основной книжки по соответствующему разделу.
4. Нумерация листов (страниц) книги учёта движения трудовых книжек указывается как в цифрах, так и прописью (например, «12 (двенадцать) листов»).
5. Запись, не имеющая номера или даты, считается недействительной и подлежит исправлению.

Нумерация основной части трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе»

Согласно п. 38 Правил ведения трудовых книжек, в графе 1 ставится порядковый номер записи. Пример:

• Запись № 1 – приём на работу в ООО «Альфа» (приказ № 5 от ).
• Запись № 2 – перевод на другую должность (приказ № 12 от ).
• Запись № 3 – увольнение по собственному желанию (приказ № 20 от ).

Если в разделе заполнены все строки, дальнейшие сведения вносятся во вкладыш, начиная с номера, следующего за последним в основной книжке.

Другие разделы

Аналогичный порядок применяется к разделам:

• «Сведения о наградах»;
• «Сведения о профессии и специальности»;
• «Сведения о повышении квалификации»;
• «Сведения о работе в условиях вредных и (или) опасных факторов производственной среды».

В каждом из них нумерация начинается с единицы и продолжается без обрыва.

Нумерация вкладыша

Когда оформляется вкладыш?

Вкладыш оформляется, когда в одном из разделов трудовой книжки полностью заполнены все предусмотренные строки (обычно 25 строк). Заявление работника о выдаче вкладыша не требуется (п. 39 Правил).

Как продолжать нумерацию?

Нумерация записей во вкладыше не начинается заново, а продолжает нумерацию основной книжки по соответствующему разделу.

«Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию в книжке;»

Ошибки в нумерации и их исправление

Типичные ошибки

• Начало нумерации во вкладыше с единицы, несмотря на незавершённую нумерацию в основной книжке.
• Пропуск номера (например, записи № 5 и № 7, а № 6 отсутствует).
• Отсутствие даты или номера делает запись недействительной.
• Исправление путём зачёркивания записи (недопустимо в разделе «Сведения о работе»).

Как исправить?

1. Если ошибка обнаружена до выдачи книжки сотруднику – аккуратно исправить запись, не зачёркивая старый текст, а внести исправление выше или рядом, указав «Исправлено» и подпись ответственного лица.
2. Если ошибка обнаружена после выдачи книжки – оформить дополнительную запись с указанием правильного номера и даты, а в графе 2 сделать пометку «Исправление записи № X».
3. При неправильной нумерации во вкладыше (начата с единицы) – оформить запись о корректировке нумерации во вкладыше, указав, что нумерация должна продолжаться с номера Y (где Y – следующий номер после последней записи в основной книжке).

Важно: любое исправление должно быть заверено подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и датой.

Пример исправления ошибки нумерации во вкладыше

Ситуация: основная книжка закончилась на записи № 22. Во вкладыше ошибочно начата нумерация с 1.

• Запись № 1 (ошибочная) – приём на работу в ООО «Бета».
• Запись № 2 (ошибочная) – перевод на другую должность.

Исправление:

1. Внести запись № 23 – «Исправление нумерации во вкладыше: правильная нумерация должна начинаться с номера 23».
2. Далее продолжить нумерацию: запись № 24 – приём на работу в ООО «Бета» (исправленная запись), запись № 25 – перевод на другую должность (исправленная запись).

Все исправления заверяются подписью и датой.

Книга учёта движения трудовых книжек: нумерация листов

В книге учёта движения трудовых книжек (журнал) обязательна заверительная запись, содержащая:

• название книги;
• количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью;
• должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации;
• дату оформления журнала;
• удостоверение подписи печатью организации (если требуется).

Пример записи:

«Журнал учёта движения трудовых книжек. Прошито и пронумеровано 24 (двадцать четыре) листа. Директор ООО «Гамма» __________ Иванов И.И. ».

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Перед внесением каждой записи проверять последний номер в соответствующем разделе.
2. Вести отдельный журнал или электронную таблицу с последними использованными номерами для каждого раздела – это минимизирует риск ошибки.
3. Обучать сотрудников отдела кадров правилам нумерации, используя методические материалы и примеры из КонсультантПлюс.
4. При обнаружении ошибки немедленно вносить исправление согласно пункту 4;2, избегая зачёркиваний.
5. Хранить копии всех исправленных страниц в личном деле работника на случай споров.

Правильная нумерация в трудовой книжке – не просто формальность, а гарантия легитимности документа и защиты прав как работника, так и работодателя. Соблюдение последовательности нумерации записей, листов и страниц, а также своевременное и корректное оформление вкладыша позволяют избежать споров при подтверждении трудового стажа, начисления пенсии и при трудоустройстве.

Следуя нормативным актам (ТК РФ, Приказ Минтруда № 69, разъяснения КонсультантПлюс) и применяя представленные рекомендации, кадровая служба обеспечит безошибочное ведение трудовых книжек и вкладышей, что повысит доверие сотрудников к организации и снизит риск административных штрафов.

Дата подготовки статьи: 23 мая 2026 г.