Вкладыш трудовой книжки – это неотъемлемая часть документа, которая используется, когда основной лист книги заполнен полностью.
Правильное оформление записи во вкладыше имеет юридическую силу и защищает как работника, так и работодателя от возможных проверок и споров.

Правовая база

Согласно пункту 38 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», вкладыш считается продолжением трудовой книжки.
Без вкладыша запись в трудовой книжке считается недействительной, если раздел «Сведения о работе» уже заполнен полностью.

С 1 сентября 2021 г. актуальный бланк вкладыша установлен Приказом Минтруда России от № 320н (Приложение 1).
С этого момента все новые записи должны вестись согласно этому образцу.

Когда необходимо использовать вкладыш?

• Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» в основной части книжки;
• Необходимо добавить сведения о новых местах работы, увольнении, переводе, награждении и т.п.;
• В случае исправления ошибок, сделанных в предыдущих записях (при наличии официальных документов‑оснований).

Как правильно оформить запись во вкладыше

Подготовка

1. Убедитесь, что у вас есть актуальный бланк вкладыша (приказ Минтруда № 320н).
2. Проверьте, что в основной части книжки завершена нумерация записей (например, запись № 12).
3. Подготовьте документы, подтверждающие факт трудовых отношений (трудовой договор, приказ о приёме, приказ об увольнении и т.д.).

Порядок заполнения

Заполнение происходит по той же схеме, что и в основной части книжки, но нумерация продолжается.

1. Номер записи – ставится следующий по порядку (если в основной части последняя запись № 12, то во вкладыше первая будет № 13).
2. Дата начала работы – указывается полная дата (дд.мм.гггг).
3. Наименование организации – полное официальное название работодателя.
4. Трудовая функция (должность) – указывается в соответствии с трудовым договором.
5. Основание приема – приказ, договор, решение и т.п.
6. Дата увольнения (если запись о завершённом периоде) – указывается полная дата.
7. Основание увольнения – приказ, соглашение сторон и т.п.
8. Подпись ответственного лица – подпись и печать (если есть) лица, уполномоченного вести трудовые книжки (обычно HR‑менеджер, бухгалтер, руководитель подразделения).
9. Подпись работника – ставится подпись самого сотрудника (приём и увольнение).

Пример заполнения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли начать запись в основной части книжки, а закончить её во вкладыше?

Да, это допускается. Если запись о приёме (начало) внесена в последнюю строку основной части, её окончание (дата увольнения, основание увольнения) может быть оформлено во вкладыше. Главное – сохранить непрерывность нумерации и подписи обеих сторон.

Можно ли вносить новые записи в «пустые» разделы вкладыша, если они ещё не использованы?

Нет. По пункту 38 записи должны вноситься последовательно. Вкладыш считается продолжением последнего заполненного раздела, поэтому новые записи вносятся только после завершения всех строк предыдущего раздела.

Как вести нумерацию записей во вкладыше?

1. Нумерация не начинается с 1 – она продолжается от последнего номера в основной части.
2. Если в основной части последняя запись № 25, то первая запись во вкладыше будет № 26.
3. При наличии нескольких вкладышей (редко) нумерация продолжается сквозным порядком, без «перезапуска».

Кто отвечает за правильность заполнения вкладыша?

Ответственность несёт работодатель (или уполномоченное им лицо). В большинстве организаций этим занимается отдел кадров, бухгалтерия или руководитель подразделения. При проверке инспекций подписи и печати проверяющих должны совпадать с документами, подтверждающими факт трудовых отношений.

Что делать, если и основной лист, и вкладыш полностью заполнены?

В таком случае необходимо:

• Вставить новый вкладыш в середину уже существующего (обычно после последней заполненной записи).
• Обеспечить надёжное скрепление (клей, скотч, шов) так, чтобы не нарушалась целостность книжки.
• Продолжить нумерацию с того же номера, где она остановилась.

Ошибки, которых следует избегать

• Заполнение «пустых» строк – нельзя оставлять пустые места в разделе, а потом заполнять их позже.
• Перезапуск нумерации во вкладыше – номер должен идти подряд.
• Отсутствие подписи ответственного лица – без подписи запись считается недействительной.
• Использование устаревшего бланка – после 1 сентября 2021 г. действуют формы из приказа № 320н.
• Неправильное расположение вкладыша – вкладыш вшивается в середину книги, а не просто приклеивается к обложке.

Пошаговый алгоритм «Продолжить запись во вкладыше»

1. Проверьте, что в основной части книжки заполнен последний пункт раздела «Сведения о работе».
2. Возьмите актуальный бланк вкладыша (приказ Минтруда № 320н).
3. Определите номер следующей записи (последний номер + 1).
4. Заполните все поля согласно образцу (см. пункт 3.2).
5. Поставьте подписи ответственного лица и работника.
6. Вставьте (вшить) вкладыш в книжку в соответствии с инструкциями: обычно в середину первого вкладыша, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждении.
7. Проверьте запись на соответствие оригинальным документам (приказ, договор).
8. Сохраните копию (скан) записи в электронном архиве организации.

Помните: без вкладыша запись в трудовой книжке недействительна, а неправильное оформление может привести к штрафам для работодателя и к затруднениям при подтверждении трудового стажа сотрудником.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или к региональному отделу Роструда.