Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника в России․ В ней фиксируются все важные события: приём на работу‚ перевод‚ увольнение‚ повышение квалификации‚ премии и т․д․ Внесение записей в трудовую книжку должно быть точным‚ своевременным и соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Порядка № 320‑Н․
Дата публикации: 23 мая 2026 г․
Когда необходимо внести запись?
- Приём на работу – в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора (ст․ 1 п․ 1 ТК РФ)․
- Перевод на другую должность или в другое подразделение – в любой момент‚ когда обнаружена ошибка или требуется дополнить сведения․
- Увольнение – в момент расторжения трудового договора․
- Повышение квалификации‚ премии‚ награды – по приказу работодателя․
- Переименование организации – при изменении названия работодателя․
- Переход на электронную трудовую книжку – при отказе от бумажной версии․
Правила оформления записей
В трудовой книжке существует три раздела: Сведения о работе‚ Сведения о квалификации и Сведения о премиях и наградах․ В разделе «Сведения о работе» фиксируются все изменения‚ связанные с трудовым статусом․
Формат записи
№ п․ Дата Организация (старое название) Переименована в Новое название Дата переименования Документ
Пример записи о переименовании:
№ 5 ООО «Ромашка» переименована в ООО «Лютик» Приказ № 12/2026 от
Порядок внесения пропущенной записи
Трудовой кодекс РФ и Порядок № 320‑Н не требуют хронологического порядка записей․ Поэтому при наличии оснований для внесения пропущенной записи работодатель имеет право добавить её под порядковым номером‚ следующим за последней существующей записью‚ в любой момент‚ когда обнаружена ошибка․
Важно не оставлять пропусков в номерах записей․ Если между двумя записями есть пустые строки‚ это не делает записи недействительными‚ но рекомендуется заполнить их последовательно․
Внесение записи о переводе после увольнения
Если работник был уволен‚ а затем переведён в другую должность (или в другую организацию)‚ запись о переводе должна быть внесена в трудовую книжку с новым порядковым номером․ Работодатель может сделать это в любой момент после обнаружения ошибки․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 г․ работники могут отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную․ При этом работодатель обязан:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку в соответствии с правилами․
- Выдать сотруднику бумажную копию на руки․
- Зарегистрировать запись в системе электронных трудовых книжек (например‚ Е‑Офис 24)․
Переход на ЭТК не отменяет обязательства вести бумажную книгу до момента полного перехода․
Специальные случаи
Переименование организации
При переименовании в трудовой книжке необходимо внести запись в раздел «Сведения о работе»:
- Указать старое название и дату переименования․
- Указать новое название․
- Ввести номер и дату документа‚ подтверждающего переименование․
Внесение записи в вкладыш
Если в трудовой книжке нет свободных строк‚ запись может быть внесена в вкладыш․ Важно‚ чтобы запись была полной и корректной․ Частичное внесение в книгу и частичное в вкладыш не допускается․
Перевод на вахтовый метод
При работе вахтовым методом запись в разделе «Сведения о работе» должна содержать указание о характере работы․ Пример:
№ 12 ООО «Горизонт» Перевод на вахтовый метод Приказ № 5/2026
Как правильно внести запись о приёме на работу
Для новых сотрудников‚ которые приходят на основное место работы‚ запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора․ В графе 3 раздела «Сведения о работе» указываются:
- Дата приёма․
- Наименование организации․
- Должность․
- Трудовой договор или приказ․
Пример:
№ 1 ООО «ТехноПлюс» Приём на работу Трудовой договор № 1/2026
Что делать‚ если запись пропущена?
- Проверьте наличие свободных строк в трудовой книжке․
- Если свободных строк нет‚ внесите запись в вкладыш․
- Укажите новый порядковый номер‚ следующий за последней записью․
- Подтвердите запись приказом работодателя․
- Сохраните копию всех документов в системе кадровой информации․
- Всегда вносите записи своевременно – в течение пяти рабочих дней после события․
- Не оставляйте пропусков в номерах записей․
- При ошибках в записи вносите исправление в любой момент‚ после обнаружения ошибки․
- При переходе на электронную трудовую книжку обязательно соблюдайте порядок оформления записей в бумажной версии․
- При переименовании организации обязательно указывайте старое и новое название‚ а также документ‚ подтверждающий изменение․
Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите правильность и законность оформления трудовой книжки‚ что важно как для работодателя‚ так и для сотрудника․