Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих стаж и профессиональную деятельность работника. Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные трудовые книжки (выданные до 2023 года или по заявлению работника) продолжают вестись и требуют строгого соблюдения правил их заполнения.

В данной статье мы разберем актуальные требования, действующие в 2026 году, основываясь на приказах Минтруда и сложившейся практике.

Основные принципы ведения трудовых книжек

При заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться следующими фундаментальными правилами:

• Актуальность формы. С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда № 320н от . Старые бланки, выданные ранее, остаются действительными и замене не подлежат, но новые записи в них вносятся по новым правилам.
• Язык заполнения. Все записи вносятся на русском языке.
• Инструменты. Записи производятся чернилами (черного, синего или фиолетового цвета) или с помощью печатно-пишущих устройств. Использование сокращений не допускается (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ»).
• Хронология. Записи вносятся строго в хронологическом порядке.

Порядок внесения записей о приеме и увольнении
Самая частая операция, это фиксация приема на работу и увольнения. Ошибки здесь недопустимы, так как они влияют на расчет пенсии.

Запись о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» указываются:
Дата приема (графы 1 и 2).
Наименование работодателя (полное и сокращенное, если есть), если это первая запись в данном разделе.
Должность (профессия) с указанием структурного подразделения (графы 3 и 4).
Основание: номер и дата приказа о приеме на работу.

Запись об увольнении
При увольнении сотрудника (например, по собственному желанию) важно правильно сформулировать причину со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

• В графе 3 пишется: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении.

> Важно: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью работника.

Особенности заполнения при реорганизации и изменении данных

Часто возникают вопросы о том, что делать при переименовании компании или ее реорганизации.

• Переименование организации: В графе 3 делается запись: «Организация [старое название] переименована в [новое название]». Основанием служит соответствующий приказ. Нумерация записей продолжается.
• Реорганизация: Если организация А реорганизована в организацию Б, вносится запись о переименовании или преобразовании, после чего вносится запись о приеме в новую организацию (если меняется юридическое лицо) или делается соответствующая отметка о правопреемстве.

Исправление ошибок и ведение дубликатов

Ошибки в трудовых книжках случаются, и порядок их исправления строго регламентирован.

Если ошибка обнаружена сразу
Неправильная запись зачеркивается одной чертой, но так, чтобы можно было прочесть исправленное. Рядом вносится правильная запись со ссылкой на приказ об исправлении.

Если трудовая книжка утеряна или испорчена
С 1 января 2024 года изменен порядок оформления дубликата трудовой книжки.

• Если книжка утеряна, дубликат оформляется на основании документов, подтверждающих стаж (справки, архивные выписки, копии приказов).
• Если книжка испорчена (залита, порвана, записи не читаются), она также признается недействительной, и работнику выдается дубликат.
• В графе 4 дубликата, где обычно указывается номер приказа, в случае отсутствия возможности восстановить данные о прошлой работе, могут ставиться прочерки или вноситься данные на основании свидетельских показаний и архивных справок, если это позволяет законодательство конкретного случая.

Электронные трудовые книжки: актуальность 2026 года

С 7 марта (года внедрения расширенного функционала) россияне получили возможность обращаться в Социальный фонд России (бывший ПФР) для включения в электронные трудовые книжки информации обо всем стаже, даже если он не был отражен в базах ранее.

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведется параллельно с бумажной для тех, кто не отказался от бумажного формата до конца 2020 года, или является единственной для новых работников.
• Все записи, вносимые в бумажную книжку в 2026 году, должны быть оперативно переданы работодателем в Социальный фонд для отражения в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать сокращения в датах?
Нет, даты пишутся полностью: число, месяц (словом или цифрами, но месяц лучше писать словами во избежание путаницы), год. Например: 23 мая 2026 г.

Что делать, если в бумажной книжке закончились страницы?
Вкладыш в трудовую книжку. Он вшивается в конце книжки, и его нумерация продолжается. Вкладыш без трудовой книжки недействителен;

Нужно ли заверять копии записей для работника?
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Копия заверяется подписью и печатью с надписью «Копия верна».

Соблюдение правил заполнения трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников при выходе на пенсию. Внимательность к деталям, использование актуальных форм и своевременное внесение изменений в электронные базы данных помогут избежать проблем в будущем.