Дата публикации:
Вопрос о том, кто и как ставит печать в трудовой книжке при увольнении сотрудника, часто вызывает споры как у работодателей, так и у HR‑специалистов. Ниже представлена полная разъяснительная статья, в которой собраны нормативные ссылки, практические рекомендации и ответы на типовые вопросы.
Кто имеет право ставить печать в трудовой книжке?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64, 65) и Федеральному закону № 178‑ФЗ «О труде и охране труда»**, в трудовую книжку вносится запись о каждом рабочем дне сотрудника. Запись делается управлением кадров (или отдельным отделом по работе с персоналом) организации.
Кто конкретно ставит печать?
- Отдел кадров / HR‑служба – основной ответственный за оформление трудовых книжек.
- Уполномоченный руководитель (директор, главный бухгалтер) может подписать запись, но печать ставится только после подтверждения факта увольнения.
- Сам сотрудник не имеет права самостоятельно ставить печать, однако может подписать соответствующую запись.
Когда вносится отметка о увольнении?
Отметка о увольнении вносится в тот же день, когда сотрудник официально прекращает работу, либо в течение трёх рабочих дней после подписания приказа об увольнении. При этом в книжке указываются:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (по статье трудового договора, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д;).
- Подпись сотрудника (при необходимости – подпись руководителя).
- Печать организации.
Как правильно оформить запись о увольнении?
Ниже – пошаговый алгоритм оформления записи в трудовой книжке при увольнении:
- Подготовка документа – оформление приказа об увольнении, подпись руководителя и печать организации.
- Получение подписи сотрудника – в присутствии свидетеля сотрудник подписывает запись о прекращении трудовых отношений.
- Внесение данных в книжку – в соответствующее поле вносится:
- ФИО сотрудника;
- Дата увольнения;
- Основание увольнения;
- Подпись сотрудника и руководителя;
- Печать организации.
- Утверждение записи – руководитель отдела кадров проверяет правильность заполнения и ставит печать.
- Передача сотрудникам копий – выдача сотрудникам выписки из трудовой книжки и справки о работе, если они требуются.
Какие ошибки часто допускаются?
- Отсутствие печати – запись считается недействительной без официальной печатью организации.
- Неправильное основание увольнения – указание неверного пункта трудового договора или отсутствие подписи сотрудника.
- Запоздалое внесение записи – запись должна быть сделана в день увольнения или в течение трёх рабочих дней.
- Несоответствие подписи и печати – подпись руководителя должна совпадать с подписью, поставленной в приказе об увольнении.
Что делать, если в книжке нет печати?
Если по какой‑то причине в книжке не была поставлена печать, необходимо:
- Срочно оформить дополнительный акт, в котором указывается, что запись в книжке подтверждена печатью организации.
- Получить подпись руководителя и подтверждение от отдела кадров.
- В случае невозможности поставить печать (например, из‑за отсутствия печати в компании) – оформить запись с указанием, что запись подтверждена подписью руководителя и печатью, которая будет поставлена в ближайшее время.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли оформить запись о увольнении без печати, если сотрудник уходит по собственному желанию?
Ответ: Нет. По закону запись в трудовой книжке обязана быть заверена печатью организации, независимо от причины увольнения. - Вопрос: Что делать, если сотрудник ушёл, а в компании нет печатного станка?
Ответ: Временное решение – оформить запись с подписью руководителя и уведомить сотрудника, что печать будет поставлена в течение установленного срока. - Вопрос: Сколько времени может храниться запись в книжке после увольнения?
Ответ: Запись сохраняется в книжке до конца срока действия документа (обычно 50 лет), но её содержимое может быть использовано в суде или при проверках.
Печать в трудовой книжке при увольнении – обязательный элемент оформления, который подтверждает законность прекращения трудовых отношений. Правильное оформление гарантирует:
- Соответствие требованиям Трудового кодекса;
- Защиту компании от возможных споров;
- Удобство для самого сотрудника, которому понадобится подтверждение работы для будущих работодателей.
Помните, что каждый шаг оформления должен быть задокументирован, подписан и заверен печатью организации. Только так запись в трудовой книжке будет иметь юридическую силу.
Автор статьи: HR‑консультант,