Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный опыт сотрудника. Несмотря на активный переход на электронный документооборот, правила ведения бумажных трудовых книжек строго регламентированы законодательством РФ. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель обязан заводить и вести трудовую книжку, а также какие ответственность и сроки предусмотрены законом.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, обязанность по ведению этого документа лежит не на всех работодателях. К этой категории относятся:
- Юридические лица (организации всех форм собственности);
- Индивидуальные предприниматели (ИП).
Важное исключение: работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями, не обязаны вести трудовые книжки на своих наемных работников.
Основные условия для оформления трудовой книжки
Работодатель обязан завести и вести трудовую книжку при соблюдении двух главных условий:
- Срок работы: Сотрудник должен проработать в организации свыше пяти дней. Если работник уволился или договор был расторгнут в течение первых пяти дней, заводить трудовую книжку не требуется.
- Тип занятости: Работа в данной организации должна быть для работника основной. На совместителей трудовые книжки не заводятся (записи о совместительстве вносятся в книжку по основному месту работы).
Стоит отметить, что обязанность вести трудовую книжку распространяется в т.ч. на сезонных и временных работников, если они проработали более пяти дней и работа является для них основной.
Обязанности работодателя по обращению с документом
Помимо самого факта ведения записей, на работодателя возлагается целый комплекс административных функций (согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
- Обеспечение сохранности: Документы должны храниться в безопасном месте, исключающем доступ посторонних лиц.
- Учет и достоверность: Работодатель несет ответственность за правильность вносимых данных и соблюдение хронологии записей.
- Выдача документа: По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (например, для целей обязательного социального страхования).
Бумажная или электронная трудовая книжка (ЭТК)?
В современном праве работник имеет право выбора способа ведения трудового стажа:
- Бумажная книжка: Продолжает вестись в обычном режиме, если работник не подал заявление о переходе на электронный формат.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Формируется в системе СФР (Социального фонда России).
Если работник выбрал электронный формат, бумажная книжка хранится у работодателя. Если же работник не определился или выбрал бумажный вариант, работодатель продолжает вести записи в традиционном документе.
Важные нюансы:
Уведомление: Согласно позиции Роструда, работодатель не обязан уведомлять сотрудника о том, что бумажная трудовая книжка ему не оформляется (например, если он работает менее 5 дней или является совместителем).
Отчетность: Независимо от того, ведется ли бумажная трудовая книжка, работодатель обязан сообщать в СФР о приеме на работу нового сотрудника (подача формы ЕФС-1).
Резюме
Таким образом, если вы являетесь юридическим лицом или ИП и наняли сотрудника на основную работу, вы обязаны завести ему трудовую книжку, как только он проработает у вас 6-й день. Несоблюдение этих норм может привести к административным штрафам и трудовым спорам с работником.