В современной практике ведения кадровой документации часто возникает вопрос: где следует начать новую запись о приёме на работу, а где её продолжить во вкладыше к трудовой книжке? Ответ кроеться в правилах нумерации, требованиях законодательства и особенностях оформления документов.
Общие принципы
Записи в трудовой книжке вносятся в определённом порядке. Если в соответствующем разделе книжки уже нет свободного места, продолжение записи делается во вкладыше. При этом важно соблюдать непрерывность нумерации – номер новой записи во вкладыше должен идти сразу после последнего номера, поставленного в основной части трудовой книжки.
Что такое вкладыш?
Вкладыш – отдельный листок (или набор листов), который пришивается к странице трудовой книжки. Он используется для:
- продолжения записи о приёме на работу;
- указания должности, места работы (структурного подразделения);
- других сведений, не помещающихся в обычный раздел.
Когда вкладыш обязателен?
Вкладыш необходим, если:
- в разделе «История занятости» уже заполнены все страницы;
- необходимо добавить сведения, которые не укладываются в стандартный шаблон;
- требуется оформить отдельный документ, подтверждающий факт работы (например, при увольнении или изменении условий труда).
Как правильно перенести запись во вкладыш
Согласно практике КонсультантПлюс (2025) и рекомендациям 1С Ярославль, алгоритм переноса выглядит так:
- Определите, что запись начинается в трудовой книжке (обычно в разделе «Приём на работу»).
- Заполните всю доступную строку в этом разделе.
- Если строка полностью заполнена, перенесите продолжение записи во вкладыш.
- В вкладыше укажите должность, место работы, даты, а также подпись руководителя.
Важно помнить, что нельзя разделять одну и ту же запись между несколькими страницами основной части – всё, что относится к одному событию, должно находиться в одном документе (либо в книжке, либо в вкладыше).
Нумерация записей во вкладыше
Нумерация – ключевой момент. По пункту 38 Правил ведения и хранения кадровой документации, нумерация во вкладыше должна продолжаться от последнего номера, поставленного в основной части.
Пример нумерации
Если в трудовой книжке последняя запись имеет номер № 12, то первая запись во вкладыше будет пронумерована № 13, вторая – № 14 и т.д.
- № 13 – Приём на работу в отдел продаж .
- № 14 – Изменение должности .
- № 15 – Перевод в другое подразделение .
Что делать, если нумерация «сбилась»?
Если в процессе заполнения обнаружилось, что номер пропущен или поставлен неверно, необходимо:
- Вернуть правильный порядок, исправив запись (при этом важно оформить исправление подписью и датой);
- Убедиться, что новые записи продолжают последовательность без «пробелов».
Примеры заполнения вкладыша
Ниже приведён типовый образец заполнения вкладыша в 2025 году (приложение к приказу Минтруда № 320н).
| № | Дата | Должность/Посада | Место работы (структурное подразделение) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 13 | Менеджер по продажам | Отдел продаж, г. Москва | Приём на работу | |
| 14 | Руководитель отдела | Отдел продаж, г. Москва | Повышение должности |
В каждом случае номер соответствует продолжению последовательности, начатой в основной части трудовой книжки.
Частые ошибки и как их избежать
- Начинать нумерацию во вкладыше с единицы. Это нарушает требование о непрерывности. Нужно всегда продолжать с последнего номера.
- Заполнять вкладыш без указания даты или подписи. Каждая запись должна быть подтверждена датой и подписью уполномоченного лица.
- Разделять одну запись на несколько листов. Весь контекст события должен находиться в одном документе.
- Игнорировать требования к оформлению вкладыша. Вкладыш должен быть надёжно пришит к книжке и иметь одинаковый формат со страницей.
Юридическая база
Основания для оформления вкладыша содержатся в следующих нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой книжки» (устарел, но определил принципы).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы вкладыша в трудовую книжку» (актуален до 2025 года).
- КонсультантПлюс (2025) – разъяснения по вопросам переноса записей.
- Практика экспертов 1С Ярославль и другие консалтинговые компании.
Эти документы подтверждают, что начало записи делается в основной части трудовой книжки, а продолжение – во вкладыше, при этом нумерация продолжается последовательно.
Правильное оформление вкладыша – важный элемент кадрового документооборота. Соблюдая правила:
- начать запись в трудовой книжке;
- продолжить её во вкладыше, сохранив непрерывность нумерации;
- правильно оформить дату, должность, место работы и подпись;
- следить за соответствием требованиям законодательства,
можно избежать ошибок, которые могут привести к потере стажа или усложнить подтверждение трудовой деятельности сотрудника.
Для более детального ознакомления рекомендуется обратиться к актуальному образцу вкладыша (Приложение 1 к приказу Минтруда № 320н) и использовать проверенные консалтинговые сервисы.