Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях. С 2025 года в России действует обязательное ведение как бумажной, так и электронной трудовой книжки (ЭТК). Вопрос, «вписывать ли данные в трудовую книжку», становится особенно актуальным, когда речь идёт о правильности оформления, юридической значимости и соблюдении сроков. В этой статье мы разберём все нюансы, которые помогут вам избежать ошибок и правильно вести трудовую книжку.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальная запись о трудовом стаже работника, его должностях, квалификациях, наградах и т.д. Она используется:
- для расчёта пенсионных и социальных выплат;
- для подтверждения трудового стажа при смене работодателя;
- для контроля за соблюдением трудового законодательства.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатели обязаны вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о работе сотрудника.
Законодательные требования к ведению трудовой книжки
В 2025 году в России вступили в силу новые правила:
- Работодатель обязан вести двойную запись – в бумажной и в электронной версии.
- Новые сотрудники, которые впервые поступают на работу в 2025 году, не могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой – обе версии обязательны.
- Внесение данных в бумажную трудовую книжку должно сопровождаться записью в учётную книгу движения трудовых книжек (серию, номер, дата заполнения).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как она работает
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). Основные особенности:
- Доступность – данные можно получить в любой момент через портал ФСТЗ.
- Юридическая значимость – выписка из ЭТК заверяется электронной подписью.
- Автоматизация – запись в ЭТК производится через портал работодателя, что снижает риск ошибок.
Для оформления новой ЭТК работодатель должен:
- зарегистрироваться в системе «Кадры»;
- заполнить форму «Создание новой трудовой книжки»;
- передать данные в ФСТЗ.
Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка
- Плюсы: простота, отсутствие технических требований, возможность быстро сверить данные.
- Минусы: риск потери, необходимость ручного ввода в ЭТК, возможность ошибок при копировании.
Электронная трудовая книжка
- Плюсы: автоматизация, мгновенный доступ, защита от потери.
- Минусы: необходимость подключения к интернету, возможные технические сбои, необходимость обучения персонала.
Как правильно вести трудовую книжку: пошаговая инструкция
Внесение данных в бумажную трудовую книжку
- Получите ьный лист с личными данными работника.
- Заполните раздел «Сведения о работе»:
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- Должность, стаж, квалификация.
- Дата приёма на работу и увольнения.
- Награды, премии, повышения.
- Проверьте правильность данных, сверив их с приказами и договорами.
- Подпишите и датируйте запись.
- Сохраните запись в учётной книге движения трудовых книжек.
Внесение данных в электронную трудовую книжку
- Авторизуйтесь в системе «Кадры».
- Выберите сотрудника и перейдите в раздел «Внести сведения о работе».
- Заполните форму, используя те же данные, что и в бумажной версии.
- Сохраните запись и получите электронную подпись.
- Проверьте, что запись появилась в базе ФСТЗ (обычно в течение 24 ч).
Как исправить данные в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке можно исправлять только в соответствии с законодательством:
- На ьном листе допускается исправление ошибок, если это было сделано предыдущим работодателем.
- В разделе «Сведения о работе» исправления возможны только по приказу работодателя и с указанием причины.
- Для исправления в бумажной версии необходимо оформить дополнение с указанием даты и подписи руководителя.
- В ЭТК исправление производится через портал «Кадры» с указанием причины и датой исправления.
Как проверить данные в трудовой книжке
Для проверки можно воспользоваться несколькими способами:
- Сравните бумажную запись с выпиской из ЭТК через портал ФСТЗ.
- Проверьте наличие всех необходимых документов (приёмный лист, приказ об увольнении);
- Спросите у сотрудника копию договора о работе и убедитесь, что данные совпадают.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? – Нет, в 2025 году обе версии обязательны.
- Что делать, если сотрудник не привёл бумажную трудовую книжку? – Внесите данные в ЭТК и оформите дубликат бумажной книги.
- Как быстро получить выписку из ЭТК? – Через портал ФСТЗ, выписка заверяется электронной подписью.
- Как исправить ошибку в ЭТК? – Через портал «Кадры» с указанием причины и датой исправления.
- Можно ли использовать только бумажную трудовую книжку в 2026 году? – Нет, обе версии обязательны.
Вписывать ли данные в трудовую книжку? Да – и в бумажной, и в электронной версии. Это не только законное требование, но и гарантия правильного расчёта пенсионных и социальных выплат, а также защитой прав работника. Следуя приведённой инструкции, вы избежите ошибок, ускорите процесс оформления и обеспечите юридическую чистоту трудовых отношений.
Не забывайте: правильное ведение трудовой книжки – залог успешного взаимодействия с сотрудниками и государственными органами.