Трудовая книжка – это официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника‚ его права и обязанности. В ней фиксируются все существенные события‚ связанные с трудовым договором: приём на работу‚ перевод‚ повышение квалификации‚ награждения‚ увольнение и основания прекращения трудового договора. Ниже разберём‚ какие именно записи вносятся‚ как правильно оформлять даты и какие изменения произошли в 2026 году.
Общие правила внесения записей
- Записи вносятся только работодателем;
- Используются арабские цифры (число и месяц – двузначные‚ год – четырёхзначный).
- Записи делаются аккуратно‚ черной или синей ручкой‚ без стирания.
- Если запись производится с помощью технических средств (перенос красителей‚ оттиск штампа)‚ она должна быть подтверждена печатью работодателя.
- Все записи оформляются в соответствии с Порядком ведения трудовой книжки‚ утверждённым постановлением Правительства РФ.
Основные типы записей
Приём на работу
В графе 2 (для трудовых книжек‚ выданных после 1 января 1975 г.) указывается дата приёма в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например:
5 января 1984 г. →
Если трудовая книжка выдана до 1 января 1975 г.‚ формат ГГГГ.ММ.ДД (1984.01.05).
Перевод на другую постоянную работу
В графе 3 указывается дата перевода‚ а в графе 4 – название новой должности и подразделения. Пример:
Перевод 12 март 2025 г. →
Увольнение и основания прекращения трудового договора
В графе 5 фиксируется дата увольнения. В графе 6 указываются основания (согласие сторон‚ истечение срока‚ нарушение трудовой дисциплины и т.д.). Пример:
Увольнение 30 июнь 2026 г. →
Награждения и достижения
В графе 7 указываются сведения о награждениях‚ премиях‚ сертификатах. Важно указать дату вручения и название награды.
Обучение и повышение квалификации
В графе 8 фиксируются сведения о повышении квалификации‚ получении новых квалификаций‚ прохождении обучения. Указывается дата и название программы.
Совместительство и вахтовый метод работы
В зависимости от типа совместительства (внешнее или внутреннее) вносится отдельная запись. Внутреннее совместительство – запись в том же разделе‚ но с указанием «Внутреннее совместительство». Внешнее – отдельный раздел в трудовой книжке.
Как оформить ьный лист
- Укажите полное наименование организации‚ её ИНН‚ КПП‚ адрес.
- Укажите ФИО работника‚ дату рождения‚ паспортные данные.
- Укажите дату выдачи трудовой книжки.
- Подпись руководителя и печать организации.
Электронные сведения о трудовой деятельности
С 2026 г. работник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. В этом случае бумажная книжка выдаётся только для подтверждения‚ а все записи вносятся в электронный реестр. При этом:
- Записи в бумажной книжке должны быть последними‚ отражающими текущее состояние.
- При переходе на электронный формат необходимо подать заявление и получить подтверждение от работодателя.
Примеры оформления записей
Приём на работу
– Приём на работу в должности Системный администратор в ООО «ТехСервис».
Перевод
– Перевод на должность Менеджер по продажам в отдел продаж.
Увольнение
– Увольнение по соглашению сторон. Основание: «Согласие сторон».
Награждение
– Награждение премией «Лучший сотрудник года».
Повышение квалификации
– Повышение квалификации до уровня Сертифицированный специалист по информационной безопасности.
Что изменилось в 2026 году
- Введён обязательный переход на электронный реестр трудовой деятельности для всех организаций‚ которые приняли решение о цифровизации.
- Установлены новые требования к форматированию дат: теперь дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ в любой трудовой книжке‚ независимо от даты выдачи.
- Добавлена новая графа для записи о совместительстве с указанием типа (внешнее/внутреннее) и даты начала.
- Уточнено‚ что записи о награждениях должны сопровождаться копией официального документа.
Практические рекомендации
- Перед внесением записи убедитесь‚ что у вас есть все необходимые документы (приёмный договор‚ приказ о переводе‚ приказ об увольнении).
- Проверяйте‚ что дата в записи совпадает с датой в официальном документе.
- Если в разделе уже заполнены все строки‚ оформляйте новую запись в следующем свободном месте‚ но обязательно уточните‚ что это новая запись.
- При работе с электронными данными убедитесь‚ что они синхронизированы с бумажной копией.
Трудовая книжка – это живой документ‚ который отражает всю историю трудовой деятельности работника. Правильное и своевременное внесение записей обеспечивает законность и прозрачность трудовых отношений. Следуя приведённым правилам и рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовой книжки как в бумажном‚ так и в электронном виде.