Каждый работодатель, будь то крупная организация или индивидуальный предприниматель, обязан иметь четко регламентированную систему управления персоналом․ В основе этой системы лежат Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), локальный нормативный акт, который регулирует все аспекты трудовых отношений в компании․ Особое место в этих правилах занимает порядок ведения и хранения трудовых книжек, так как именно этот документ подтверждает стаж и историю работы сотрудника․
В данной статье мы подробно разберем, что представляют собой ПВТР, как их правильно составить и какую роль в них играют правила работы с трудовыми книжками․
Что такое Правила внутреннего трудового распорядка?
Согласно статье 189 Трудового кодекса РФ, ПВТР — это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и времени отдыха, а также меры поощрения и взыскания․
Важно понимать: Правила внутреннего трудового распорядка должны быть абсолютно у каждого работодателя․ Роли не играет ни организационно-правовая форма, ни численность работников․ Отсутствие ПВТР является нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы․
Структура и содержание ПВТР
Грамотно составленные Правила внутреннего трудового распорядка должны включать в себя следующие ключевые разделы:
- Общие положения: цели и задачи документа, сфера его действия․
- Порядок приема и увольнения работников: здесь же регламентируется работа с трудовыми книжками (подробнее об этом ниже)․
- Основные права и обязанности работников: разъясняются права, соответствующие требованиям статьи 21 ТК РФ․
- Основные права и обязанности работодателя: полномочия и ответственность руководства․
- Режим рабочего времени и времени отдыха: ПВТР регламентируют режимы работы всех категорий занятых в организации сотрудников, начало и конец рабочего дня, перерывы, выходные․
- Меры поощрения и дисциплинарные взыскания: порядок применения премий, благодарностей, а также замечаний, выговоров и увольнений за проступки․
Многие аспекты внутреннего распорядка можно не расписывать полностью, а лишь указать норму трудового законодательства, на которую делается ссылка․
Порядок утверждения ПВТР
Согласно статье 190 ТК РФ, Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (например, профсоюза) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ․ Если профсоюза нет, документ утверждается единолично работодателем․
С утвержденными ПВТР каждый новый сотрудник должен быть ознакомлен под роспись до подписания трудового договора․
Трудовые книжки в контексте ПВТР
Раздел ПВТР, касающийся порядка приема и увольнения, неразрывно связан с таким важным документом, как трудовая книжка․ Трудовой кодекс и специальные нормативные акты (в частности, Правила ведения и хранения трудовых книжек) возлагают на работодателя строгие обязанности по работе с ними․
Что должно быть прописано в ПВТР о трудовых книжках?
Хотя основы работы с трудовыми книжками регулируются федеральным законодательством, в Правилах внутреннего трудового распорядка целесообразно закрепить следующие моменты:
- Сроки оформления: Работодатель обязан оформить трудовую книжку сотруднику, проработавшему у него свыше 5 дней, если это основное место работы․ В ПВТР можно указать ответственное лицо и конкретный срок (например, «в течение 3 рабочих дней с момента истечения пятидневного срока»)․
- Ответственность за ведение и хранение: В Правилах необходимо четко указать должность сотрудника, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек (обычно это кадровик или бухгалтер), и порядок назначения такого лица приказом работодателя․
- Порядок выдачи при увольнении: В ПВТР следует прописать, что трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора (в последний день работы) с внесением соответствующей записи․
- Работа с дубликатами и вкладышами: Краткий алгоритм действий в случае утери или порчи книжки работником или работодателем, а также порядок оформления вкладышей․
- Хранение бланков: Указание на то, что чистые бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчетности, а заполненные книжки — в несгораемых сейфах или металлических шкафах․
Важно!
Не забывайте, что в 2021 году в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Сейчас работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку только тем сотрудникам, которые до конца 2020 года подали соответствующее заявление․ В ПВТР можно добавить пункт о том, что работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех сотрудников в соответствии с законодательством РФ․
Ответственность за невыполнение установленного порядка
Раздел ПВТР об ответственности сторон имеет критическое значение․ Если работодатель нарушает правила ведения трудовых книжек (например, задерживает выдачу при увольнении, не вносит записи или теряет документ), он несет материальную ответственность:
- Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст․ 234 ТК РФ)․
- За нарушение законодательства о труде и охране труда (в т․ч․ правил ведения трудовых книжек) предусмотрена административная ответственность (штрафы по ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Со своей стороны, работник несет дисциплинарную ответственность за несоблюдение ПВТР (опоздания, прогулы, невыполнение обязанностей), что также фиксируется в трудовой книжке в виде записей об увольнении по соответствующим статьям․
Правила внутреннего трудового распорядка — это главный внутренний документ компании, который задает стандарты поведения и работы для всего коллектива․ Грамотно прописанные ПВТР, особенно в части, касающейся порядка приема на работу и ведения трудовых книжек, защищают работодателя от юридических рисков и конфликтов с персоналом․
Регулярно актуализируйте ПВТР в соответствии с изменениями в Трудовом кодексе РФ и не забывайте знакомить с ними сотрудников под роспись!