Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек. Несмотря на глобальную цифровизацию, которая коснулась многих сфер человеческой жизни, вопрос о том, как правильно заполнять трудовую книжку от руки, остается актуальным для многих кадровиков и работодателей. В этой статье мы подробно разберем правила ручного заполнения бумажной трудовой, а также коснемся современных трендов — электронных трудовых книжек (ЭТК).

Переход на электронный формат: что изменилось?

С 1 января 2020 года в России введен новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа — электронная трудовая книжка. Зачем она нужна? Трудовая книжка необходима для подсчета стажа, решения спорных моментов при начислении пенсии либо для поиска новой работы.

Электронная трудовая — это цифровой аналог документа на бумажном носителе. Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Это позволяет работнику не беспокоиться о возможной утрате документа, в т.ч. по вине работодателя. С помощью электронной книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в СФР и какая информация там отражена.

Кто обязан вести ЭТК?

На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в Социальный фонд России. Исключение составляют лишь работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная (ст. 66, 66.1 ТК РФ). Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Бумажная трудовая книжка: правила заполнения от руки

Несмотря на развитие ЭТК, бумажные бланки никуда не исчезли. Если работник сохранил бумажный вариант, работодатель обязан продолжать вести его по всем правилам. Рассмотрим, как правильно вносить записи от руки.

Общие требования к внесению записей

• Цвет чернил: Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой. Допускается использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета. Использование шариковой ручки не рекомендуется, так как со временем такие записи могут выцветать и размазываться.
• Язык: Все записи делаются на государственном языке Российской Федерации (русском).
• Разборчивость: Почерк должен быть аккуратным и легко читаемым. Не допускаются произвольные сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Без исправлений: Зачеркивание неточных или неправильных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается. Изменения вносятся путем признания записи недействительной и внесения правильных данных.

Пошаговый алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»

1. Заголовок: В виде заголовка (без номера и даты) в графе 3 пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации или индивидуального предпринимателя.
2. Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
3. Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу, перевода, увольнения арабскими цифрами (например: ).
4. Графа 3 (Сведения): Вносится сама запись о приеме, переводе или увольнении с указанием должности, профессии, специальности и квалификации. При увольнении обязательно указывается причина со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
5. Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование документа (приказ, распоряжение), его дата и номер.

Важные нюансы учета

Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает: вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Даже если вы активно используете электронный кадровый учет, эти журналы должны быть распечатаны, пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Электронная или бумажная: что выбрать?

Многие работники, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), обрадовались. В XXI веке живем, кругом цифровизация, и риск потерять или испортить бумажный бланк действительно высок. Однако у бумажной книжки остаются свои плюсы:

• Независимость от технологий: Бумажный документ можно предъявить даже при отсутствии интернета или сбоев в базах данных.
• Привычный формат: Многие работодатели и проверяющие органы по-прежнему привычно работают с физическим носителем.
• Полная картина: В бумажной книжке виден весь стаж с самого начала трудовой деятельности, в то время как в ЭТК автоматически перенеслись только данные с 2020 года (более ранние периоды нужно запрашивать отдельно через СФР или бывших работодателей).

Требование заполнять трудовую книжку от руки — это не просто дань традициям, а строгий законодательный стандарт, обеспечивающий юридическую чистоту и долговечность документа. Кадровикам необходимо соблюдать аккуратность, использовать правильные чернила и не допускать сокращений.

В то же время, цифровизация не стоит на месте. Электронная трудовая книжка надежно защищает данные сотрудника и упрощает отчетность перед СФР. Если вы работодатель, помните: пока сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной версии, вам придется вести двойной учет — аккуратно вносить записи от руки в бланк и одновременно отправлять форму ЕФС-1 в Социальный фонд.