Вопрос правильного оформления копий документов, особенно таких важных, как трудовая книжка, остается актуальным для работодателей и сотрудников. Неправильно заверенный документ может быть признан недействительным государственными органами (например, налоговой службой или банками), что повлечет за собой отказ в выдаче кредита, визы или пособия. Самое главное правило, которое нужно помнить: копия трудовой книжки заверяется каждый лист, если документ не прошит особым образом.
В данной статье мы подробно разберем правила заверения, актуальные на май 2026 года, и ответим на вопрос, почему важно уделять внимание каждой странице.
Основное правило: заверение каждой страницы
Согласно сложившейся практике делопроизводства и требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также разъяснениям кадровых служб, при предоставлении копии трудовой книжки необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Полное копирование: Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа.
- Индивидуальное заверение: На каждом листе копии (на оборотной стороне или в свободном месте лицевой стороны, не закрывая текст оригинала) должна стоять надпись «Верно» или «Копия верна».
- Подпись и дата: Рядом с надписью ставится должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
Важно помнить, что если вы просто скопировали страницы и скрепили их степлером без прошивки нитками, то заверять необходимо каждую из страниц отдельно. Отсутствие заверения даже на одном листе может стать основанием для отказа в принятии документа.
Альтернативный вариант: прошивка документа
Существует способ упростить процедуру заверения, если копий много. Если листы копии трудовой книжки прошиты нитками, правила меняются:
- Концы нити пломбируются бумажной наклейкой на обороте последнего листа.
- На наклейке пишется количество прошитых и пронумерованных листов.
- Заверительная надпись («Копия верна»), должность, подпись, расшифровка и дата ставятся только на месте прошивки (на наклейке).
- В этом случае заверять каждый лист отдельно не требуется, так как целостность документа обеспечена прошивкой и печатью (или подписью) на пломбе.
Однако, если прошивка не выполнена, требование о заверении каждого листа представляемой копии остается обязательным.
Тонкости оформления и частые ошибки
При подготовке копии трудовой книжки в 2026 году следует избегать распространенных ошибок, которые делают документ недействительным:
Двусторонняя печать
Текст на копии должен располагаться только с одной стороны листа формата А4. Двусторонняя печать не допускается, так как это затрудняет чтение и заверение документа.
Заверение разворота вместо страницы
Некоторые ошибочно полагают, что можно заверить один лист А4, на котором размещены две страницы книжки (разворот). HR-специалисты рекомендуют заверять копию каждого разворота или даже каждой физической страницы оригинала, перенесенной на бумагу, чтобы исключить любые сомнения в подлинности записей.
Отсутствие даты
Копия действительна в течение определенного срока (обычно 1 месяц с даты выдачи), поэтому отсутствие даты заверения делает документ ничтожным.
Нечитаемая печать или подпись
Если используется печать организации, она должна четко читаться. Если печати нет (например, у ИП), достаточно подписи уполномоченного лица, но иногда требуется приложить выписку из ЕГРИП или приказ о наделении полномочиями.
Кто имеет право заверять копию?
Заверять копию трудовой книжки имеет право:
- Работодатель (для работающих сотрудников).
- Уполномоченное лицо (кадровик, бухгалтер, руководитель организации).
- Нотариус (если копия требуется для третьих лиц, а работодатель отказывает или сотрудник уже уволен).
Для работающих сотрудников обращение к нотариусу обычно не требуется и не оплачивается работником, так как работодатель обязан выдать заверенную копию бесплатно в течение 3 рабочих дней по заявлению сотрудника.
Правильное заверение копии трудовой книжки — это гарантия того, что документ будет принят во всех инстанциях. Главное, о чем нужно помнить: если вы не используете метод прошивки всех листов с последующим пломбированием, то заверять нужно каждую страницу, начиная с титульного листа. Соблюдение этих простых правил поможет избежать бюрократических проволочек и признания документа недействительным.
Дата актуализации информации: май 2026 года.