Правильное оформление трудовой книжки (ТК) при приеме работника на временную работу, критически важная задача для кадровика и работодателя. Ошибки в записях могут повлечь административную ответственность, а также создать проблемы для работника при получении пенсии или при увольнении. Данная статья содержит подробные инструкции, нормативные обоснования и наглядные образцы, основанные на актуальном Приказе Минтруда России от № 320н и Трудовом кодексе РФ.
Нормативная база: что обязательно знать
Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:
- Статья 66 ТК РФ — устанавливает обязательность оформления трудовой книжки при приеме на работу.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму трудовой книжки, порядок ее ведения и хранения. Именно этот приказ действует с сентября 2021 года.
Ключевое правило: Запись о приеме на работу (включая временный) вносится в трудовую книжку не ранее шестого рабочего дня с момента фактического допуска работника к работе; Это следует из ч. 3 ст. 66 ТК РФ и п. 2 Порядка № 320н.
Особенности записи о приеме на временную работу
Прием на временную работу (срочный трудовой договор, заключенный на срок до 5 лет, например, для замещения отсутствующего сотрудника, на период выполнения сезонных работ и т.д.) оформляется по общим правилам, но с важной спецификой в формулировке.
Обязательные реквизиты записи
В разделе «Сведения о работе» (первая сторона) запись должна содержать:
- Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, ГУП). Можно проставить штамп с печатью или написать от руки.
- Дату заключения трудового договора (день, месяц, год).
- Основание для приема — обычно это ссылка на приказ (распоряжение) работодателя. Для временного приема важно указать, что договор заключен на определенный срок.
- Должность, специальность, профессию (с точным наименованием согласно штатному расписанию или квалификационному справочнику).
- Условия труда (если они отличаются от обычных, например, неполное время).
- Подпись работника (означает, что он ознакомлен с записью).
- Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного лица).
- Печать организации (сургучная или факсимильная, если она предусмотрена уставом).
Формулировка для временного приема
В графе, где указывается основание, необходимо четко указать, что прием осуществляется на срок. Примеры:
Пример 1 (замена временно отсутствующего):
«Принят(а) на работу по срочному трудовому договору № ___ от «___» _________ 20__ г. на срок до «___» _________ 20__ г. для замещения ________________ (ФИО сотрудника) в связи с его временным отсутствием (болезнь, отпуск и т.д.)».
Пример 2 (сезонные работы):
«Принят(а) на работу по срочному трудовому договору № ___ от «___» _________ 20__ г. на период сезонных работ (с «___» _________ 20__ г. по «___» _________ 20__ г.)».
Пошаговая инструкция по заполнению
Чтобы избежать ошибок, следуйте этому алгоритму:
- Подготовьте документы: Трудовой договор (срочный), приказ о приеме на работу, личная карточка работника (форма Т-2).
- Убедитесь в сроке: Не вносите запись раньше 6-го рабочего дня после допуска к работе.
- Заполните запись: Напишите или поставьте штамп с наименованием организации. Далее — текст записи по образцу выше, с обязательным указанием срока действия договора.
- Ознакомьте работника: Работник должен поставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с записью.
- Подпишите и запечатайте: Ответственное лицо подписывает, ставится печать организации.
Важно! Если временный договор будет продлен или преобразован в бессрочный, это необходимо отразить новой записью в трудовой книжке с указанием нового основания и даты.
Образец заполнения трудовой книжки (сторона «Сведения о работе»)
Ниже представлен условный, но юридически корректный образец записи о приеме на временную работу.
ООО «ВЕКТОР»
(наименование организации)
«___» __________ 20__ г.
Принят(а) на работу
(основание: приказ, номер, дата)
по срочному трудовому договору № 45-к от
на срок до
на должность инженера-конструктора (отдела проектирования)
с оплатой труда в размере 65 000 рублей в месяц.
_________________________ / Иванова А.П. /
(подпись работника)
_________________________ / Петров С.И. /
(подпись начальника отдела кадров)
(печать организации)
Частые ошибки и их последствия
- Отсутствие указания на временный характер договора. Запись будет считаться оформлением на бессрочную работу. Это может привести к признанию трудовых отношений бессрочными при споре, даже если договор был срочным.
- Несоблюдение срока внесения (раннее заполнение). Запись может быть признана недействительной.
- Неточность в должности. Должность должна точно соответствовать штатному расписанию и договору.
- Отсутствие подписи работника. Факт ознакомления с записью не подтвержден, что нарушает требование закона.
- Неправильное указание даты. Дата в записи должна соответствовать дате приказа о приеме, а не даты фактического выхода.
Что делать после окончания срочного договора?
При увольнении по истечении срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием конкретного основания: «Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)». Образец записи об увольнении также строго регламентирован Приказом № 320н.
Запись о приеме на временную работу в трудовую книжку, это не формальность, а юридически значимый акт. Ее корректность зависит от точного следования нормам Приказа Минтруда № 320н и ТК РФ. Всегда указывайте срочный характер договора, соблюдайте сроки внесения и используйте точные формулировки. При наличии сомнений — сверяйтесь с актуальными бланками и вкладышами, утвержденными в 2026 году.
Примечание: Настоящая статья является информационно-справочным материалом и не заменяет консультацию юриста или специалиста по кадрам. Для решения конкретных ситуаций необходимо изучать тексты нормативных актов и, при необходимости, обращаться за профессиональной помощью.