Правильное оформление записей в трудовой книжке при приёме сотрудника на период отсутствия основного работника, важная задача для кадровых служб. Рассмотрим порядок заполнения документа с учётом требований законодательства и разъяснений контролирующих органов.
Основные правила оформления
При приёме работника на время отсутствия другого сотрудника, за которым сохраняется место работы, необходимо руководствоваться общими правилами ведения трудовых книжек. При этом существуют важные нюансы, на которые стоит обратить внимание.
Самое главное помнить, что запись о приёме на работу в трудовую книжку вносится в общем порядке, однако в содержании записи желательно указать временный характер работы. Это поможет избежать путаницы при дальнейшем трудоустройстве сотрудника.
Как правильно сформулировать запись
Согласно разъяснениям Роструда в письме от № 937-6-1, при приёме на время отсутствия другого работника в трудовой книжке следует подробно описать условия приёма. Рекомендуется использовать следующую формулировку:
- «Принят в [наименование подразделения] на должность [наименование должности] на время исполнения обязанностей отсутствующего работника»
Например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера на время исполнения обязанностей отсутствующего работника».
Важные нюансы заполнения
Упоминание о срочности договора
Очень важно отметить: в трудовой книжке запись о приёме сотрудника на работу по срочному трудовому договору указывается без упоминания срочности. То есть в графе о причине увольнения или приёме не нужно писать «по срочному трудовому договору».
Последовательность отсутствий основного работника
Если основной работник последовательно уходит в различные отпуска (например, сначала в ежегодный, затем в декретный, потом в отпуск по уходу за ребёнком), а временный сотрудник продолжает работать, запись в трудовой книжке при приёме оформляется единожды — в общем порядке.
Особые ситуации
Внутреннее совместительство
При приёме работника по внутреннему совместительству на время отсутствия другого работника запись в трудовую книжку вносится по общим правилам. Основная работа отражается как приём на основную должность, совместительство — как отдельная запись.
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника
Если у временного работника отсутствует трудовая книжка:
- Если он был трудоустроен до 1 января 2021 года и отказался от перехода на электронный формат — оформляется бумажная трудовая книжка;
- Если трудовая книжка утеряна — по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия оформляется новая;
- Для работников, трудоустроенных после 1 января 2021 года, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.
Образец записи в трудовой книжке
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводах и увольнении (с указанием причин) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят в отдел продаж на должность менеджера на время исполнения обязанностей отсутствующего работника | Приказ от № 45-к |
Запись об увольнении
При увольнении временного работника по истечении срока трудового договора в графе с основанием указывается:
- Пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (срок трудового договора истёк);
- Либо иное основание в зависимости от обстоятельств.
В содержании записи можно указать: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Правильное оформление записей в трудовой книжке при приёме на время отсутствия другого работника требует:
- Чёткого указания временного характера работы в содержании записи;
- Соблюдения общих правил ведения трудовых книжек;
- Учёта формата документа (бумажный или электронный);
- Корректного оформления записи об увольнении с указанием соответствующего основания.
Соблюдение этих правил поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит защиту прав как работника, так и работодателя.