Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность гражданина. Любые неточности и ошибки в ее оформлении могут привести к серьезным проблемам в будущем — от отсрочки назначения пенсии до уменьшения ее размера. Именно поэтому кадровикам и работодателям крайне важно соблюдать строгий порядок внесения записей при увольнении сотрудника.
В 2026 году заполнение бумажной трудовой книжки регламентируется Порядком, утвержденным приказом Минтруда от № 320н. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении, какие формулировки использовать и на что обратить особое внимание.
Общие правила внесения записи об увольнении
Согласно действующему законодательству, запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». При этом необходимо строго соблюдать хронологию и правила нумерации.
Пошаговое заполнение граф
В соответствии с п. 15 Порядка № 320н, запись об увольнении производится в следующей последовательности:
- Графа 1: указывается порядковый номер записи (нумерация сквозная по всему разделу «Сведения о работе»).
- Графа 2: отражается дата увольнения (прекращения трудового договора).
- Графа 3: делается запись о причине увольнения. Текст записи должен в точном соответствии соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
- Графа 4: указывается наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения или иного решения работодателя), на основании которого вносится запись.
Сроки внесения записи
Важно помнить о сроках: все записи в трудовую книжку вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — строго в день увольнения. В этот же день работнику должна быть выдана бумажная трудовая книжка на руки.
Формулировки записей: как правильно писать?
Одним из самых частых вопросов является выбор начальной фразы для записи в графе 3. Законодательство уравнивает между собой по смыслу три формулировки:
- «Уволен…»
- «Трудовой договор расторгнут…»
- «Трудовой договор прекращен…»
Любая из этих формулировок является законной и равнозначной. Однако далее должна следовать точная причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт ТК РФ.
Примеры записей при различных основаниях
Увольнение по собственному желанию
Это самый распространенный случай. Инструкция рекомендует делать следующую запись:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение при сокращении штата
При увольнении по этому основанию запись должна выглядеть так:
«Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Согласно разъяснениям Роструда, в трудовую книжку вносится запись:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение руководителя
В особых ситуациях (например, при увольнении руководителя организации) нужно ссылаться не на статью 77 ТК РФ, а на статью 278 ТК РФ, делая запись строго согласно ее формулировкам.
Использование штампов и печатей
Порядком № 320н разрешается делать записи при помощи печатей или штампов, как полностью, так и частично. Это значительно упрощает работу кадровиков. Компания может заказать цельные штампы с типовыми формулировками увольнений (например, штамп с текстом «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»), а от руки дописывать лишь дату и номер приказа.
Электронные трудовые книжки (форма СТД-Р)
Не стоит забывать, что если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (подал соответствующее заявление) и у него нет бумажной трудовой, то при увольнении работодатель не вносит записи в бумажный бланк. Вместо этого ему выдается форма СТД-Р. Также при увольнении работодателю необходимо подать отчет СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
Внесение записей совместителям
Для работников по совместительству есть свои нюансы. Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации. Такая запись делается на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора, по основному месту работы.
Чем грозят ошибки в трудовой книжке?
Ошибки в трудовой книжке, это не просто опечатка, это риск для работника. Неточности в оформлении способны обернуться:
- Отсрочкой назначения пенсии;
- Уменьшением размера пенсионных выплат;
- Проблемами при подтверждении специального стажа (который должен автоматически учитываться Социальным фондом России при оформлении страховых пенсий);
- Судебными спорами с надзорными ведомствами или бывшим сотрудником.
Если в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером ошибочно внесена запись об увольнении, ее необходимо грамотно аннулировать через признание недействительной, а не просто зачеркивать.
Запись об увольнении в 2026 году должна производиться в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и Порядком № 320н. Главное правило — точное соответствие формулировок закона, правильное указание дат и реквизитов приказов, а также своевременная выдача документа на руки работнику. Использование штампов помогает ускорить процесс, но не снимает с кадровика ответственности за достоверность вносимых данных.