Смерть сотрудника — это трагическое событие, которое требует от работодателя не только человеческой поддержки родственников, но и строгого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых этапов является правильное оформление документации, в частности, внесение записи об увольнении в трудовую книжку. Несмотря на то, что в условиях современного кадрового дефицита (как показывают исследования SuperJob) рекрутеры все реже обращают внимание на формулировки причин ухода, юридическая точность записей остается критически важной для пенсионного фонда, архивов и наследников умершего.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись, какое основание указать и кто имеет право получить документ на руки.
Правовое основание для внесения записи
Процедура прекращения трудового договора в связи со смертью работника регулируется пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Это единственное основание, которое может быть использовано в данном случае. Работодатель не имеет права увольнять сотрудника «по собственному желанию» или «по соглашению сторон» post factum, даже если родственники об этом просят.
Ключевые моменты:
- Трудовой договор прекращается автоматически в момент смерти работника (или в момент вступления в силу решения суда о признании его умершим).
- Инициатива работодателя или работника здесь не требуется.
- Дата увольнения всегда совпадает с датой смерти, указанной в свидетельстве, независимо от того, когда работодатель узнал о случившемся.
Порядок действий работодателя
- Получение документа-основания. Для издания приказа необходимо официальное подтверждение факта смерти. Таким документом является оригинал или заверенная копия свидетельства о смерти, выданного органами ЗАГС. Также основанием может служить вступившее в силу решение суда.
- Издание приказа. Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. В приказе указывается причина: «смерть работника». Ознакомить самого работника с приказом невозможно, поэтому в графе ознакомления делается отметка: «Ознакомить невозможно, в связи со смертью работника».
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
- Выдача документов наследникам. Трудовая книжка и невыплаченные суммы заработной платы передаются близким родственникам (супругу, родителям, детям) или другим наследникам по закону/завещанию.
Образец записи в трудовой книжке
Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (либо печатается). Важно соблюдать хронологию и нумерацию. Ниже приведен правильный образец формулировки.
Пример заполнения граф:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Обратите внимание: дата в графе «Дата» должна соответствовать дате смерти сотрудника, указанной в свидетельстве, даже если приказ издается позже.
Кому выдавать трудовую книжку?
Поскольку сам работник получить документ не может, трудовая книжка выдается на руки его близким родственникам или иным наследникам. Для получения документа наследник должен предоставить:
- Свой паспорт.
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении) или права наследования.
- Свидетельство о смерти работника (если у работодателя нет его копии).
Факт выдачи трудовой книжки фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек. В графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку» расписывается лицо, получившее документ, с указанием его ФИО и степени родства (например: «Иванова А.А., дочь»). Также рекомендуется взять с наследника расписку о получении трудовой книжки в свободной форме или по образцу организации.
Частые ошибки при оформлении
Во избежание проблем с проверками и наследниками, избегайте следующих ошибок:
- Неверная дата. Нельзя ставить дату увольнения «сегодняшним числом», если смерть наступила месяц назад. Дата увольнения = дата смерти.
- Некорректная формулировка. Фразы вроде «умер на рабочем месте» или «скончался» в графе причины не используются. Только юридически точная фраза: «в связи со смертью работника».
- Выдача посторонним. Нельзя отдавать трудовую книжку коллегам или друзьям без доверенности или документов о родстве.
Правильное оформление записи об увольнении в связи со смертью — это последний акт уважения к сотруднику и гарантия правовой безопасности для работодателя. Хотя рынок труда меняется и внимание к формулировкам при найме снижается, бюрократическая точность в таких деликатных ситуациях остается обязательной. Соблюдение пункта 6 части 1 статьи 83 ТК РФ позволит избежать споров с наследниками и штрафов со стороны контролирующих органов.
Помните: в сложных ситуациях всегда рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом кадровой службы для учета всех нюансов конкретного случая.