Трудовая книжка остаётся основным документом‚ подтверждающим факт трудовой деятельности гражданина․ Правильное оформление записи при приёме на работу имеет решающее значение для будущего начисления пенсии‚ больничных и других социальных выплат․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи‚ нормативные основания‚ типичные ошибки и особенности перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2026 года․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме‚ переводе и увольнении сотрудников․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» – содержит образцы записей и требования к их оформлению․
• Федеральный закон от № 442-ФЗ о переходе на электронные трудовые книжки – устанавливает сроки завершения переходного периода (с 1 января 2026 года)․

Что должно быть записано при приёме на работу

При оформлении трудовой книжки при приёме сотрудника делается запись в разделе «Сведения о работе»․ Обязательные элементы:

1. Дата приёма – указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ․
2. Наименование организации – полное официальное название работодателя (как в учредительных документах)․
3. Подразделение (если есть) – отдел‚ служба‚ филиал и т․п․
4. Должность – точное наименование должности‚ указанное в трудовом договоре․
5. Вид работы – основная работа‚ совмещение‚ внешнее совместительство (при необходимости)․
6. Основание для записи – номер и дата трудового договора (или приказа о приёме)․
7. Условие об испытательном сроке – если в трудовом договоре предусмотрен испытательный срок‚ его продолжительность указывается в скобках после должности (например‚ «инженер‑конструктор (испытательный срок 3 месяца)»); отсутствие такого условия означает‚ что работник принят без испытания․

Пример записи в трудовой книжке

2026  Принят на работу в ООО «ТехноПром» 
должность: инженер‑конструктор (испытательный срок 3 месяца) 
основание: трудовой договор № 12‑К от 

Если испытательный срок не установлен‚ запись выглядит так:

2026  Принят на работу в ООО «ТехноПром» 
должность: инженер‑конструктор 
основание: трудовой договор № 12‑К от 

Особенности оформления при переходе на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК․ После этой даты:

• Все новые записи о приёме‚ переводе и увольнении формируются исключительно в электронном виде в системе Социального фонда России․
• Работодатель всё равно обязан выдать сотруднику бумажную выписку из ЭТК по его требованию (ст․ 66 ТК РФ)․
• Ошибки в электронных записях исправляются через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в организации‚ которая ведёт кадровый учёт․

Тем не менее‚ знание правил заполнения бумажной трудовой книжки остаётся актуальным для:

• Сотрудников‚ принятых до ‚ у которых книжка ведётся в бумажном виде․
• Ситуаций‚ когда работник требует бумажную копию для подачи документов в Пенсионный фонд‚ банк или другие организации․
• Архивного хранения и проверки стажа при назначении пенсии․

Типичные ошибки и их последствия

• Неполные или неверные реквизиты организации – могут привести к невозможности подтверждения стажа при обращении в Социальный фонд․
• Отсутствие указания на испытательный срок – если он был оговорён в договоре‚ но не внесён в книжку‚ это может быть расценено как нарушение трудового законодательства․
• Неправильная дата приёма – искажает общий трудовой стаж‚ влияет на размер пенсии и пособий по временной нетрудоспособности․
• Отсутствие ссылки на основание (приказ/договор) – затрудняет проверку достоверности записи при проведении аудита․
• Использование сокращений‚ не принятых в официальных документах – может вызвать сомнения в подлинности записи․

Последствия ошибок:

• Занижение или завышение трудового стажа → изменение размера страховой пенсии․
• Отказ в назначении пособия по безработице или больничного листа из‑за недостаточного подтверждённого стажа․
• Необходимость проведения уточнительных процедур (запрос справок‚ судебные разбирательства)‚ что увеличивает временные и финансовые издержки․

Рекомендации для кадровых служб

1. Перед внесением записи сверяйте данные с трудового договора и приказа о приёме․
2. Используйте образцы записей‚ утверждённые Постановлением Правительства № 225․
3. При наличии испытательного срока обязательно указывайте его продолжительность․
4. После внесения записи проверяйте читаемость и отсутствие помарок; при необходимости делайте новую запись с пометкой «Исправлено» и подписью ответственного лица․
5. При переходе на ЭТК обучайте сотрудников работе с личным кабинетом Социального фонда и информируйте их о порядке получения выписок․

Правильная запись в трудовой книжке при приёме на работу – это не просто формальность‚ а важный элемент обеспечения социальных прав работника․ Соблюдение требований ТК РФ‚ Постановления Правительства № 225 и учета особенностей перехода на электронные трудовые книжки позволяет избежать ошибок‚ которые в дальнейшем могут привести к снижению пенсии‚ задержке выплат и другим неприятным последствиям․ Кадровым специалистам рекомендуется регулярно обновлять свои знания по данному вопросу и использовать проверенные шаблоны оформления записей․