Трудовая книжка (ТК) в Республике Казахстан остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работника; Правильное её заполнение — ключевая задача кадрового специалиста и ответственность работодателя․ Ошибки могут привести к проблемам при назначении пенсии, получении пособий или в судебных спорах․ Данная статья содержит подробные инструкции и готовые образцы записей для всех типовых ситуаций․
Нормативная база: на что ориентироваться?
Основным документом является Приказ Министра труда и социальной защиты населения РК․ Ранее действовал приказ Минздрава и соцразвития от № 929, но сейчас применяются актуальные правила, утвержденные Минтрудом․ Также важно учитывать:
- Трудовой кодекс РК (особенно статьи о расторжении договора, например, ст․ 49)․
- Квалификационный справочник должностей (приказ Минтруда от № 273-п) для корректного указания должностей․
- Правила ведения и хранения ТК, включая ведение Книги учета движения трудовых книжек (форма утверждается работодателем)․
Запись о приеме на работу: первый и самый частый случай
Если трудовая книжка новая (первое место работы), сначала заполняются ьные данные на первой странице․
Заполнение ьного листа (первая страница)
Указываются данные на основании паспорта или удостоверения личности:
- Фамилия, имя, отчество (полностью)․
- Дата рождения․
- Образование (с указанием года окончания и учебного заведения);
- Специальность/профессия (по документу об образовании или квалификационному справочнику)․
- Квалификация (если присвоена)․
Образец записи о приеме на работу (первое место работы)
Принят(а) на работу с «___» __________ 20__ г․
Должность: [Например: Бухгалтер]
На основании: Трудового договора № ___ от «___» __________ 20__ г․
Подпись работника: _________________ / [ФИО] /
Подпись должностного лица, вносящего запись: _________________ / [ФИО, должность] /
Печать организации
Дата записи: «___» __________ 20__ г․
Особые случаи приема
- Прием на неполную ставку: в записи обязательно указывается «․․․на работу на условиях неполного рабочего времени (___ часов в неделю)»․
- Прием по срочному трудовому договору: указывается «․․․на работу по срочному трудовому договору № ․․․ от ․․․ до ․․․»․
- Прием в порядке перевода из другой организации: указывается «․․․в порядке перевода из [название предыдущей организации]»․
Запись об увольнении: основание и точность формулировок
Самая ответственная часть․ Формулировка должна полностью соответствовать основанию, указанному в приказе об увольнении и в заявлении работника (если есть)․ Ошибка в формулировке может лишить работника права на пособие или стаж․
Образец записи об увольнении по собственному желанию (ст․ 49 ТК РК)
Уволен(а) по собственному желанию (п․ 1 ч․ 1 ст․ 49 Трудового кодекса РК) с «___» __________ 20__ г․
На основании: Заявления работника от «___» __________ 20__ г․ и приказа № ___ от «___» __________ 20__ г․
Подпись работника: _________________ / [ФИО] /
Подпись должностного лица: _________________ / [ФИО, должность] /
Печать организации
Дата записи: «___» __________ 20__ г․
Образец записи об увольнении по соглашению сторон (п․ 2 ч․ 1 ст․ 49 ТК РК)
Уволен(а) по соглашению сторон (п․ 2 ч․ 1 ст․ 49 Трудового кодекса РК) с «___» __________ 20__ г․
На основании: Соглашения № ___ от «___» __________ 20__ г․ и приказа № ___ от «___» __________ 20__ г․
Образец записи об увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата, п․ 1 ч․ 2 ст․ 49 ТК РК)
Уволен(а) по инициативе работодателя (сокращение штата/численности) (п․ 1 ч․ 2 ст․ 49 Трудового кодекса РК) с «___» __________ 20__ г․
На основании: Приказа № ___ от «___» __________ 20__ г․
Критические ошибки при увольнении:
- Указание неполного или неверного пункта статьи 49 ТК РК․
- Отсутствие ссылки на номер и дату приказа․
- Неверное указание даты увольнения (должна совпадать с датой в приказе и быть последним днем работы)․
- Запись без печати организации (если печать является обязательной по внутренним правилам)․
Другие типовые записи (переводы, совместительство, изменения данных)
Перевод на другую работу
Переведен(а) на должность [Новая должность] с «___» __________ 20__ г․
На основании: Приказа № ___ от «___» __________ 20__ г․
Прием на работу по совместительству
Принят(а) на работу по совместительству на должность [Должность] с «___» __________ 20__ г․
На основании: Трудового договора № ___ от «___» __________ 20__ г․
Изменение фамилии, имени, отчества
Запись делается на основании свидетельства о браке/решения суда․ Старая запись не зачеркивается, а делается новая с указанием основания․
Фамилия, имя, отчество изменены на [Новые ФИО] на основании свидетельства о браке (решения суда) № ___ от «___» __________ 20__ г․
Дата записи: «___» __________ 20__ г․
Подпись: _________________
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в Казахстане
С 2020-х годов в РК активно внедряется система ЕСУТД (Единая система учета трудовой деятельности) на портале enbek․kz․ С 2026 года работодатели обязаны вести электронные записи параллельно с бумажными (или вместо них, если работник дал согласие на ЭТК)․
- Порядок внесения: Аналогичен бумажному, но записи формируются в личном кабинете работника и работодателя на enbek․kz․
- Подпись и печать: Заменяются электронной подписью (ЭЦП) работодателя․
- Выдача справок: Работник может в любой момент распечатать справку о трудовой деятельности из своего кабинета на enbek․kz․ Эта справка имеет юридическую силу․
- Переход на ЭТК: При первом согласии работника на ЭТК, все последующие записи вносятся только в электронный формат․ Бумажная книжка больше не ведется․
Учет и хранение бумажных трудовых книжек
Работодатель обязан вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек (журнал, где регистрируется каждая выданная, принятая на хранение, утерянная или уничтоженная ТК)․
- Журнал (книгу) учета вкладышей (если используются)․
- Приходно-расходную книгу по учету бланков ТК․
Хранение осуществляется в сейфе или специально отведенном помещении, доступ к которому ограничен․ Срок хранения — 75 лет после увольнения работника․
Чтобы избежать ошибок, помните:
- Точность формулировок: Используйте дословные формулировки из ТК РК и приказов;
- Единство дат: Дата записи, дата приказа и дата события (прием/увольнение) должны быть логически связаны․
- Незачеркивание: Никогда не зачеркивайте старые записи․ Все изменения (например, из-за ошибки) оформляются новой записью с указанием основания․
- Подпись и печать: Запись без подписи ответственного лица и печати (если она требуется) недействительна․
- Работа с ЭТК: При переходе на электронный формат убедитесь, что работник дал письменное согласие и его данные в enbek․kz актуальны․
Для полного погружения в тему рекомендуется скачать сводный сборник образцов записей (85+ вариантов) от проверенных кадровых издательств РК и изучить актуальные Правила ведения ТК на официальном портале Министерства труда и социальной защиты РК․