С 2020 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки. Программные решения 1С (1С:Зарплата и управление персоналом‚ 1С:ERP‚ 1С:Бухгалтерия) полностью поддерживают оба способа ведения – бумажный и электронный. Одним из самых частых вопросов‚ возникающих у кадровиков‚ является правильный выбор даты в документах‚ связанных с трудовой книжкой.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 2139 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – порядок выдачи‚ ведения и возврата трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 443н – порядок заполнения заявлений о ведении трудовой книжки.

Согласно этим нормативным актам‚ в документе «Заявление о ведении трудовой книжки» необходимо указать:

1. Дата подачи заявления сотрудником.
2. Дата выдачи (или передачи) трудовой книжки (бумажной или электронной).
3. Дата подписания заявления работодателем.

В 1С эти даты автоматически подставляются в большинстве случаев‚ но иногда требуется ручная корректировка.

Где в 1С указывается дата ведения трудовой книжки?

Приём на работу (приказ о приёме)

Открываем карточку сотрудника → Документы → Приказ о приёме на работу. На вкладке Трудовая книжка есть поля:

• Способ ведения трудовой книжки – «Бумажная»‚ «Электронная»‚ «Без книжки».
• Дата выдачи (получения) трудовой книжки – обычно берётся из даты приказа‚ но может быть изменена.
• Дата заявления сотрудника – берётся из заявления о ведении трудовой книжки‚ если оно было подано.

Заявление о ведении трудовой книжки

Документ Заявление о ведении трудовой книжки (в 1С:ЗУП – справочник «Заявления о ведении книжки») имеет обязательные поля:

1. Дата заявления – дата‚ когда сотрудник подписал заявление (по умолчанию = текущая дата системы).
2. Способ ведения – выбирается из списка.

После сохранения заявления система автоматически заполняет поле «Дата заявления» в приказе о приёме.

СЗВ‑ТД (сводный расчётный лист)

В документе СЗВ‑ТД (для ПФР) в подвале уже стоит галочка «Электронная трудовая книжка»‚ если в карточке сотрудника выбран электронный способ. Дата в этом документе не указывается напрямую‚ но она должна совпадать с датой приказа о приёме.

Как правильно ставить дату: пошаговая инструкция

Сотрудник принимает на работу впервые (без стажа)

1. Создайте Заявление о ведении трудовой книжки:
   • В поле Дата заявления укажите реальную дату подачи заявления (обычно – текущий день).
   • Выберите способ: «Электронная» или «Бумажная».
2. Сохраните заявление – система запомнит дату.
3. Откройте Приказ о приёме на работу:
   • Дата приказа – дата фактического приёма (обычно тот же день‚ что и заявление).
   • Вкладка «Трудовая книжка»:
     • Способ – берётся из заявления.
     • Дата выдачи – ставьте дату приказа. Если книжка выдаётся позже‚ укажите реальную дату выдачи.
4. Проверьте‚ что в поле «Дата заявления» в приказе автоматически отобразилась дата из заявления.
5. Проведите приказ – система сформирует запись в электронную трудовую книжку с датой приёма заявления.

Сотрудник отказывается от бумажной книжки

1. В заявлении укажите способ «Электронная».
2. В приказе о приёме в графе «Дата выдачи трудовой книжки» оставьте пустой (в 1С поле будет недоступно).
3. После проведения приказа система автоматически создаст запись в ЭТК без даты выдачи бумажного документа.

Перевод из другой организации (перенос книжки)

1. В заявлении укажите способ «Бумажная» (если книжка будет передана).
2. В приказе о приёме укажите дату получения книжки от предыдущего работодателя – обычно это дата подачи заявления.
3. Если книжка передаётся в электронном виде‚ выберите «Электронная» и укажите дату передачи (это дата подачи заявления).

Практические рекомендации

• Используйте системную дату. При вводе даты вручную проверяйте‚ что она совпадает с датой приказа или заявления.
• Проверяйте флажок «Электронная трудовая книжка». Он автоматически ставится‚ если в карточке сотрудника выбран электронный способ.
• Сохраняйте согласованность с СЗВ‑ТД. Дата начала работы в СЗВ‑ТД должна совпадать с датой приказа о приёме.
• Отслеживайте отказ от бумажной книжки. При отказе в карточке сотрудника ставьте галочку «Отказ от бумажной трудовой книжки»‚ иначе система будет ожидать запись о выдаче.

Часто задаваемые вопросы

Что делать‚ если дата заявления отличаеться от даты приказа?

Если сотрудник подал заявление заранее‚ указывайте реальную дату заявления в поле «Дата заявления». Дата приказа может быть позже – в этом случае в графе «Дата выдачи трудовой книжки» ставится дата приказа (т.к. книжка выдаётся вместе с приказом).

Можно ли изменить дату после проведения приказа?

В 1С изменить дату в проведённом документе нельзя без отмены проведения. Если ошибка обнаружена‚ отмените проведение‚ скорректируйте дату и проведите документ заново.

Как отразить в 1С дату получения электронного доступа к ЭТК?

Электронная трудовая книжка привязывается к ПФР через сервис «Электронная трудовая книжка». Дата получения доступа фиксируется в поле «Дата начала ведения ЭТК»‚ которое заполняется автоматически в момент проведения приказа (дата приказа).

В 1С правильный выбор даты при ведении трудовой книжки – это вопрос точного соответствия документам‚ подписанным сотрудником и работодателем. Система предоставляет автоматическое заполнение большинства полей‚ однако кадровому специалисту необходимо контролировать:

• соответствие даты заявления реальному дню подачи;
• согласованность даты приказа и даты выдачи (или передачи) книжки;
• корректный выбор способа ведения (бумажная‚ электронная‚ без книжки).

Следуя описанным выше шагам и рекомендациям‚ вы избежите типичных ошибок‚ обеспечите соответствие законодательству и упростите процесс интеграции с ПФР и другими государственными сервисами.

Дата актуализации статьи: